4.4 Nieuwe bestuursleden werven
regels
Het aanstellen van een nieuw bestuurslid voor een vereniging of stichting is niet iets wat u in uw eentje doet. Bij het kiezen van nieuwe bestuursleden moet u met een groot aantal zaken rekening houden. Zo moet u de leden van uw vereniging of andere bestuurders erbij betrekken en staan er in de wet een aantal regels die uw stichting of vereniging moet naleven bij de zoektocht naar een nieuwe bestuurder.
4.4.1 Statuten nagaan
voordrachtszetel
In de statuten van uw organisatie moet zijn opgenomen op welke wijze bestuurders worden benoemd en ontslagen. Bij een nieuwe vacature in het bestuur moet u dus nagaan wat de statuten van uw organisatie zeggen over het benoemen van nieuwe bestuursleden. De volgende vragen zullen de statuten moeten beantwoorden:
- Is lidmaatschap van een vereniging verplicht voor bestuursleden van de vereniging? Het kan ook zo zijn dat lidmaatschap voor bestuursleden van een vereniging niet verplicht is, zolang het aantal bestuursleden mét een lidmaatschap maar in de meerderheid is.
- Hoe lang mag een bestuurder aanblijven, oftewel: welke zittingstermijn is in de statuten vastgelegd?
- Kunnen bestuursleden herbenoemd worden na het aflopen van een zittingstermijn?
- Geldt de zittingstermijn alleen voor de specifieke functie of voor het bestuursschap in het algemeen?
- Heeft u te maken met voordrachtszetels? Het kan namelijk gebeuren dat een andere partij een stem heeft in uw bestuur. Dat wordt een voordrachtszetel (ook wel bekend als kwaliteitszetel) genoemd. In dat geval moet u zichzelf afvragen: wie heeft in dat geval een voordrachts- of goedkeuringsrecht voor de vacature?
Ondernemingsraad
goedkeuringsrecht
Het staat in de statuten of een andere partij het recht op een voordrachtszetel heeft voor uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het bisdom. In rooms-katholieke organisaties heeft het bisdom vaak een goedkeuringsrecht. Op die manier treedt het bisdom op als ‘een bewaker van de identiteit’. Maar ook andere mensen en groepen kunnen het recht hebben op een voordracht, zoals donateurs, subsidiegevers en huurders. Heeft uw organisatie werknemers in dienst, dan is het mogelijk dat de ondernemingsraad op grond van artikel 29 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een rol speelt bij een bestuursverkiezing (benoemingsrecht).
Een bindende voordracht binnen een vereniging
Ga voorafgaand aan de ALV na of er sprake kan zijn van een bindende voordracht. Het bestuur kan in dat geval een kandidaat-bestuurslid naar voren schuiven. De ALV is aan die kandidaat gebonden en moet hem benoemen als bestuurder. Het bindende karakter van de voordracht is te voorkomen met een besluit van de ALV dat met ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen is genomen. Overigens kan een minderheid van het bestuur ook door anderen dan de ALV worden benoemd, maar dit moet wel in de statuten zijn opgenomen. Als bestuur bepaalt u of u één kandidaat of meerdere kandidaten voorlegt aan de ledenvergadering, zodat er gestemd kan worden. In de uitnodiging aan de leden geeft u aan hoe zij eventuele tegenkandidaten kunnen voorstellen. Zet dit punt vervolgens op de vergaderagenda.
4.4.2 Kandidaten zoeken
profielschets
Nadat u zich heeft verdiept in alle regels die uw organisatie hanteert bij het kiezen van een nieuw bestuurslid, is het tijd om te bepalen wie u voor de functie wilt benaderen of uitnodigen. Maak daarvoor een profielschets. Kijk eerst wat u al in huis heeft; hoe voldoen de huidige bestuursleden aan het profiel? Doordat een bestuurslid met bepaalde competenties opstapt, zult u waarschijnlijk juist die kwaliteiten of competenties willen aanvullen in het bestuur. Vervolgens gaat u aan de slag met de vacaturetekst. Dit is minder makkelijk dan u denkt. Raadpleeg rendement.nl/bestuurdossier voor tips en adviezen voor het opstellen van een vacature.
reactie
Ga niet op zoek naar een kopie van het vertrekkende bestuurslid. De kandidaat moet aan een bepaald profiel voldoen, niet een persoon vervangen.
Wervingskanalen
statuten
social media
quorumeis
netwerk
De volgende stap is het daadwerkelijk zoeken van een geschikte kandidaat. Aangezien u de vacaturetekst al heeft opgesteld, kunt u op zoek gaan. Het is logisch om eerst binnen de eigen organisatie te werven. Daarvoor kunt u een oproep doen tijdens een ledenvergadering of de vacature plaatsen op de website van uw vereniging of stichting. Als u op zoek bent naar een kandidaat met specifieke kennis of vaardigheden, moet u soms wel buiten de organisatie kijken. U kunt dan een advertentie plaatsen, op voorwaarde dat de statuten dat toestaan. Dat kan bijvoorbeeld op de website van online vacaturebanken, maar ook in de lokale, regionale of nationale krant. U kunt zelfs een oproep plaatsen op social media, zoals LinkedIn en Facebook. In bepaalde gevallen is het echter handiger om dat deel van het proces uit te besteden aan een bemiddelingsbureau. Zo’n bureau is onafhankelijk en heeft waarschijnlijk een groter netwerk. Op die manier voorkomt u dat u uit een kleine vijver kandidaten vist. Ook neemt u daarmee het mogelijke vooroordeel weg dat u een bepaalde kandidaat voortrekt. Onderzoek vooraf de kosten, want een bemiddelingsbureau kan erg prijzig zijn.
Zorg ervoor dat u duidelijk de contactgegevens van uw organisatie onder de advertentie plaatst en wees ook direct duidelijk over de sollicitatieprocedure.
Contactpersoon
Zorg ervoor dat er een contactpersoon binnen uw organisatie is om vragen te beantwoorden van potentiële kandidaten naar aanleiding van de vacature. Daarnaast moet duidelijk zijn bij wie andere partijen kandidaten kunnen aandragen als er sprake is van een voordrachtszetel. Diegene zorgt er ook voor dat de reacties terechtkomen bij de mensen die de sollicitatieprocedure begeleiden. Zij moeten bij een vereniging soms ook vooraf weten hoeveel kandidaten ze samen moeten selecteren als een algemene ledenvergadering een minimale keuze wil krijgen. Zijn er voldoende kandidaten, dan moet u voorgesprekken voeren en referenties checken.
4.4.3 Beslissing ALV
Waar de regels voor het benoemen van een nieuwe bestuurder voor een stichtingsbestuur in de statuten staan, is bij een vereniging de ALV de enige manier om tot een nieuwe bestuurder te komen. Bij een vereniging legt u de (selectie van) bestuurskandidaten voor aan de ledenvergadering. Daarbij benoemt u enkele gegevens van de kandidaat. Welke gegevens dat zijn, overlegt u tijdens een voorgesprek met de kandidaat. In de statuten kan ook bepaald zijn dat op de ALV ten minste een bepaald aantal stemmen moeten worden uitgebracht, bijvoorbeeld door de helft van de stemgerechtigden. Dit is ook wel bekend als de quorumeis (zie paragraaf 3.2). Houd er rekening mee dat leden tijdens de vergadering ook nog kandidaten kunnen voordragen.