7.1 Leden werven

voorbereiding

antwoord

Ledenwerving begint met een goede voorbereiding. U zult aansluiting moeten vinden bij uw doelgroep met een aansprekende boodschap. Dit levert meteen al twee belangrijke vragen op: wat is de doelgroep van uw vereniging? En wat is uw boodschap? Wilt u succesvol nieuwe leden werven, dan zult u op voorhand een antwoord moeten formuleren op deze (en andere) vragen. Het ledenwervingsproces bevat een aantal belangrijke fases, die hierna kort en bondig worden toegelicht.

7.1.1 Formulering van het ledenwervingsbeleid

beleid

basis

werven

Als bestuur bent u verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het beleid binnen de vereniging. Het algemene beleidsplan bevat (zie hoofdstuk 2) de belangrijkste kenmerken van uw vereniging, zoals het doel, de samenstelling van het ledenbestand en de sterke en zwakke punten van de organisatie. Dit vormt de basis van uw ledenwervingsbeleid. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn:

• Waarom moet u leden werven? Is er bijvoorbeeld te weinig aanwas onder de jeugd? Of is het algehele ledenbestand te klein?
• Wat is de doelstelling van de ledenwerving? Vermeldt het algemene beleidsplan van de vereniging hierover concrete cijfers? Bijvoorbeeld dat eind volgend jaar het ledental weer boven de driehonderd moet liggen.
• Wie gaan actief werven? Moet u hiervoor een aparte wervingscommissie instellen? Wie krijgt daarin welke taken en verantwoordelijkheden? En is er budget beschikbaar voor het werven van leden?

7.1.2 Doelgroep analyseren

doelgroep

omgeving

maatschappelijke 
ontwikkelingen

Ook hier geldt: als het goed is, staat de doelgroep van de vereniging al beschreven in het algemene beleidsplan. In wezen vormt deze informatie de blauwdruk van de eigenschappen waaraan iemand moet voldoen om hem of haar aan te merken als ‘potentieel lid’ van uw vereniging. Mogelijk moet u die informatie nog inbedden in de omgeving en de maatschappelijke ontwikkelingen:

• Breng de omgeving (gemeente, regio) in kaart waarin uw vereniging actief is. Denk aan statistische gegevens over bevolkingssamenstelling, inkomen, werkeloosheid et cetera.
• Registreer maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de ledenaanwas, zoals een groeiende belangstelling voor avontuurlijke sporten, steeds meer interesse in lokale producten et cetera.

kansen

ledenwervers

De uitkomsten van dit onderzoek leggen de kansen bloot voor uw vereniging. Maar kijk vooral ook naar de bedreigingen: zijn er wellicht meer verenigingen die in dezelfde vijver vissen? En hoe vol is die vijver eigenlijk als het gemiddelde besteedbare inkomen laag is in de omgeving van uw doelgroep?

7.1.3 Werven van ledenwervers

bereiken

Voorafgaand aan het werven van nieuwe leden, zult u als bestuur bestaande leden moeten werven die zich daarvoor gaan inzetten. Hoe actiever het ledenwervingsbeleid en hoe groter de ambities, hoe meer vrijwilligers u moet vinden voor de voorbereidende en uitvoerende taken. Slaagt u daar niet in, dan zult u allicht de doelstellingen naar beneden moeten bijstellen. Andere aandachtspunten:

• Leg het werk niet bij een paar mensen. Besef dat u met lichte takenpakketten eerder vrijwilligers over de streep trekt om andere leden te werven.
• Maak het wervingswerk aantrekkelijk door er bijvoorbeeld een beloning of een uitje tegenover te stellen.

7.1.4 Bereiken van potentiële leden

boodschap

communicatiekanalen

planning

Het hart van elke ledenwerfactie, is het daadwerkelijk bereiken van potentiële leden. Hoe pakt u dat precies aan? En vooral ook: waarmee?

• Bepaal allereerst de boodschap. Met andere woorden, hoe gaat u potentiële leden over de streep trekken om lid te worden? Door ze te imponeren met alle voordelen van een lidmaatschap? Met een aanbieding van een lage contributie?
• Bepaal de communicatiekanalen. Denk aan een advertentie in de lokale krant, een persoonlijke benadering door de vrijwilligers of de verspreiding van folders.
• Uw boodschap en communicatiekanalen moeten vanzelfsprekend zijn afgestemd op:
  • de uitkomsten van een doelgroepanalyse;
  • uw beschikbare budget;
  • het aantal inzetbare vrijwilligers.

7.1.5 Tips en adviezen

• Maak een planning. Leg vast welke activiteiten wanneer plaatsvinden en op welke momenten specifieke communicatiekanalen worden ingezet.
• Maak een draaiboek. Wie is waarvoor verantwoordelijk? En op welke momenten?
• Spreek een tussentijdse evaluatie af. Wordt er succes geboekt of moet u de boodschap en communicatiekanalen aanpassen?
• Check of er eerdere ledenwerfacties zijn geweest. Wie waren daarbij betrokken en wat was hun ervaring? Evalueer. Zijn de doelen bereikt? Wat ging goed en wat is voor verbetering vatbaar?