4.6 Vergoedingen

arbovriendelijk

Uw organisatie moet dus zorgen dat werknemers er op een arbovriendelijke manier bij zitten als zij vanuit huis werken. Maar in hoeverre hebben werknemers recht op vergoedingen bij het thuiswerken?

Inrichting thuiswerkplek

verantwoordelijkheid

De werkgever moet zorgdragen voor goede arbeidsomstandigheden. Dat is vastgelegd in de Arbowet. Dit geldt zowel voor werkplekken in het bedrijfspand als thuis. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever dat de thuiswerkplek voldoet aan de eisen. Of de werknemer verplicht thuiswerkt of werkt vanuit huis op eigen verzoek doet er niet toe. Ook staat er in de Arbowet dat de werknemers niet mogen opdraaien voor de kosten die worden gemaakt om te voldoen aan de wet. Dat betekent dus dat de inrichting van de thuiswerkplek voor rekening van de werkgever is.

Zelfstandig gedeelte

overige kosten

toilet

Voor de overige kosten is het belangrijk om te weten dat er volgens de Belastingdienst geen sprake kan zijn van een werkplek bij een werknemer thuis. Dit is volgens de fiscus alleen mogelijk als het een zelfstandig gedeelte van de woning betreft met een eigen ingang en toilet.

Er moet ook sprake zijn van een reële zakelijke huurovereenkomst tussen de werknemer en uw organisatie. In dat geval geldt dat uw organisatie alle benodigdheden voor thuiswerken aan de werknemer mag verstrekken, zonder dat hij hier belasting over hoeft te betalen via zijn salaris.

Onbelaste vergoedingen

kwalificeren

In de meeste gevallen zal de thuiswerkplek niet als zelfstandig deel van de woning kwalificeren. Hierdoor is het voor werknemers nog maar beperkt mogelijk om onbelast vergoedingen en verstrekkingen voor het thuiswerken te ontvangen via uw organisatie.

Noodzakelijkheidscriterium

communicatiemiddelen

restwaarde

Werknemers kunnen voorzieningen voor thuiswerken krijgen via uw organisatie als daarmee wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat uw organisatie het mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking mag stellen als een werknemer gereedschap, een computer of mobiele communicatiemiddelen nodig heeft voor het thuis verrichten van werk. Klinkt simpel, maar er moet dan wel sprake van zijn van de volgende voorwaarden:

• De voorziening is in redelijke mate nodig voor een behoorlijke vervulling van de functie.
• De voorziening wordt betaald of bekostigd door uw organisatie.
• De werknemer geeft de voorziening aan de organisatie terug (of betaalt de restwaarde) vanaf het moment dat hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk.
• Uw organisatie heeft de voorziening als zogenoemd eindheffingsloon aangewezen.

Internet

privévoordeel

Voor het vergoeden of verstrekken van internet bij thuiswerkende werknemers geldt dat uw organisatie dat onbelast mag doen, zolang de internetverbinding noodzakelijk is om thuis te kunnen werken. Het feit dat werknemers hierdoor mogelijk een privévoordeel hebben – zij kunnen immers ook buiten werktijd gebruikmaken van de internetverbinding – heeft geen fiscale gevolgen. De vergoeding of verstrekking kan volledig onbelast blijven. Uw organisatie bepaalt bij het noodzakelijkheidscriterium dus of de voorziening voor de werknemer noodzakelijk is en de kosten hiervoor komen dan ook voor rekening van de organisatie.