6.4 Flexibele roosters
voldoende bereikbaar
Een flexibel rooster is één van de meest voorkomende vormen van een flexibele werkplanning. Bij flexibel roosteren mogen werknemers zelf hun werktijden bepalen, zolang dit binnen de kaders van de bezettingseis en hun eigen contract valt en ze voldoende bereikbaar zijn in noodgevallen. Werknemers moeten natuurlijk wel het aantal uren draaien waarvoor ze betaald krijgen. Als het werk het toelaat, krijgen werknemers bij steeds meer organisaties toestemming om thuis te werken (zie hoofdstuk 7). Ook bij Het Nieuwe Werken (zie hoofdstuk 5) hoort een flexibele werkplanning.
6.4.1 De juiste balans vinden
gemakkelijk
in bochten wringen
Het grootste voordeel van flexibel roosteren is dat uw organisatie het werknemers gemakkelijker maakt om de juiste balans te vinden tussen werk en privé. Werknemers kunnen tenslotte werken wanneer dit hun het beste uitkomt. Vooral werknemers met kinderen vinden dit vaak handig. Ze hoeven bijvoorbeeld geen oppas te regelen als de kinderen een dagje vrij hebben van school. Op deze manier voorkomt uw organisatie ook dat werknemers zich in zo’n geval ziek melden of zich in allerlei bochten moeten wringen om iets te regelen, waardoor ze – als dit vaker voorkomt – uiteindelijk ziek uitvallen.
Productiviteit
Werknemers die hun werktijden zelf kunnen indelen, zijn over het algemeen tevredener. Daarnaast verzuimen ze minder. Dit komt ten goede aan hun productiviteit en uiteindelijk dus ook aan het bedrijfsresultaat.
Gezonde dosis discipline
zelfroosteren
Flexibel roosteren vraagt wel om een gezonde dosis discipline van werknemers. Dit geldt zeker voor de meest flexibele vorm: zelfroosteren. Hoe groter de invloed van werknemers op hun eigen werkrooster, hoe meer organisatietalent en discipline ze nodig hebben om echt aan de slag te gaan op de gekozen tijden en zich niet te laten afleiden.
Teugels
teugels laten vieren
Uiteraard vragen flexibele roosters ook iets van de leidinggevenden in uw organisatie. Zij moeten bereid zijn de teugels wat te laten vieren. Ze hebben minder toezicht en moeten erop vertrouwen dat hun werknemers de verantwoordelijkheid van flexibele uren aankunnen.
6.4.2 Invoeren
oriëntatie
proefdraaien
Als uw bestuurder flexibel roosteren wil invoeren, dan moet hij ervan uitgaan dat dit niet zo één-twee-drie is geregeld. Allereerst is een goede oriëntatie op de noodzaak om werktijden anders te organiseren belangrijk. Wat wil de organisatie er daadwerkelijk mee bereiken? Welke manier van flexibel werken past het beste bij uw organisatie? Daarnaast is het zaak om eerst een tijdje proef te draaien, om te kijken of de werknemers inderdaad een betere balans tussen werk en privé kunnen krijgen.
Verschillende roosters
voorkeursrooster
matching
Flexibel roosteren kent verschillende vormen.
- Diensten ruilen: zodra het rooster bekend is, ruilen collega’s ‘onhandige’ diensten met elkaar.
- Repeterend rooster: een individueel rooster dat is gebaseerd op een bepaalde cyclus (bijvoorbeeld vier weken) en dat zich blijft herhalen.
- Voorkeursrooster: de roostermaker inventariseert vooraf zowel de structurele als de individuele voorkeuren van werknemers.
- Intekenrooster: de roostermaker maakt een schema met het per dag benodigde aantal diensten. Werknemers tekenen vervolgens in op een dienst.
- Matching: de roostermaker stelt voor een periode de gewenste bezetting per uur of per dag vast. Werknemers geven daarna aan wanneer ze beschikbaar zijn.
- Zelfroosteren: werknemers bepalen zelf hun werktijden en diensten. Hier komt geen roostermaker aan te pas.
Bonuspunten en toeslagen
puntensysteem
Uw organisatie zal ondervinden dat niet iedere dienst even populair is bij flexibel roosteren. Er zijn veel werknemers die liever niet ’s nachts werken of die hun weekenden graag vrijhouden. Het kan dan ook voorkomen dat er voor bepaalde diensten te weinig werknemers zijn en voor andere diensten juist te veel. In dit geval zal een aantal werknemers teleurgesteld zijn: uw organisatie kan nu eenmaal niet aan alle wensen voldoen. Een puntensysteem kan uitkomst bieden. Door bonuspunten toe te kennen aan minder populaire diensten, lukt het vaak toch om genoeg werknemers te laten intekenen. Deze punten kunnen ze bijvoorbeeld later gebruiken om een keer voorrang te krijgen op een dienst naar keuze.
Wendbare werknemers een voorwaarde
competentie
Over het algemeen geldt dat flexibele werktijden vooral handig zijn als een organisatie veel breed inzetbare werknemers in dienst heeft. Zij kunnen verschillende taken oppakken en mogelijk verschillende functies uitvoeren, waardoor ze ook heel flexibel zijn bij het invullen van hun rooster. Bovendien kunnen werknemers op veel meer momenten aan de slag. Is er naar die ene competentie van een werknemer op een bepaalde dag geen vraag, dan kan hij mogelijk op die dag wel werken in een andere functie. Als uw organisatie besluit te gaan werken met flexibele werktijden, kan het nuttig zijn om bij de ontwikkeling van werknemers op brede inzetbaarheid te sturen.
Voorlichten
effecten
Uw organisatie is wettelijk verplicht om werknemers voor te lichten over de risico’s van onregelmatig werken en nachtwerk. Het is daarnaast belangrijk dat de leidinggevenden werknemers leren omgaan met de effecten van onregelmatige werktijden. Voorlichting over gezonde werktijden en zorgen voor bewustwording zijn zaken die u van uw bestuurder mag verwachten.
RI&E
Uw OR heeft twee belangrijke aandachtspunten als uw bestuurder flexibel werken wil gaan invoeren:
- Uw bestuurder moet de voorlichting voor werknemers goed organiseren en ervoor zorgen dat leidinggevenden monitoren tegen welke knelpunten werknemers aanlopen bij het nieuwe beleid.
- Bij flexibel werken horen andere arbeidsrisico’s. Mogen werknemers bijvoorbeeld hun werktijden ruimer uitspreiden – buiten de reguliere werktijden – dan moet er bedrijfshulpverlening aanwezig zijn als zij werken. Of gaan zij (meer) thuiswerken? Dan is het belangrijk dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Uw bestuurder moet de arbeidsrisico’s (laten) opnemen in de RI&E.
Hoewel werktijden op de eigen wensen aanpassen vaak gunstig is voor de balans tussen werk en privé, kunnen werknemers door de flexibiliteit ook juist over hun (gezondheids)grenzen heengaan. Spreek met uw bestuurder af dat leidinggevenden dit als aandachtspunt meekrijgen.