5.3 Online hulpmiddelen
Vandaag de dag zit een projectteam lang niet altijd meer bij elkaar in dezelfde ruimte. Er wordt vaak hybride gewerkt, waardoor er ook steeds meer gebruikgemaakt moet worden van online communicatiemiddelen. Hoewel deze een effectieve ondersteuning zijn voor een projectteam dat niet fysiek bij elkaar zit, zijn er twee belangrijke aandachtspunten.
5.3.1 Aandacht
aandachtig
Cruciaal in effectieve communicatie is dat er aandacht van de ontvanger is voor de boodschap van de zender. Online communicatiemiddelen zijn zo makkelijk te gebruiken, dat ze snel vollopen met berichten. Echte aandacht voor élk bericht is er dan niet. Als in een groeps-chat 42 nieuwe berichten staan, leest u die dan allemaal aandachtig? De kans is groot van niet, en datzelfde geldt voor andere deelnemers.
Bij het zien van twee blauwe vinkjes gaat men er vaak van uit dat iedereen van alles op de hoogte is. Zo worden er – zonder dat iedereen het door heeft – communicatielijnen geopend, gesloten en lading gegeven.
5.3.2 Betekenis
arsenaal
Een boodschap wordt door een ontvanger van de communicatie waargenomen en daarna geïnterpreteerd. Die interpretatie is zeker niet altijd gelijk aan wat de zender bedoelde, maar bij online communicatie mist u óók nog elementen als lichaamstaal en intonatie, die u bij fysieke communicatie wel in uw arsenaal heeft.
Emoticons
knipoog
Emoticons zijn een manier om non-verbale informatie toe te voegen aan digitale communicatie, maar die zijn vaak ook multi-interpretabel. Wat betekent een knipoog of uitgestoken tong nu aan het einde van een zin? Maakt uw projectteam gebruik van online hulpmiddelen, dan is het cruciaal dat u hier goede afspraken over maakt en afspreekt welke waarde hieraan te hechten is. Doet u dit niet, dan is de kans groot dat u juist minder in plaats van meer grip op de communicatie heeft.