3.5 Adviezen fraudepreventie

Door de volgende adviezen op te volgen, pakt u fraudepreventie serieus aan:

• Identificeer interne en externe risico’s. Kijk hierbij naar eerdere fraudegevallen, maar ook naar eventuele mazen in het controlesysteem die creatieve fraudeurs zouden kunnen ontdekken.
• Zorg voor optimale functiescheiding zodat er altijd een automatische controle in werkprocessen is ingebouwd (zie hoofdstuk 4).
• Zorg ervoor dat iedereen intern is voorgelicht over wat u wel of niet onder geaccepteerd gedrag verstaat en zorg ervoor dat werknemers zich vrij voelen om eventuele misstanden bij een vertrouwenspersoon te melden.
• Geef werknemers het gevoel dat hun leidinggevenden betrokken zijn en voorkom dat ze geïsoleerd raken en zich in de kou gezet voelen (vooral een risico in grote ondernemingen).
• Wijs werknemers op hun eigen verantwoordelijkheid: geef bijvoorbeeld voorlichting over de gevolgen van fraude voor de hele onderneming.
• Stimuleer een cultuur waarin werknemers trots zijn om volgens bepaalde normen en waarden te werken en zich hiermee identificeren.
• Blijf waakzaam en durf te vertrouwen op uw instinct. Wees wel voorzichtig: onderzoek in eerste instantie voorzichtig of uw wantrouwen terecht is.

Fraude melden

U kent niet altijd de oorzaak van fraude en u kunt ook niet alles zien. Onderling vertrouwen is nodig om u te helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude. Naast het regelmatig bespreken van de spelregels is het belangrijk om de werknemers te stimuleren om een vermoeden of verdenking met een vertrouwenspersoon te delen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is niet wettelijk verplicht, maar kan wel erg nuttig zijn. Hij is het eerste aanspreekpunt voor werknemers met problemen of klachten.

Heeft u meer dan 50 werknemers in dienst, dan moet u een klokkenluidersregeling hebben. In de Wet Huis voor klokkenluiders is vastgelegd wat u in de regeling moet opnemen.

Op rendement.nl/fadossier vindt u een model voor zo’n klokkenluidersregeling.

Het wetsvoorstel Wet bescherming klokkenluiders van de minister van Binnenlandse Zaken wijzigt overigens de huidige Wet Huis voor klokkenluiders. Naast een nieuwe naam moet het wetsvoorstel ervoor zorgen dat de wet voldoet aan een nieuwe Europese richtlijn, die een klokkenluider beter beschermt als hij een vermoeden van een misstand in de organisatie wil melden. Zowel de Tweede als de Eerste Kamer moeten zich nog buigen over dit aangepaste wetsvoorstel.