2.1 Outlook slim gebruiken
Outlook is nog altijd één van de e-mailprogramma’s die zakelijk het meest worden gebruikt. Het programma helpt bij het organiseren van de dagelijkse werkzaamheden en bijbehorende communicatie, zoals het ontvangen en versturen van elektronische post, het verzamelen van e-mailadressen van contactpersonen en het noteren van afspraken en taken in de agenda.
functies
De meest gebruikte functies van Outlook zijn:
- e-mailberichten opstellen, versturen, ontvangen en archiveren;
- contactpersonen organiseren;
- agenda beheren;
- taken beheren;
- notities maken.
Handige tips voor Outlook
Ook voor veelgebruikte functies geldt dat u er vaak meer uit kunt halen dan u nu doet. Via rendement.nl/Officedossier vindt u een aantal handige tips en tools voor Outlook:
- Werken met Outlook (traject).
- De sneltoetsen van Outlook (naslagwerk).
- Een vergadering maken of verwijderen (stappenplan).
- Uitnodiging voor vergadering beantwoorden of een nieuw tijdstip voorstellen (stappenplan).
2.1.1 Bericht intrekken of vervangen
intrekken
Een mailtje sturen is zo gebeurd. Dat is meteen ook het nadeel. Soms klikt u namelijk te snel op de knop ‘Verzenden’ terwijl u nog een bijlage moest toevoegen of informatie in uw bericht wilde corrigeren. Wat te doen? Soms kunt u het oorspronkelijke bericht nog intrekken en eventueel vervangen door een verbeterde versie. Dit kan alleen als geadresseerden het bericht nog niet geopend hebben.
Exchange
Bovendien moeten afzender en ontvanger zich in dezelfde organisatie bevinden en allebei een account gebruiken van Exchange (Server). In een zakelijke omgeving maken de e-mailaccounts vaak deel uit van een netwerk onder beheer van Exchange-software, maar dat is met de meeste privéaccounts niet het geval. Het hangt dan van de internetprovider af of die deze functionaliteit wel of niet ondersteunt.
2.1.2 Mappen delen met collega’s
Voor collega’s die samen aan een project werken of werkzaamheden van elkaar moeten kunnen overnemen, kan het handig zijn om één of meerdere postvakmappen in Outlook met elkaar te delen. Voor Outlook 2013 werkt dat als volgt:
Machtigingen instellen
Extra mappen delen
De gemachtigde collega kan nu het postvak van de andere collega bekijken. Voor alle onderliggende mappen (Postvak IN, Verzonden items of eigen mappen) moet u apart aangeven welke uw collega mag zien of bewerken.
Met de functie MailTips in Outlook 2010, 2013 en 2016 krijgt u een melding als u bijvoorbeeld op het punt staat gevoelige info naar een lange lijst geadresseerden te sturen. Hiermee kunt u pijnlijke vergissingen voorkomen.
2.1.3 Stemknop gebruiken
Ook handig als u snel wilt schakelen of een knoop moet doorhakken over iets, is het meesturen van een stemknop in een e-mail aan collega’s. Zij hoeven dan bijvoorbeeld alleen de optie ‘Ja’ of ‘Nee’ aan te vinken om duidelijk te maken hoe ze over iets denken. Ook voor deze optie geldt overigens dat een Exchange Server vereist is.
Een stemknop voegt u als volgt toe aan uw e-mailbericht:
- Goedgekeurd;Afgekeurd: deze optie is het handigst als u ergens goedkeuring voor nodig heeft. U kunt bijvoorbeeld een e-mailbericht verzenden aan verschillende collega’s met de vraag of ze een (project)voorstel willen goedkeuren.
- Ja;Nee: met deze optie kunt u snel meningen op een rijtje zetten.
- Ja;Nee;Misschien: door de extra optie ‘Misschien’ biedt u mensen nog een alternatief behalve ‘ja’ en ‘nee’.
- Aangepast: deze optie biedt u de mogelijkheid om aangepaste namen voor stemknoppen te maken.
Aangepaste stemknoppen gebruiken
De optie ‘Aangepast’ bij stemknoppen kunt u bijvoorbeeld gebruiken als u wilt weten voor hoeveel mensen u vervoer naar een cursus moet regelen en hoeveel parkeerruimte er moet zijn. U kunt dan een mail versturen met daarin drie stemmogelijkheden: Eigen vervoer; Openbaar vervoer; Nog geen vervoer. De geadresseerden zien dat u in het bericht stemknoppen aanbiedt en hoeven als reactie alleen maar één van de drie mogelijkheden aan te klikken (tab ‘Bericht’, groep ‘Reageren’, knop ‘Stemmen’).
Antwoorden verzamelen
Wilt u de stemresultaten op een rijtje zetten, open dan het bericht met stemknoppen, kies het tabblad ‘Bericht’, de groep ‘Weergeven’ en daarna ‘Controleren’. Overigens krijgt u ‘Controleren’ pas te zien nadat ten minste één geadresseerde heeft gestemd.