5.1 Organen binnen een stichting
Binnen een stichting kunnen één of meerdere organen bestaan. Organen zijn onderdelen van een stichting met bepaalde juridische bevoegdheden en verplichtingen. In de wet staat dat een stichting in elk geval een bestuur moet hebben. Dit bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
Mogelijkheden
De statuten kunnen bepalen dat uw stichting ook een toezichthoudend orgaan heeft. Andere organen die regelmatig in statuten voorkomen zijn: het dagelijks bestuur (naast het algemeen bestuur), een vergadering van belanghebbenden of een commissie van advies.
Leden niet toegestaan
dezelfde bevoegdheden
Een stichting mag geen leden hebben. Dit betekent onder meer dat u geen orgaan mag creëren dat dezelfde bevoegdheden heeft als de algemene vergadering bij een vereniging. De algemene vergadering bij een vereniging heeft als belangrijkste bevoegdheden: het benoemen en ontslaan van bestuurders, het wijzigen van de statuten, het ontbinden van de vereniging en het recht op verantwoording door het bestuur voor het door haar gevoerde beleid.
Wordt bij een stichting een orgaan gecreëerd dat al de hiervoor genoemde bevoegdheden heeft, dan lijkt dit teveel op een algemene vergadering bij een vereniging en is het orgaan dus niet toegestaan.
De organen, de taken en bevoegdheden van de organen en de interne samenwerking tussen organen worden beheerst door regels. Het merendeel van deze regels kunt u in de wet en de statuten vinden. Daarbij kunt u ook in reglementen aanvullende regels vastleggen.
5.1.1 Taken van het bestuur
besturen van de stichting
De stichting heeft op grond van de wet in elk geval een bestuur. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. Besturen omvat onder meer: leiding geven, het zorgen voor een goede taakvervulling van de stichting, het financiële beheer van het vermogen van de stichting en het vertegenwoordigen van de stichting.
Groepen
algemeen bestuur
U mag de bestuurstaken in de statuten ook over groepen bestuurders verdelen. Soms staat bijvoorbeeld in de statuten van een stichting dat er een algemeen bestuur is, dat uit zijn midden twee leden aanwijst, die het dagelijks bestuur vormen. Het dagelijks bestuur krijgt dan bepaalde taken, terwijl de resterende bestuurstaken bij het algemeen bestuur blijven liggen. Het algemeen bestuur is dan meestal het bestuur in de zin van de wet, met alle daarbij behorende rechten en verplichtingen. Zorg ervoor dat u de taken van de bestuursleden duidelijk omschrijft.
Bestuur moet zich inzetten voor het doel
Het bestuur van een stichting moet zich inzetten om het gestelde doel te bereiken. Het doel is onder meer in de statutaire doelomschrijving te lezen. Houdt het bestuur zich bezig met zaken die niet gericht zijn op het doel van de stichting, dan kan er sprake zijn van een doeloverschrijding. Alleen de stichting zelf kan de geldigheid van de gewraakte handelingen van het bestuur aantasten.
Taken
meerdere facetten
De taak van een bestuurder bestaat uit meerdere facetten. Allereerst moet het bestuur het vermogen beheren en heeft het bestuur een boekhoudplicht. Ten tweede moet het bestuur de stichting vertegenwoordigen. Dit betekent onder meer het onderhouden van de contacten met derden. Verder moet het bestuur zorgen voor een juiste inschrijving in het Handelsregister van de KvK, moet het de besluitvorming voorbereiden en zorgen voor de organisatie van de stichting.
5.1.2 Benoeming, schorsing en ontslag bestuurders
statuten
In de wet is opgenomen dat de statuten de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders moet regelen. Er staat echter niet in hoe.
Benoemen
coöptatie
Vaak zal de oprichter voor de eerste maal het bestuur benoemen, bij de akte van oprichting van de stichting. Tijdens het bestaan van de stichting zal het bestuur vaak het volgende bestuur benoemen (ook coöptatie genoemd), maar dat hoeft niet.
Bevoegdheid
statuten
De statuten kunnen ook bepalen dat een ander orgaan dan het bestuur of een buitenstaander bevoegd is tot benoeming van een of meerdere bestuurder(s). Er kan bijvoorbeeld zijn bepaald dat een toezichthoudend orgaan of andere stichting de bestuurders benoemt. In de statuten kunt u verder bepalen dat een bindende voordracht noodzakelijk is voor de benoeming van een bestuurder. De raad van commissarissen van de stichting kan bijvoorbeeld zorgen voor deze bindende voordracht.
Kwaliteit
Daarnaast kunnen de statuten eisen stellen aan bestuurders van een stichting (de zogenoemde kwaliteitseisen), bijvoorbeeld dat een bestuurslid een bepaalde opleiding moet hebben gevolgd of een bepaald beroep moet hebben.
De kwaliteitseisen mogen geen juridische en maatschappelijke normen overschrijden. Zo mogen statuten bijvoorbeeld niet bepalen dat mensen van een bepaald ras geen bestuurder mogen zijn.
Periode
onbepaalde tijd
U bent meestal bestuurder voor een bepaalde periode. De statuten kunnen bepalen dat u wordt benoemd voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld voor een periode van vier jaar of juist voor onbepaalde tijd.
herbenoembaar
rechtbank
Als u slechts voor een bepaalde periode bestuurders bent, zal ook vaak in de statuten zijn opgenomen of u na afloop van die periode herbenoembaar bent. In de wet staat dat de rechtbank bestuurders kan benoemen als het door de statuten voorgeschreven bestuur geheel of gedeeltelijk ontbreekt en er geen alternatieve oplossing is te vinden. Stel bijvoorbeeld dat bij een stichting het gehele bestuur ontbreekt en het bestuur volgens de statuten een nieuw bestuurslid moet benoemen. Op grond van de statuten kunt u dan geen nieuw bestuurslid benoemen. In dat geval kan de rechtbank uitkomst bieden. Een belanghebbende of het Openbaar Ministerie kan dan toch een verzoek indienen bij de rechtbank voor het benoemen van een bestuurder.
5.1.3 Ontslaan of schorsing van bestuurder
in strijd met de wet
Vaak zal in de statuten staan dat het orgaan dat een bestuurder heeft benoemd, hem ook weer kan ontslaan. De wet bepaalt dat een bestuurder die handelt in strijd met de wet of de statuten of zich aan wanbeheer schuldig maakt, ook door de rechtbank ontslagen kan worden.
Redenen
eindigen
Daarnaast kunt u in de statuten andere redenen opnemen waardoor het bestuurslidmaatschap eindigt, zoals het aftreden van een bestuurder volgens een rooster van aftreden, aftreden op zijn eigen verzoek, door zijn faillissement of door zijn overlijden.
Verder bepalen de statuten wie een bestuurder kan schorsen. Dit zal over het algemeen het orgaan zijn dat ook bevoegd is tot de benoeming en het ontslag van een bestuurder van uw stichting.
5.1.4 Samenstelling en vergoeding
aantal bestuurders
In de meeste statuten is opgenomen uit hoeveel bestuurders het bestuur van de stichting zal bestaan. Ook kan het minimale of maximale aantal bestuurders in de statuten zijn genoemd. Er kan bijvoorbeeld zijn opgenomen dat het bestuur van de stichting uit ten minste drie bestuurders bestaat.
Minder bestuurders
één persoon
Maar wat gebeurt er dan als er minder bestuurders zijn? U kunt daarvoor een bepaling in de statuten opnemen dat aangeeft dat het bestuur in dat geval gewoon de bevoegdheden behoudt. Mocht u dat niet willen, dan kunt u opnemen dat het bestuur dan juist niet bevoegd is of slechts bevoegd is om bepaalde besluiten te nemen. Als de statuten niet anders bepalen, kan het bestuur uit één persoon bestaan. In statuten staat vaak dat het bestuur uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester moet kiezen.
Vergoeding
vergoeding
In de statuten van de stichting kunt u ook opnemen dat de bestuurders een beloning ontvangen voor hun werkzaamheden en zo ja, wie deze beloning zal toekennen. Bij kleinere stichtingen zal vaak in de statuten staan dat bestuursleden geen beloning voor hun werkzaamheden zullen genieten. De bestuursleden krijgen dan meestal wel een vergoeding van de gemaakte kosten.
5.1.5 Bevoegdheden bestuur
beperkingen in de statuten
Volgens de wet is het bestuur bevoegd tot het besturen van de stichting, behalve als er beperkingen in de statuten staan. De beperkingen mogen niet zover gaan dat het bestuur zijn taak niet kan uitvoeren.
Sommige bestuurstaken kunt u wel aan andere organen dan aan het bestuur toebedelen. Ook kan worden bepaald dat voor bepaalde bestuursbesluiten goedkeuring is vereist van een ander orgaan binnen de stichting, bijvoorbeeld van de raad van toezicht.
Statuten
aangaan van overeenkomst
Het bestuur is slechts bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen als (en voor zover) dit uit de statuten voortvloeit. Dit geldt ook voor het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt.
5.1.6 Vergaderingen van het bestuur
In de wet staat niets voorgeschreven over de wijze van vergadering van het bestuur van een stichting.
Deelnemen
allemaal deelnemen
Uit de rechtspraak blijkt dat het voor alle bestuurders van een stichting mogelijk moet zijn om deel te kunnen nemen aan de besluitvorming. Als bestuurder moet u een uitnodiging krijgen voor vergaderingen en moet u de gelegenheid krijgen om een stem uit te kunnen brengen.
In de statuten staan voor de bestuursvergadering vaak nadere regels; zo is vaak de plaats van de bestuursvergaderingen opgenomen. U kunt in de statuten ook vastleggen dat de oproeping tot de vergadering bepaalt waar de vergadering zal plaatsvinden.
Aantal vergaderingen
Ook kan in de statuten het aantal bestuursvergaderingen zijn opgenomen, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal of elke keer als één bestuurder een vergadering bijeenroept. In de meeste statuten zal staan dat uw stichting in elk geval ieder jaar een vergadering moet houden.
Oproepen
vereisten
Daarnaast zullen de statuten duidelijkheid geven over de vereisten voor het oproepen van de vergadering. De statuten kunnen bijvoorbeeld stellen dat u dat moet doen door middel van oproepingsbrieven. Ook zal de termijn van oproeping zijn vermeld. Zo kan zijn bepaald dat de oproeping zeven dagen voor de vergadering moet gebeuren, de dag van de oproeping en de dag van vergadering niet meegerekend.
Volmacht
taakverdeling
volmacht
U vindt in de statuten ook de taakverdeling: wie de vergaderingen leidt (de voorzitter), wie notuleert (de secretaris) en wie dat doen als de voorzitter of de secretaris afwezig is. Verder zal zijn geregeld wie, behalve de bestuurders, bij de vergaderingen aanwezig mogen zijn. Als een bestuurder niet op de vergadering aanwezig kan of wil zijn, kan hij vaak een volmacht geven aan een andere bestuurder. In de statuten kunnen regels staan over de vorm van de volmacht, bijvoorbeeld dat de volmacht schriftelijk moet zijn.
Laat een bestuurder zich vertegenwoordigen door een andere bestuurder en is voldaan aan de regels in de statuten, dan wordt gedaan alsof de volmachtverstrekker bij de vergadering aanwezig was.
5.1.7 Besluitvorming van het bestuur
gewone meerderheid
Er staan in de wet geen specifieke regels voor de besluitvorming van het bestuur van een stichting. Meestal geldt voor de besluiten door het bestuur dat een gewone meerderheid van stemmen (dat wil zeggen: meer dan de helft van de stemmen) noodzakelijk is, tenzij de statuten een grotere meerderheid van stemmen voorschrijven. Wel moeten alle bestuurders de gelegenheid hebben om aan het overleg deel te nemen.
Ondanks fouten toch geldige besluiten
algemene stemmen
Als in een vergadering alle bestuurders aanwezig zijn, kan het betuur bij algemene stemmen geldige besluiten nemen. Het maakt dan niet uit dat de gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van de vergadering niet in acht zijn genomen. Stel nu dat de oproepingsbrieven voor een vergadering niet of te laat zijn verstuurd. Als alle bestuurders toch op de vergadering aanwezig zijn en allemaal voor een voorstel stemmen, is in dat geval een geldig besluit genomen.
Grotere meerderheid
In de statuten mag zijn bepaald dat voor bepaalde besluiten een grotere meerderheid van stemmen nodig is. Zo bepalen statuten vaak dat voor een besluit tot statutenwijziging een meerderheid van ten minste twee derde van de stemmen nodig is.
In de statuten kan zijn opgenomen dat het bestuur alleen besluiten mag nemen als minimaal een bepaald aantal bestuurders bij een vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Dit wordt een quorum genoemd.
Buiten vergadering
geen verzet
Als de statuten dat toestaan, kan het bestuur ook buiten vergadering een besluit nemen. U kunt van deze werkwijze gebruikmaken als geen bestuurslid zich daartegen verzet en alle bestuursleden aan deze besluitvorming deelnemen. Het bestuur kan dus meestal ook door middel van schriftelijke raadplegingen een besluit nemen.
Staken van stemmen
evenveel voor als tegen
In de statuten van uw stichting kunt u verder (laten) opnemen of stemmingen mondeling of schriftelijk plaatsvinden. Bij een staking van stemmen (er zijn dan evenveel stemmen voor als tegen) kunt u het voorstel in een volgende vergadering opnieuw aan de orde brengen. Het is ook mogelijk dat er in de statuten staat dat de voorzitter in dat geval een beslissende stem heeft.