5.3 De inhoud van het sponsorcontract
modellen
Zijn er afspraken gemaakt die een substantiële waarde vertegenwoordigen? Wilt u met elkaar in zee voor een periode die langer duurt dan één jaar? Betaalt de sponsor u (in geld of op een andere manier) voor een pakket met meerdere tegenprestaties? Kies dan voor het opstellen van een uitgebreid of minder uitgebreid sponsorcontract. Ontwerp verschillende modelcontracten die horen bij de verschillende sponsorpakketten en voeg deze modellen toe als bijlage van uw sponsorplan.
Dan kunnen de huidige en toekomstige leden van de sponsorcommissie er gebruik van maken. Bovendien behoudt u zo de regie over de inhoud van de sponsorcontracten. Voor het ontwerpen van de modellen kunt u gebruikmaken van onderstaande suggesties.
U kunt ook gebruikmaken van een modelovereenkomst. Op rendement.nl/bestuurdossier treft u een modelsponsorovereenkomst aan. Die kunt u als basis gebruiken en toepassen op uw specifieke situatie.
5.3.1 Elementen sponsorcontract
opzegging
Als uw organisatie een sponsorcontract opstelt, hoort dit document in ieder geval de onderstaande negen elementen te bevatten:
5.3.2 Aanhef
contactpersoon
Het sponsorcontract begint met een aanhef met gegevens van beide partijen. Doe onderzoek naar de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de contactpersoon bij de sponsor. De directie doet nog wel eens een beroep op de onbevoegdheid van een medewerker die mondeling prestaties heeft toegezegd.
5.3.3 Considerans van de overeenkomst
beweegreden
In overweging nemende dat … Na de aanhef volgt de zogenoemde ‘considerans’ van de overeenkomst. Partijen kunnen hierin de beweegredenen van de overeenkomst aangeven. Op welk terrein is de sponsor actief? Met welke doelgroepen wil men communiceren? Enzovoort.
Tips voor het opstellen van sponsorcontracten
- Laat contracten met belangrijke sponsors in verschillende jaren aflopen. Zo vermijdt u het risico dat in één jaar alle belangrijke sponsors wegvallen.
- Staat er een bepaling over ‘stilzwijgende verlenging, tenzij …’, gevolgd door een opzegtermijn in het sponsorcontract met bijvoorbeeld businessclubleden? Plan dan niets in de maanden vlak voor het aflopen van die opzegtermijn. Het zou sponsors op een idee kunnen brengen.
- Maak met de grotere sponsors altijd meerjarige afspraken. Sponsor en gesponsorde moeten in het begin vaak nog aan elkaar wennen. Bovendien brengt de aard van sponsoring (‘communicatie door associatie’) met zich mee dat sponsoring zijn vruchten vaak pas afwerpt vanaf het tweede of derde jaar van een relatie. Daarom doet u er goed aan een sponsorcontract met een hoofdsponsor voor ten minste drie tot vijf jaar af te sluiten.
5.3.4 Voorschriften van betrokken derden
overkoepelend
In de overeenkomst kunt u aandacht besteden aan voorschriften van betrokken derden. ‘Op deze overeenkomst zijn van toepassing de regels van …’ Bent u als organisatie zelf lid van een overkoepelende organisatie? Dan is het goed mogelijk dat u bepaalde beperkingen met betrekking tot sponsoring heeft aanvaard. Beide partijen moeten deze kwestie vooraf goed onderzoeken zodat u geen afspraken maakt die niet nagekomen mogen worden, vanwege de bindende regels van een derde partij.
5.3.5 Aard en inhoud van de overeenkomst
hoofdactiviteit
Vervolgens gaat u in op de aard en inhoud van de overeenkomst. Bijvoorbeeld: ‘De gesponsorde verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de gesponsorde te aanvaarden, om de volgende communicatiemogelijkheden van de gesponsorde, welke voortvloeien uit haar statutair vastgelegde hoofdactiviteit, aan te wenden ter bekendmaking van sponsors naam, producten en/of diensten’, gevolgd door de opsomming/omschrijving van de prestaties. Hoe beter en vollediger de prestaties worden omschreven, hoe kleiner de kans op problemen.
5.3.6 Duur en opzegtermijn
rechtswege
Vervolgens legt u de afspraken vast op het gebied van de duur en opzegging. Bijvoorbeeld: ‘Deze overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, te weten (…) jaar, ingaande op (…) en dus eindigende op (…). De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen tijd van rechtswege eindigen (…). In dit artikel kunt u ook een eventuele opzegtermijn opnemen.
Stel een contract op met een looptijd van ten minste drie tot zes maanden, zodat uw organisatie nog voldoende tijd heeft om een andere sponsor te vinden, mocht dat nodig zijn.
5.3.7 Tussentijdse opzegging
degraderen
diskrediet
Verder legt u in het contract de voorwaarden vast voor een eventuele eenzijdige tussentijdse opzegging, bijvoorbeeld als de sponsor ineens failliet gaat, als een gesponsord team naar een lagere klasse degradeert, als de gesponsorde betrapt is op het gebruik van doping of als de naam van de sponsor of uw organisatie in diskrediet is gebracht. Leg ook contractueel vast wat er gebeurt als een van de partijen aantoonbaar tekortschiet bij het nakomen van wederzijds afgesproken verplichtingen.
5.3.8 Verplichtingen van de sponsor
opeisbaar
Vervolgens staan de verplichtingen van de sponsor omschreven. Bijvoorbeeld: ‘De sponsor verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van € 6.000 exclusief BTW per jaar. Dit bedrag zal de sponsor voldoen in drie gelijke termijnen van € 2.000 exclusief BTW. De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar op (…), de tweede termijn vervalt en wordt opeisbaar op (…), de derde en laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar op (…)’.
5.3.9 Aanvullende tegenprestaties
In dit onderdeel van de overeenkomst kunt u een tekst gebruiken als ‘De sponsor verplicht zich verder tot het volgende’ waarna een opsomming volgt van eventueel afgesproken aanvullende tegenprestaties van de sponsor.
Tegenprestaties niet altijd financieel
bijdrage
De tegenprestaties van een sponsor zijn veelal in de vorm van een financiële bijdrage of materiaal, maar dat is geen gouden regel. Denk ook eens creatiever. Zo kan de sponsor diensten ter beschikking stellen aan uw organisatie, maar ook bijvoorbeeld een accommodatie aanbieden of vrijwilligers. In feite bent u vrij om iedere afspraak te maken waar u en de sponsor zich in kunnen vinden.
5.3.10 Ondertekening
tekenbevoegde
handtekeningen
Het sponsorcontract wordt afgesloten met een bepaling dat het Nederlandse recht van toepassing is, gevolgd door de datum en plaats van ondertekening. Op deze plek komen de handtekeningen van tekenbevoegde personen van beide betrokken partijen. Het sponsorcontract wordt in de regel in tweevoud opgemaakt en beide partijen ontvangen na ondertekening een exemplaar met originele handtekeningen.