7.1 Conflicten voorkomen

Als bedrijven nadenken over in te zetten communicatiemogelijkheden, dan scoort sponsoring, in vergelijking met andere media, minder goed op het punt ‘conflictgevoeligheid’. Sponsoring is een mooi en veelzijdig communicatie-instrument.

core business

Het is echter een feit dat het voor zowel uw sponsors als voor u als gesponsorde slechts ‘bijzaak’ is. Sponsoring is voor niemand een core business. Dit feit en de zaken die hieruit voortvloeien, liggen vaak ten grondslag aan sponsorconflicten. Door matige communicatie kunnen verwachtingen verschillen. De ene partij pakt de relatie veel professioneler aan dan de ander.

Kans verkleinen

vooronderzoek

Kamer van Koophandel

bijkomende kosten

offertes

bedrijfsvoering

beheersbaar

Wat kunt u doen om de kans op een sponsorconflict te minimaliseren? Enkele belangrijke punten staan hieronder op een rij:

• Blijf continu en professioneel met elkaar communiceren.
• Leef het sponsorplan strikt na. Laat dus geen ruimte voor individuele beslissingen of uitzonderingen.
• Doe grondig vooronderzoek voordat u een sponsorrelatie aangaat met een grotere sponsor. Controleer de beslissingsbevoegdheden, bijvoorbeeld via de Kamer van Koophandel. Kunt u erachter komen of het bedrijf financieel gezond is? Welke ervaringen hebben collega-gesponsorden met deze sponsor?
• In het geval van grote deals: overtuig uzelf ervan dat er bij de sponsor bedrijfsbrede steun is voor de aanstaande sponsorrelatie.
• Signaleer risico’s vooraf en omschrijf deze zo uitputtend mogelijk in het sponsorcontract. Welke situaties kunnen leiden tot het direct opzeggen van de overeenkomst door een van beide partijen? Mocht één van deze situaties aan de orde zijn, dan loopt de sponsorrelatie weliswaar spaak, maar zal een vervelend conflict uitblijven.
• Omschrijf prestaties en tegenprestaties uitputtend. Veel sponsorconflicten ontstaan bijvoorbeeld doordat de sponsor een verkeerde voorstelling van zaken had met betrekking tot de aandacht in de media.
• Leg goed vast wie welke bijkomende kosten betaalt. Met andere woorden: wat is inbegrepen in het sponsorbedrag en wat niet? Wie betaalt bijvoorbeeld het beschilderen en bevestigen van de reclameborden? Wie betaalt het ontwerp en het drukken van de extra sponsorinformatie op uw programmabrochure? Overleg met de sponsor over het opvragen van offertes – degene die betaalt, vraagt ze aan – dan zult u uiteindelijk nooit voor verrassingen komen te staan.
• Besteed vooraf aandacht aan de fiscale aspecten van de sponsoring: hoe zit het met de BTW? Voldoen de prestaties en tegenprestaties aan de voorwaarden om de sponsoring fiscaal aftrekbaar te laten zijn? Zie hiervoor ook hoofdstuk 9 van dit dossier.
• Zorg er vanaf dag één voor dat de sponsor zich niet of zo min mogelijk bemoeit met uw bedrijfsvoering. Wil hij dat toch, zorg er dan in ieder geval voor dat de afspraken duidelijk zijn, op papier staan en aanvaardbaar zijn voor uw achterban.
• Zorg ervoor dat de relatie ‘communicatief beheersbaar’ blijft en onderschat daarbij de macht van bijvoorbeeld de media en uw achterban niet. Bij sponsoring zijn, in tegenstelling tot andere communicatiemiddelen, altijd verschillende (groepen) mensen betrokken. Dit betekent per definitie meer risico’s op het communicatieve vlak.
• Maak van het onderwerp ‘conflicten in de kiem smoren’ een terugkerend punt op de agenda voor het overleg met de sponsors.
• Blijf altijd zakelijk, professioneel en to the point opereren tijdens de sponsorrelatie.