5.2 Dagelijks werk
Naast de meer overkoepelende trends waar AI een rol in speelt, is voor u waarschijnlijk meer van belang: wat kan ik er in mijn werk mee?
Denk bij een AI-toepassing aan opties voor automatische aanvullingen in tekstverwerkers. Nu gaat het erom dat de tools steeds slimmer worden en ook zelflerend zijn, waar u dus van kunt profiteren in uw werk.
Controle
hulpmiddel
toezicht
Het is goed om te beseffen dat AI altijd een hulpmiddel blijft voor uw werkzaamheden, en geen toverdoos waar u geen omkijken naar heeft. Menselijke controle blijft altijd nodig. Onderzoek wijst uit dat AI op de werkvloer tot ‘social loafing’ kan leiden, waarbij werknemers achterover gaan leunen, omdat ze verwachten dat technologie alle taken uit zichzelf prima uitvoert. Technologie implementeren kan valse zekerheid met zich meebrengen en het onderschatten van de noodzaak van menselijk toezicht en ingrijpen. Meer over de overwegingen bij de implementatie van AI op de werkvloer leest u in hoofdstuk 7. Nu volgt uitleg over een aantal onderdelen van uw werk waarbij AI u van dienst kan zijn.
5.2.1 Productiviteit
businessplan
AI is bij uitstek geschikt om de productiviteit in uw organisatie te verhogen. Er zijn allerlei toepassingen denkbaar waarbij AI kan helpen bij het automatiseren van repetitieve en tijdrovende taken. Denk aan het invoeren van gegevens, het maken van rapportages en het analyseren van data. Als u zelf geen lol haalt uit het schrijven van een voorstel voor een financier of een businessplan, kunt u in elk geval de opzet daarvan uitbesteden. Bestanden van de ene naar de andere map verplaatsen, mails archiveren of declaraties laten checken op basale punten: allemaal taken die u kunt uitbesteden aan techniek.
Als programma’s zelflerend zijn, worden ze steeds beter in deze repetitieve handelingen. U krijgt zo niet alleen meer gedaan in minder tijd, u krijgt vooral ook meer tijd om u te richten op meer strategische en creatieve taken.
Intelligentie
context
klantenservice
Met name AI-taalmodellen kunnen bestaande processen in uw organisatie veel slimmer maken. Dat komt onder meer doordat deze modellen in staat zijn om de context van een situatie te begrijpen en om een logische redenatie, die nodig is om een taak uit te voeren, zelf te reproduceren. Daarnaast kan het model gericht zoeken in grote informatiebergen en ongestructureerde data analyseren en verbanden zoeken.
Voorbeeld
databron
Een voorbeeld is een tool voor de klantenservice. Zulke chatbots bestaan al jaren, maar klanten zijn er niet altijd enthousiast over. Dat komt onder meer doordat de bot de context van een vraag nauwelijks begrijpt. Door de toevoeging van AI en taalmodellen kan de chatbot die context wél begrijpen. Bovendien snapt de tool veel beter welke databronnen binnen de organisatie het moet raadplegen om het goede antwoord te geven. Op deze manier kan AI dus veel meer intelligentie bieden, en daarmee werknemers ook echt taken uit handen nemen.
5.2.2 Plannen en organiseren
inbox
U kunt AI-toepassingen inzetten voor het slimmer organiseren van uw werk. Denk aan een tool die de binnengekomen mails en taken in uw inbox aan het begin van de werkdag categoriseert: wat moet u onmiddellijk aanpakken en wat kan nog even wachten? Op die manier heeft u bij de start van uw dag een overzicht van wat er moet gebeuren en kunt u direct beginnen met het wegwerken van die taken.
Werkschema
vergadering
werkdruk
AI-gestuurde tools kunnen naast het prioriteren van taken ook helpen bij het plannen van vergaderingen. Een AI-assistent kan bovendien helpen om uw werk nauwkeuriger uit te voeren. Zo maakt u minder fouten bij het plannen van afspraken of het organiseren van taken. Als dit alles optimaal werkt, gooit u de taken in een grote verzamelbak en maakt AI er voor u een overzichtelijk werkschema van. Uiteindelijk zou dit werkdruk kunnen verlagen.
Kantoorsoftware krijgt AI aan boord
samenvatten
De kans is groot dat u door het simpelweg gebruiken van kantoorsoftware ook steeds meer met AI te maken krijgt. Zo werkt Microsoft aan Copilot, een op generatieve AI gebaseerde assistent voor bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. In Word kan Copilot bijvoorbeeld helpen met het samenvatten en herschrijven van teksten op basis van een korte vraag (‘prompt’). Aan mailprogramma Outlook zouden gebruikers bijvoorbeeld na een week vakantie kunnen vragen: ‘Vat de mails samen die ik afgelopen week heb gekregen en markeer de belangrijkste items’. Ook Google werkt aan dergelijke toepassingen, voor zijn tekstverwerker Docs en het mailprogramma Gmail.
5.2.3 Betere communicatie
formuleren
Met generatieve AI (zie ook paragraaf 5.3) kan de communicatie op de werkvloer ook verbeterd worden. Dergelijke programma’s kunnen u helpen met het formuleren van bijvoorbeeld opbouwend kritische e-mails, of de input voor een tekst die een zakelijke connectie wel aanzet tot actie, maar niet beledigt. Waarschijnlijk krijgt u deze formuleringen zelf ook wel op papier, maar het kan nooit kwaad om te zien of uw AI-assistent met goede suggesties op de proppen komt.
Voor internationale organisaties zijn AI-vertaaltools erg nuttig. Deze toepassingen voor natuurlijke taalverwerking helpen bij het overbruggen van taalbarrières. Dat maakt internationale samenwerking en communicatie met collega’s en klanten uit verschillende landen eenvoudiger.
5.2.4 Persoonlijke ontwikkeling
leerwens
Dankzij AI is het mogelijk om online opleidingen veel meer op persoonlijke leerwensen toe te spitsen. Leerplatformen die draaien op AI, kunnen helpen bij het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en kennis, die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften en leerstijlen. Dat betekent dat werknemers niet meer een hele dag kwijt zijn met ‘one size fits all’-opleidingen, terwijl ze eigenlijk vooral een specifiek onderdeel van die opleiding nodig hadden. Of dat werknemers niet meer afhaken bij de training, omdat het instapniveau te laag of juist te hoog ligt.
5.2.5 Creativiteit en innovatie
oplossing
uitbesteden
Hoewel mensen zich natuurlijk graag laten voorstaan op hun creativiteit en innovatieve oplossingen voor problemen, kan het zomaar zijn dat er toch een oplossing is waar nog niet aan is gedacht. Daar kan AI uitstekend bij helpen. Door vragen te stellen aan AI-assistenten kunt u nieuwe ideeën opdoen, of suggesties uitvragen waar u verder mee kunt. AI kan ook patronen herkennen die u misschien weer op een idee brengen. En, terugkomend op het uitbesteden van herhalende taken aan techniek: daardoor heeft u als het even meezit ook meer tijd om aan nieuwe creatieve ideeën te werken. Of om te brainstormen over innovatie.
Programma’s die op basis van AI beeldmateriaal maken, kunnen u helpen bij presentaties of bij reclame. Wees u er wel van bewust dat er nog rechtszaken lopen over mogelijke auteursrechtenschendingen door deze beeldmakers.