2.1 Vormingsfase
ambitieniveau
In de vormingsfase is er enthousiasme en motivatie in het team, maar ook nog onduidelijkheid over wat de bedoeling nu precies is. Wat is de doelstelling en het ambitieniveau? Wat zijn de grenzen? Hoe werken we samen? Voor wie of wat doen we dit? Wanneer moet het klaar zijn en welke middelen hebben we beschikbaar? Het zijn allemaal vragen die beantwoord moeten worden om succesvol te kunnen zijn als projectteam. De antwoorden zult u allemaal op de een of andere manier moeten communiceren.
2.1.1 Informeren en instrueren
directe sturing
Teamleden hebben in de vormingsfase veel behoefte aan directe sturing. Als projectleider draagt u de doelstelling over, geeft u de grenzen aan en legt u de verwachtingen uit. Dit doet u vaak met meer eenzijdige, informerende en instruerende communicatie. Als projectleider bent u dus vooral informatie aan het zenden. Een presentatie is hier misschien niet een heel hip, maar wel zeer effectief middel voor.
Meer effect met een mooie mix
in de praktijk
Mensen onthouden informatie vaak pas als manieren van informatieoverdracht gecombineerd worden. Zorg er dus ook voor dat medewerkers ergens kunnen (na)lezen wat de opdracht precies is. Het liefst laat u ze hierbij ook – al dan niet theoretische – voorbeelden zien van hoe doelstellingen in de praktijk kunnen worden uitgewerkt.
2.1.2 Verhelderen en parkeren
minimaal
Bespreek met uw team wanneer het project als een succes zal worden gezien. Wat moet er bijvoorbeeld minimaal opgeleverd worden? Het is het meest effectief als u eerst uw hele verhaal doet (zie 2.1.1) en vervolgens controleert of dit ook op deze manier door uw projectteam wordt begrepen.
Te groot of te klein
Vragen van uw team om alles beter te kunnen begrijpen, beantwoordt u natuurlijk direct. Een discussie over de noodzaak, of de doelen realistisch zijn en of het project niet te groot of te klein is, voert u later. Parkeer op dit moment dus alles wat niet helpt bij het begrijpen van de opdracht; daarvoor is de stormingsfase (zie 2.2) een effectievere plek.
2.1.3 Meekijken en luisteren
eindgebruikers
Laat de projectteamleden vervolgens meekijken met en luisteren naar de eindgebruikers van het project. In het voorbeeld van de blauwe knop (zie hoofdstuk 1) laat u projectleden meekijken hoe medewerkers van de klantenservice op dit moment klantgegevens verzamelen en vastleggen.
Voorbeeldvragen
impact
Leden van het projectteam vragen bijvoorbeeld waar klantenservicemedewerkers tegenaan lopen en waarmee ze geholpen zouden zijn. En: wat zouden eventuele veranderingen aan het systeem voor impact hebben op hun werk?
Veel voordelen
Nu al in contact komen met de eindgebruikers levert veel voordelen op. Niet alleen kunnen de projectleden zich zo een beter beeld vormen van wat er van hen verwacht wordt en wat het belang is, u versterkt ook de relatie tussen het project en de gebruikers.
Hoe meer u en uw team gedurende het project communiceren met de stakeholders van het project, hoe dichter de werkelijkheid en de verwachtingen bij elkaar blijven liggen.
2.1.4 Kennismaken en relaties leggen
cruciaal
onenigheid
Het volgende communicatiepunt in de vormingsfase is de kennismaking tussen de teamleden onderling. Communicatie tússen de projectleden is namelijk cruciaal. Hoe beter de relaties onderling zijn, hoe effectiever de communicatie zal zijn. Ook zult u makkelijker met onenigheid tussen projectleden kunnen omgaan.
Gesprekken
rode draad
Faciliteer en stuur aan op kennismakingsgesprekken tussen de teamleden. Ze leren niet alleen elkaar als persoon wat beter kennen, maar ook elkaars kwaliteiten en valkuilen, naast de rol die iemand in het team wil én kan aannemen. De rode draad is dan ook: hoe kunnen teamleden elkaar versterken?
Expliciet
Op de communicatie binnen het projectteam gaan de komende hoofdstukken dieper in. In de vormingsfase is het wel noodzakelijk om de relaties al expliciet te leggen, óók als de leden van het projectteam elkaar al kennen en eerder samengewerkt hebben. Bedenk maar met wie u zelf makkelijker een praatje maakt of over mogelijke oplossingen brainstormt: een bekende waarvan u weet wat u aan die persoon heeft, of een volslagen onbekende?
2.1.5 Overbrengen en onthouden
mensen
herhalen
Om de verwachtingen en doelstellingen van de opdrachtgever helder aan de teamleden over te brengen, is het vaak niet genoeg om dit slechts één keer te delen met uw team. We zijn allemaal maar mensen, en mensen onthouden slechts maximaal 20% van wat ze horen en lezen (volgens sommige onderzoeken zelfs nog minder). Gesimplificeerd betekent het dat u de opdracht, doelstelling(en), grenzen en verwachtingen minimaal vijf keer zult moeten uitleggen voordat teamleden alles 100% onthouden en interpreteren op de manier die u en (bovenal) de opdrachtgever het bedoelen. Neem hiervoor de tijd en blijf herhalen, en denk dus vooral niet dat uw team het ook op die manier begrepen en onthouden heeft als u alles één keer heeft uitgelegd.