2.2 Stormingsfase
geen harde overgang
Als u en uw team de vormingsfase goed hebben doorlopen, komt u in de stormingsfase. U zult merken dat er geen harde overgang is, maar het is wel belangrijk dat u pas aan de volgende fase begint zodra het voor uw team volledig duidelijk is wat u van ze verwacht. Met andere woorden: teamleden moeten de boodschap zoals u die heeft overgebracht ook echt op die manier interpreteren. Maar teamleden hoeven het er op dat moment nog niet 100% mee eens te zijn, want daar is de stormingsfase voor.
Sterker nog: informatie blijft pas echt bij iemand hangen als hij erop kan reflecteren, er diepgaande vragen over kan stellen en er een discussie over kan voeren.
Loodsen
meningsverschillen
Het is in de tweede fase van teamontwikkeling dan ook logisch dat er meningsverschillen zijn op allerlei gebieden. De ‘conflicten’ kunnen over de projectdoelstellingen en resultaten gaan, maar ook over de manier waarop de teamleden samenwerken. Aan u als projectleider de schone taak om het team door deze fase te loodsen, terwijl u de grenzen van het project altijd blijft bewaken.
Respectvol
respectvol
Het is vooral belangrijk dat u een situatie en omgeving weet te creëren waar teamleden respectvol met elkaar omgaan. Leden kunnen dan hun twijfels, meningen en emoties uiten, zonder daarvoor door anderen veroordeeld te worden.
Weet u dat in de deze fase te bereiken, dan zal dit ‘het normaal’ worden (in de derde fase) voor de communicatie en samenwerking voor de looptijd van het project.
Schaal
schaal
ergernissen
De doelstelling van het project is in de basis natuurlijk wel een gegeven. In het voorbeeld van de blauwe knop is dit ‘een systeem opleveren dat zorgt voor volledige en juiste invoer van klantgegevens, die de medewerker ook flexibel kan invoeren’. Maar hóe de doelstelling gerealiseerd wordt, biedt ruimte voor discussie en interpretatie. Zo is er natuurlijk de schaal ‘voldoende–onvoldoende’, maar er is ook ‘goed–beter–best’. Als het ene teamlid voor ‘goed’ gaat en de ander streeft naar ‘best’, staat dat garant voor miscommunicatie en ergernissen, en misschien zelfs ruzie later in het project. Dit nu al bespreekbaar maken en hierover tot afspraken komen als team, is cruciaal.
De aanspreekcirkel: iedereen aan bod
uitspreken
Een belangrijk communicatiemiddel is de aanspreekcirkel. Het is in de normaal- en prestatiefase namelijk veel lastiger om teamleden effectief aan te spreken op hun houding en gedrag als daar in de stormingsfase geen duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Dus vóórdat het tot afspraken komt, moeten teamleden zich eerst – in een veilige omgeving – uitspreken over hun zorgen en twijfels rond het project, én de manier waarop ze het project tot een succesvol einde willen brengen. Vervolgens bespreekt u de verschillen en overeenkomsten in de meningen.
Committeren
Belangrijk in de aanspreekcirkel is dat íeder teamlid aan het woord komt over élk onderwerp dat besproken moet worden. Pas dan kunt u gezamenlijk tot afspraken komen waar ieder teamlid zich aan zal willen en kunnen committeren. Bedenk daarnaast: u kunt projectteamleden makkelijker aanspreken op afspraken die het team samen gemaakt heeft dan op ‘afspraken’ (lees: opdrachten) die ú aan het team heeft opgelegd.
Smaken verschillen
opborrelende gedachte
muziek
Uw team moet ook afspraken maken over de manier waarop de samenwerking tussen teamleden verloopt. Waar de een graag elke opborrelende gedachte direct bij alle anderen neerlegt, bundelt de ander liever meerdere gedachten en overlegt hierover in een een-op-eenmoment. Waar de een graag muziek op de achtergrond heeft aanstaan, werkt de ander liever in stilte door. Maar ook: waar de een vooral let op de details en de risico’s, vindt de ander het interessanter om met innovatieve ideeën te komen. Bespreek daarom hoe het team wil omgaan met deze verschillen. Wat doet het team bij meningsverschillen en wie neemt op welke manier uiteindelijk definitieve beslissingen?
Niet de vrije hand
niet makkelijk
Op deze manier tot afspraken komen over de projectdoelen en -resultaten enerzijds en de manier van samenwerken anderzijds, is natuurlijk niet hetzelfde als het team hier helemaal de vrije hand in geven. Als projectmanager bewaakt u uiteraard de projectdoelen en projectresultaten zoals u die met uw opdrachtgever heeft besproken. Binnen die kaders is er echter een hoop mogelijk.
Zijn u en uw team al in balans?
Het is ook niet makkelijk: de balans vinden tussen aan de slag gaan met het project, de fasen van teamontwikkeling netjes doorlopen én de daarbij behorende communicatie goed doen. Als u aan het begin van het project extra tijd en energie besteedt aan de in dit hoofdstuk beschreven communicatievormen en -momenten, zult u echter merken dat de communicatie gedurende het project effectiever en makkelijker te managen is.