6.4 Contributie
apart reglemeent
betalen
Het heffen van contributie is geen wettelijke verplichting, maar in de praktijk zullen de meeste verenigingen een gratis lidmaatschap voorbehouden aan hun ereleden. Het gros van de verenigingsleden betaalt dan ook lidmaatschapsgeld. De algemene regels die daarvoor gelden, neemt u op in de statuten en (specifieker) het huishoudelijk reglement, maar u kunt ook kiezen voor een apart contributiereglement. Hierin kan bijvoorbeeld staan:
- de verplichting om contributie te betalen;
- de hoogte van de contributie;
- de wijze waarop leden de contributie moeten betalen, bijvoorbeeld jaarlijks vooruit of in maandelijkse termijnen;
- termijnen en criteria voor aanmelding of opzegging;
- een eventuele terugbetalingsregeling;
- de procedure bij contributieverhogingen of -verlagingen.
Let erop dat de betalingsverplichting is opgenomen in de statuten van uw vereniging. Als dit niet het geval is, kan het in gebreke blijven (niet betalen van contributie) ook niet leiden tot opzegging van het lidmaatschap.
Betalingsachterstand
incasso
Laat de betaling van contributie op zich wachten, dan kunt u leden aanspreken op de ‘vergeten’ betaling, een betalingsherinnering sturen of, als het echt de spuigaten uitloopt, een deurwaarder inschakelen. Een goede manier om leden te dwingen tot het betalen van de contributie, is het verplicht stellen van een automatische incasso. Op die manier is de kans dat iedereen op tijd betaalt het grootst.
Omgaan met wanbetalers
bevestiging
Als een lid echt een goede reden voor wanbetaling blijkt te hebben, kunt u voorstellen om een betalingsregeling te treffen. Dit kan telefonisch, maar vaak werkt een persoonlijke benadering beter. De beste methode hierbij is om aan de wederpartij te vragen welk bedrag zij maandelijks kan voldoen. Vindt u dit bedrag te laag, dan doet u een tegenvoorstel. Uiteindelijk komt u vaak ergens in het midden uit. Bevestig de afgesproken betalingsregeling schriftelijk en spreek af dat u de bevestiging binnen zeven dagen ondertekend voor akkoord terugverwacht. Ook moet in deze bevestiging staan op welke datum u het bedrag maandelijks op uw rekening verwacht. Komt de wederpartij de betalingsregeling uiteindelijk niet na, dan komt incasso in beeld. Dit kan soms leiden tot extra kosten.