7.4. Inleiding
werkprocessen
Naast het scenario hybride overleg en vergaderen zijn er meer scenario’s waarbij de werkprocessen door hybride werken zijn veranderd: hybride communiceren, de juiste hybride werkplek kiezen en hybride werken met externen.
7.4.1 Hybride communiceren
Om goed hybride samen te werken is het van belang dat u met uw team op de juiste wijze met elkaar communiceert. In het hybride communiceren heeft u met uw team de keuze tussen diverse communicatiemiddelen. Om het juiste communicatiemiddel te kiezen, beantwoordt u deze vragen:
- Wat wil ik communiceren?
- Met wie wil ik communiceren?
- Wat is het uiteindelijke doel van mijn communiceren?
Als u voor uzelf de antwoorden op deze vragen heeft, is het tijd om het juiste communicatiemiddel hierbij te zoeken.
Middelen
Wilt u vertrouwelijke informatie delen of bent u van plan een gevoelige discussie te voeren, dan is een ouderwets face-to-facegesprek in een vertrouwde kantooromgeving de beste optie. Een korte vraag die niet vertrouwelijk is, geen haast heeft en een kort antwoord heeft, kunt u e-mailen of beantwoorden in de Microsoft Teams-omgeving van uw team. Wilt u juist snel antwoord hebben op een vraag dan kunt u bellen of een chatbericht sturen.
Voorkeur
vrijheid
Het uitgangspunt hier is in ieder geval dat iedereen de vrijheid heeft om het communicatiemiddel te kiezen wat op dat moment zijn voorkeur heeft en dat u streeft naar een succesvolle en prettige manier van hybride communiceren. Ook is het belangrijk dat de verschillende communicatiemiddelen en de werkafspraken hierover duidelijk zijn voor iedereen.
Door vooraf stil te staan bij wat u wilt bereiken, kunt u het middel kiezen dat daar het beste bij past. Hierdoor is uw team straks in staat slim op een hybride manier met elkaar te communiceren.
Werkafspraken
status
concentratie
Iedereen heeft zo zijn eigen wensen en eisen als het gaat om communiceren. Toch is het belangrijk om als team een paar werkafspraken te maken die specifiek gericht zijn op hybride communiceren. U kunt deze werkafspraken zien als een aanvulling op de eerder bepaalde rituelen voor hybride werken. Een aantal voorbeelden van werkafspraken zijn:
- Iedere werknemer heeft Microsoft Teams aan als hij aan het werk is.
- Raadpleeg de status van de werknemer (beschikbaar, bezet, afwezig) voordat u contact opneemt (en heb daarbij respect voor andermans status).
- Kies bewust het middel waarmee u gaat communiceren.
- Beperk het gebruik van e-mail zo veel als mogelijk. U en uw teamleden krijgen waarschijnlijk veel e-mailberichten binnen. Over het algemeen vraagt een e-mail veel van uw concentratie en is daarom relatief langzaam te verwerken. Zorg in ieder geval bij het v
- ersturen van een e-mail dat u daarin duidelijk naar voren brengt of, en zo ja wat voor soort actie u verwacht van de persoon of personen naar wie u de mail stuurt. Wees daarbij terughoudend in het gebruik van de CC-functie.
7.4.2 De juiste hybride werkplek kiezen
elders
buitenland
Als leidinggevende moet u nog een belangrijke beslissing nemen: mogen werknemers behalve thuis en op kantoor ook elders werken? En elders betekent in dit geval overal behalve thuis of op kantoor, bijvoorbeeld bij een klant, op een co-werklocatie of zelfs in het buitenland. De optie elders werken geeft maximale flexibiliteit bij het uitvoeren van het werk. Maar bijvoorbeeld werken in het buitenland brengt ook verzekeringstechnische consequenties met zich mee. Dat geldt zowel voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering als voor sociale verzekeringen. Daar moet u rekening mee houden.
Beide opties, thuis- en elders werken, zullen de nodige reistijd naar kantoor besparen, hetgeen diverse andere voordelen heeft, onder meer dat het beter is voor het eigen welzijn, maar ook voor het milieu.
Veiligheid
privacy
veilige omgeving
Er zijn meer belangrijke richtlijnen voor ‘elders’ werken. Werknemers moeten zich ervan bewust zijn dat veiligheid en privacy optimaal gewaarborgd moeten zijn. En dan niet alleen technisch gezien door de juiste beveiliging van hard- en software, maar ook door hun eigen acties. Zo moeten zij geen vertrouwelijke gesprekken in de openbare ruimte voeren (dus buiten de ‘veilige omgeving’ van kantoor en thuis), ervoor zorgen dat de kwaliteit en veiligheid van de internetverbinding op orde is, zodat dit geen storende factor is voor andere deelnemers aan het overleg en ervoor zorgen dat er niemand op hun beeldscherm mee kan kijken.
U kunt met uw team zelfs nog een stap verder gaan qua veiligheid en privacy. U kunt afspreken om geen video- of audiovergaderingen vanuit de auto te doen. Dit zodat uw teamleden zich volledig op de weg kunnen concentreren.
7.4.3 Hybride werken met externen
delen
Voor alle vormen van hybride werken met externe partijen kunt u gebruikmaken van Microsoft Teams. Ook als zij niet over Teams beschikken. U kunt online overleggen, maar ook als u even snel een document wilt delen met een extern persoon kunt u het bestand in een gedeelde Teamsomgeving opslaan. Dit voorkomt dat u een gezamenlijke schijf moet delen of bestanden over en weer moet e-mailen. Andere applicaties als SharePoint en OneDrive zijn ook bruikbaar voor het delen en samenwerken aan documenten met externen.