3.4 Controles
Bij fraudepreventie zijn de ondernemingscultuur en controle niet te onderschatten begrippen. Soms bestaat het idee dat controle een gebrek aan vertrouwen laat zien. Terwijl controle voor zekerheid zorgt en juist voor vertrouwen. U kunt controles op diverse manieren inbouwen, bijvoorbeeld door functiescheiding in te voeren of een bepaalde workflow, zodat altijd iemand bepaalde werkzaamheden nog controleert. Controle kan ook achteraf plaatsvinden, maar dan is het leed wellicht al geschied. Verderop in dit hoofdstuk vindt u nog meer manieren hoe u kunt controleren.
Niet rusten
Maar controles inbouwen betekent niet dat u op uw lauweren kunt rusten. U kunt het intern nog zo goed voor elkaar hebben, als één werknemer een ingebouwde controle overslaat, heeft u het nakijken. Die werknemer hoeft niet direct een fraudeur te zijn – misschien is hij gewoon slordig – maar hij opent deuren voor collega’s met kwade bedoelingen.
cultuur
Fraudepreventie blijft een continu proces waarbij u integriteit in de ondernemingscultuur nastreeft en u interne controlemomenten blijft stroomlijnen. Deze elementen horen met regelmaat terug te komen in overleg, communicatie, procedures en controle op de naleving ervan.
Controlemomenten
Zo lang controles standaard zijn en voor iedereen gelden, hoeven ze werknemers geen gevoel van wantrouwen te geven. Sterker nog, werknemers vinden (redelijke) controles nuttig en vanzelfsprekend. Duidelijke grenzen geven zekerheid en nemen de verleiding om over de schreef te gaan voor de meesten weg. Diegenen die toch de verkeerde weg in willen slaan, kunt u alleen betrappen door te zorgen voor gestructureerde werkprocessen met geroutineerde controlemomenten. Hieronder vindt u een aantal momenten in het werkproces waar u controlepunten van kunt maken.
3.4.1 Urenregistratie
Het is handig om te weten wat werknemers doen, wanneer ze dat doen en voor wie. Sommige werkgevers laten hun werknemers zelf hun uren bijhouden in een urenregistratie. Om de vinger aan de pols te houden, kunt u een schaduwadministratie bijhouden en deze achteraf vergelijken met die van de werknemer.
Zijn werknemers elders aan de slag, bijvoorbeeld bij een klant? Dan is controle van de uren extra belangrijk, ook omdat klanten uw onderneming vaak op uurbasis betalen. Controleer de urenregistraties dus ook aan de hand van de gegevens en de uren die de klant doorgeeft.
Leg de urenverantwoordingen van vergelijkbare werknemers naast elkaar, kies voor hulpmiddelen als de prikklok of controleer gemaakte afspraken steekproefsgewijs.
3.4.2 Declaraties
Declaratiefraude komt veel voor. Het is eenvoudig en voelt voor velen niet als direct ontoelaatbaar. De controle op ingeleverde declaraties is meestal minimaal, terwijl declaratiefraude ontzettend in de papieren kan lopen. Zorg ervoor dat u alle declaraties goed bekijkt en dit met de nodige achterdocht en nauwkeurigheid doet.
Gesjoemel met declaraties
Om het kaf van het koren te scheiden, kunt u letten op bepaalde signalen die wijzen op gesjoemel. Enige argwaan is terecht als:
- gedeclareerde bonnen zijn gedateerd in het weekend of tijdens de vakantie van een werknemer;
- bonnen van tankstations aangeven dat de hoeveelheid getankte brandstof groter is dan de feitelijke inhoud van de brandstoftank;
- tankbonnen laten zien dat een werknemer diesel heeft getankt, terwijl zijn auto helemaal niet op diesel rijdt;
- tankbonnen handgeschreven zijn;
- bonnen met de hand zijn ‘verbeterd’ of als er in een ander handschrift iets is ‘bijgeschreven’;
- lunch- en dinerbonnen niet zijn gespecificeerd.
Voorbeelden
Heeft een werknemer bijvoorbeeld heel veel bonnen van een onbekende onderneming gedeclareerd? Dan kunt u zich afvragen of deze bonnen echt zijn of nagemaakt. Het komt ook voor dat werknemers de hand hebben weten te leggen op een bonnenboekje van een bepaalde onderneming en daar geregeld een mooi bedrag mee ‘declareren’. Dit kunt u oppikken door te kijken naar de bonnummers: als deze doorlopen, klopt er iets niet. Ook is het verstandig om af en toe te controleren of gedeclareerde rekeningen kloppen met data van werkafspraken in de agenda van een werknemer.
3.4.3 Tankpassen
Werknemers die een tankpas hebben, kunnen deze gemakkelijk misbruiken. Ze gebruiken de pas bijvoorbeeld voor meerdere auto’s of om er mee op vakantie te gaan naar het buitenland, terwijl dit volgens de regels niet is toegestaan. Dit kunt u voorkomen door steekproefsgewijs te controleren of het brandstofverbruik ongeveer klopt met de afgelegde afstanden. Laat werknemers de kilometerstanden opschrijven als ze tanken en kijk ook naar tussendoortjes of tijdschriften die met de tankpas zijn betaald.
3.4.4 Geleverde goederen
Met bonnen werken is een goede manier om werkprocessen controleerbaar te maken. Zo kan het voor werknemers aan de orde van de dag zijn om bij alle geleverde goederen te kijken of het klopt met de afleverbon.
Gaat het om geleverde diensten, dan is er sprake van een werkbon, maar het principe is hetzelfde. In een later stadium kunt u de bon nog gebruiken om de juistheid van de factuur te laten controleren. Als u deze taken door verschillende werknemers laat uitvoeren, heeft u al verschillende controlemomenten ingebouwd.