betrokkenheid
informeren
Een belangrijk middel om leden te binden is een heldere, interne communicatie. Betrokkenheid met de vereniging vloeit voor een groot deel voort uit transparantie. Om dat te bereiken, moet u:
- een intern communicatiedoel stellen. Dit is vaak gericht op het verbeteren van de betrokkenheid van leden, supporters, bezoekers en vrijwilligers door een heldere én structurele uitwisseling van informatie;
- communicatiekanalen aanwijzen of ontwikkelen. Informeren doet u via het klassieke verenigingsblad, maar ook via een website, een digitale nieuwsbrief, social media, informatieborden in uw pand, openbare vergaderingen en bijeenkomsten;
- uitvoerende personen aanstellen. Bepaal wie er verantwoordelijk is voor de interne communicatie. Dit kan eventueel overlappen met degene of de commissie die de externe communicatie in het takenpakket heeft.
7.4.1 Communicatieplan
drie pijlers
doel
proces
hoofdbron
De drie opgesomde zaken gaat u vervolgens verder uitwerken in een communicatieplan. Dit plan is gebaseerd op een drietal pijlers: het doel, de kanalen en de uitvoerders:
Communicatiedoel; mogelijk moet u dit opsplitsten in afgeleide doelen. In het algemeen beleidsplan heeft u al aangegeven uit welke doelgroepen uw vereniging bestaat. De informatiebehoefte kan onderling verschillen, wat betekent dat u verschillende boodschappen zult communiceren. De interne communicatie met bestuursleden kan bijvoorbeeld als doel hebben hun inzet te maximaliseren door hun betrokkenheid te vergroten. Een middel om dat te bereiken, is volledige openheid en inzicht in het besluitvormingsproces en beleidswijzigingen. Daarnaast kan de interne communicatie met actieve leden als doel hebben het plezier in de hoofdactiviteit van de vereniging te vergroten en te waarborgen. Belangrijk middel om dat te bereiken, is structurele (en tijdige!) informatieverstrekking over de activiteiten.
Communicatiekanalen; hier ligt versnippering op de loer. Vroeger was het verenigingsblad het belangrijkste middel voor informatieoverdracht. Met internet zijn de mogelijkheden legio: van website en digitale nieuwsbrief tot lastminutebericht via Twitter. Wijs één kanaal aan als hoofdinformatiebron. Dit betekent bijvoorbeeld dat leden voor belangrijke informatie altijd terechtkunnen op de website. Die informatie kan vanzelfsprekend ook via Twitter of Facebook worden verspreid, maar het mag niet zo zijn dat leden die daartoe geen toegang hebben daarvan dus ook verstoken blijven.
takenpakket
doelgroep
Sommige communicatiekanalen kennen een eigen dynamiek. Wees voorzichtig in het gebruik van social media als Facebook of Twitter. Foutieve informatie of boodschappen waarvan u spijt heeft, kunnen razendsnel worden verspreid en een eigen leven gaan leiden.
Uitvoerende personen; mogelijk moet u het takenpakket verspreiden onder verschillende personen. Denk bijvoorbeeld aan één iemand die de website onderhoudt en nieuwe informatie controleert en toevoegt en een aantal personen die informatie aanleveren voor de verschillende doelgroepen binnen uw vereniging. Daarnaast moet u de aanstelling van een PR-medewerker (of PR-commissie) overwegen, die interne communicatie-activiteiten initieert. Wees in elk geval waakzaam voor de bekende valkuil van een versnipperde informatieoverdracht: bijvoorbeeld een bestuurslid dat een boodschap op Facebook plaatst en een commissielid dat dezelfde boodschap met een onjuiste conclusie twittert.
Maak een communicatieplanning waarin in één oogopslag duidelijk is wie waarvoor (en zonodig) wanneer verantwoordelijk is.