6.3 Down- en uploaddiensten
limiet
Werkt u zonder vpn en heeft u geen cloud tot uw beschikking, dan moet u toch bestanden kunnen delen. Op afstand werken brengt namelijk bijna altijd met zich mee dat u bestanden moet uitwisselen, ook met externe partijen. Via de mail kunt u nog wel wat Wordbestanden versturen, een paar foto’s lukt ook nog. Die bestanden zijn niet zo groot. Maar mailprogramma’s hebben vaak een limiet van maximaal 10 MB per bericht. Als u dan een aantal grote foto’s wilt versturen, loopt uw e-mailsoftware vaak al vast.
6.3.1 Online delen
Heeft u grote bestanden die u wilt delen, dan kunt u gebruikmaken van down- en uploaddiensten. Dat zijn een soort publieke clouddiensten, een greep uit het aanbod:
- WeTransfer: deze Nederlandse down- en uploaddienst is gratis voor het versturen van bestanden tot 2 GB. Die bestanden blijven zeven dagen op de server van WeTransfer staan. U verstuurt de ontvanger via WeTransfer een e-mail met daarin een downloadlink naar het bestand.
- DropSend: deze dienst werkt hetzelfde als WeTransfer, maar u kunt tot 4 GB gratis verzenden. De bestanden blijven maximaal twee weken op de DropSend-servers staan.
- Google Drive: dit is een publieke clouddienst. U plaatst uw bestanden in Google Drive en verstuurt via uw eigen Gmail-account een e-mail met de downloadlink. De ontvanger moet een Google-account hebben om het bestand te downloaden.
- Dropbox: ook een publieke clouddienst. U maakt een account aan en kunt tot 2 GB gratis permanent opslaan. Mappen binnen uw account kunt u delen met andere gebruikers. Het systeem verstuurt de ontvanger een e-mail.
- Skype: als zowel de verzender als de ontvanger Skype gebruikt, kunnen er ook bestanden van elk formaat via de chatservice worden gedeeld. De bestanden sleept u in het gesprek, de ontvanger kan het daar weer uit downloaden.
Het delen van bestanden via ‘derden’ zorgt ervoor dat u die bestanden tijdelijk ‘uit handen geeft’. Denk daarom goed na wat u wel en juist niet via zulke services deelt.
6.3.2 Ftp-server
voordelen
De hiervoor beschreven diensten zijn min of meer vereenvoudigde opvolgers van de ftp-server (File Transfer Protocol). Met een ftp-server kunt u ook grote bestanden delen, zelfs zonder limiet. Daarvoor moet u wel een ftp-server hebben. Uiteraard heeft u een internetverbinding en computer nodig, maar ook een softwareprogramma. Filezilla is een veelgebruikte ftp-oplossing. Daarmee geeft u een externe partij toegang tot uw internetverbinding om uw ftp-server te bereiken. Die externe partij kan het bestand daar ophalen en afleveren. Hij kan zichzelf toegang verschaffen omdat u hem het adres en wachtwoord van uw server heeft gegeven. Het gebruik van een ftp-server heeft een aantal voordelen:
- U kunt zelf mappen en groepen aanmaken en per groep of persoon rechten toekennen.
- U voert de regie, dus u bepaalt wie er op de ftp-server mag komen.
- De bestanden komen niet op de server van een derde partij terecht; ze worden direct uitgewisseld tussen u en uw contactpersoon.
firewall
Doordat mensen vanaf externe locaties direct toegang hebben tot uw server, is het belangrijk dat u een goede firewall en anti-virusprogramma’s op uw ftp-netwerk en computers heeft om u te beveiligen tegen malware en virussen.
Er kleeft ook een nadeel aan de ftp-server. Doordat bij bestandsoverdracht via de ftp-server uw internetverbinding wordt gebruikt, kan er een dip in de internetsnelheid ontstaan als er een groot bestand wordt gekopieerd van of naar de server. Dat is afhankelijk van de bandbreedte.