5.1 Communicatielijnen managen
relatie
neutraal
Een communicatielijn bestaat altijd als er een relatie tussen bepaalde personen is. De lijn bestaat dus ook als er niet expliciet gecommuniceerd wordt. De communicatielijn kan ‘geladen’ zijn met informatie, of niet-geladen (oftewel neutraal) zijn.
Open of gesloten
weerstand
Daarnaast kan de communicatielijn open of gesloten zijn. Dit is belangrijk om te weten, omdat weerstand, frustratie en teleurstelling altijd uw kant op zullen komen als er sprake is van:
- een open communicatielijn die nooit afgesloten wordt;
- een gesloten communicatielijn die nog geladen is.
Alle communicatielijnen binnen uw projectgroep zult u op een juiste manier moeten managen.
5.1.1 Hoe sneller, hoe beter
spontaan
Zodra u de projectopdracht krijgt, openen zich spontaan heel wat communicatielijnen. Medewerkers verwachten informatie over wat het project voor hen betekent, het management verwacht een rapportage, beheerders verwachten een instructie en projectmedewerkers verwachten opdrachten.
Onvrede
onvrede
En terwijl u het bij de start van het project druk heeft met het uitzetten van de taken, zitten alle stakeholders te wachten op informatie (lading). Hoe langer dit wachten duurt, hoe groter de onvrede en weerstand zal zijn. Hoe sneller u proactief en helder communiceert, hoe soepeler de rest van het project ook zal verlopen.
5.1.2 Lijnen sluiten
op vrijdag
U zult alle communicatielijnen vóór het einde van het project ook allemaal weer moeten sluiten, zonder dat hier nog een lading in zit. Er zit nog lading in een communicatielijn als er reden is om aan te nemen dat er nog gecommuniceerd gaat worden. Als iemand u op vrijdag een vraag stelt en u geeft aan daar maandag op terug te komen, is er nog een open, geladen communicatielijn. U moet hier maandag dus écht op terugkomen om deze persoon tevreden te houden. Zolang de communicatieverwachting (lading) er nog is, zal iemand weerstand kunnen vertonen. Het geldt voor allerlei situaties: een stuurgroep verwacht periodiek een rapportage met alle informatie die nodig is om het project te kunnen sturen, medewerkers verwachten feedback en aansturing, en ga zo maar door.
Zelf openen
Houd voor goede projectcommunicatie dus zicht op alle communicatielijnen die nog open zijn én een lading hebben. Reageer bijvoorbeeld op openstaande vragen. Daarnaast is het noodzakelijk om alle communicatielijnen die niet automatisch geopend zijn zelf te openen om veranderingen op een succesvolle manier te kunnen vormgeven.
De drempel zo laag mogelijk
drempel
Continue communicatie met stakeholders, ook als dat eigenlijk even niet uitkomt, is één van de belangrijkste succesfactoren van uw project. Het helpt enorm als u de drempel voor anderen verlaagt om met u of het projectteam te komen praten. Dit kan bijvoorbeeld door:
- de deur letterlijk en figuurlijk altijd open te hebben;
- structureel inloop- en spreekuren in te plannen;
- het visualiseren van de projectvoortgang;
- regelmatig ‘tussen’ de stakeholders te gaan zitten;
- informele gesprekken te voeren in de wandelgangen.
In de normaalfase beland
U heeft uw projectteam gebrieft over de doelen van het project (hoofdstuk 2), u heeft de taken verdeeld (hoofdstuk 3) en uw team gemotiveerd aan het werk gezet (hoofdstuk 4). Hiermee heeft u uw team door de vormings- en stormingsfase van teamontwikkeling geholpen. Het team zal nu – als het goed is – op een ‘normaal’ niveau presteren, oftewel in de normaalfase zijn beland. Het betekent natuurlijk niet dat er geen nieuwe communicatielijnen geopend worden. Sterker nog, zolang het project loopt, gebeurt dat continu.