7.3 Ledenadministratie
Excel
Er zijn verenigingen die hun ledenadministratie volledig bijhouden in Excel. Dit zijn vooral de (heel) kleine verenigingen. Is dit het geval bij een grote organisatie, dan mag u stellen dat de overgang naar een serieuze ledenadministratie te laat is gemaakt. Aan het aanbod kan het niet liggen: er zijn tientallen aanbieders van softwarepakketten voor ledenadministratie. Ze verschillen in functionaliteit, prijs en de één is gemakkelijker in gebruik dan de ander, maar over het algemeen geldt wel dat ze het bijhouden van de ledenadministratie een stuk eenvoudiger voor u maken.
7.3.1 Welk pakket?
registratie
wensen
Het belang van een goede ledenadministratie staat niet ter discussie. Registratie is nodig om contributie te kunnen innen (het liefst op een zo effectief mogelijke manier) en om snel inzage te krijgen in de stand van zaken binnen de vereniging. Hoeveel leden zijn er? Hoe zit het met de samenstelling? Kiezen voor een ledenadministratiepakket betekent dat u de wensen en behoeften van uw vereniging moet inventariseren. Op basis van de uitkomst, kiest u een passend pakket.
Belangrijke vragen
online
onmisbaar
uitsplitsing
helpdesk
wensen
Bij het kiezen van een relatiebeheersysteem is het raadzaam stil te staan bij een aantal onderwerpen:
- Wilt u online (in the cloud) werken of offline? In het eerste geval zijn de gegevens overal beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers. U kunt zelfs de mogelijkheid creëren dat een lid online toegang heeft tot (een deel van) zijn eigen gegevens en deze zelf actueel houdt.
- Moet er een koppeling zijn met het door de vereniging gebruikte boekhoudsysteem? Bedenk dat een deel van de financiële administratie deel uitmaakt van de ledenadministratie, zoals de factureringen en betalingen.
- Welke functies vindt u onmisbaar? Check de mogelijkheden van de verschillende pakketten op internet en probeer in te schatten waar u beslist wel/niet behoefte aan heeft. Denk aan een uitsplitsing in contributiegroepen, een switch-functionaliteit (waarbij alle ledengegevens met ingang van een nieuw seizoen in die actuele context geplaatst worden) of pasfoto’s van leden digitaal? De mogelijkheden zijn eindeloos, maar niet altijd nuttig.
- Hoe groot is het belang dat u hecht aan ondersteuning? Wilt u extra betalen voor een altijd bereikbare helpdesk en support op locatie of is mailcontact afdoende?
- Wat zijn uw wensen en eisen als het gaat om uitbreidingen van het systeem? Wilt u, als het nodig is, kunnen beschikken over uitbreidingsmodules en hoeveel wilt u daarvoor betalen?
veiligheid
De ledenadministratie is een taak van de secretaris en, voor het financiële deel, de penningmeester. Die laatste is voor zijn werk in dit geval afhankelijk van de zorgvuldigheid (lees: het consequent bijhouden van de ledenadministratie) van de secretaris.
7.3.2 Eisen en veiligheid
doel
De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens van uw leden. Dit betekent dat u:
- toestemming van het lid moet hebben voor het verwerken van de gegevens;
- de gegevens van de leden juist en nauwkeurig moet bijhouden;
- de gegevens van de leden moet beveiligen;
- inzage moet geven in de eigen opgeslagen gegevens als een lid daarom vraagt;
- de gegevens van de leden uitsluitend mag gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Voeg een privacyprotocol toe aan het inschrijfformulier van uw vereniging. Daarin vermeldt u dat uw vereniging zich houdt aan de Wet bescherming persoonsgegevens en vraagt u expliciet (met een aanvinkvakje) toestemming aan het lid om zijn of haar gegevens te verwerken.
Beveiliging
wachtwoord
Gebruikers van uw ledenadministratie moeten zich er terdege van bewust zijn dat zij omgaan met vertrouwelijke gegevens. Die moeten ze dus ook vertrouwelijk behandelen. Inloggen met een wachtwoord (bij voorkeur eentje die bestaat uit hoofd- en kleine letters, cijfers en leestekens) en dit wachtwoord regelmatig aanpassen, is wel het minste.
Hosting en versleuteling
Een online administratie moet zijn ondergebracht bij een betrouwbare hostingpartij, software op de eigen server moet achter een firewall zitten en bovendien actueel zijn. Verouderde software is extra kwetsbaar voor hackers. U kunt overwegen alle informatie in de database ‘encrypted’ op te slaan en alleen toegankelijk te maken voor de administratie met een speciale ‘sleutel’.