2.4 Privacy
veiligheid
privacy
Digitale communicatie en privacy staan op gespannen voet met elkaar. De veiligheid van digitale communicatiemiddelen is nooit 100%. Hoe veilig een systeem ook lijkt; het lukt slimme hackers keer op keer om in te breken. De privacywetgeving rondom digitale communicatie staat dan ook nog in de kinderschoenen.
E-mailverkeer monitoren
malware
Ten aanzien van e-mail op de werkvloer geldt in ieder geval dat een werkgever het e-mailverkeer van werknemers mag inzien en monitoren als dat van belang is voor:
- de continuïteit van de organisatie: als er bijvoorbeeld taken moeten worden overgedragen omdat een werknemer langdurig ziek is;
- de veiligheid: om de organisatie bijvoorbeeld te beschermen tegen malware en virussen;
- de reputatie van een organisatie: als een werknemer zich bijvoorbeeld racistisch of seksueel intimiderend heeft uitgelaten via e-mail of op internet;
- het welzijn van (andere) werknemers: bijvoorbeeld als een werknemer een collega van fraude beschuldigt.
Zelfs als de werkgever een belang heeft bij het inzien en monitoren van e-mails, mag dat niet ongelimiteerd. De werkgever mag alleen relevante en ‘verdachte’ mailtjes bekijken en dus niet zomaar in privéberichten snuffelen.
Gedragscode
voorwaarden
Sommige werkgevers kiezen ervoor om regels over e-mail- en internetgebruik in een gedragscode op te nemen. Daarin kan bijvoorbeeld staan dat werknemers het e-mailsysteem van de werkgever mogen gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke berichten. Wel is het in zo’n geval aan te raden om specifieke voorwaarden daaraan te verbinden, bijvoorbeeld door een concrete norm te noemen voor het aantal privémails dat een werknemer mag ontvangen en versturen. Maar u kunt ook denken aan een verbod om privébestanden op de bedrijfsserver te plaatsen.