4.1 Toestemming van werknemer
rechtvaardigt
Eén van de grondslagen die verwerking van persoonsgegevens door uw organisatie of de door u in de arm genomen verwerker rechtvaardigt, is als de werknemer toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meerdere specifieke doelen.
Rechtsgeldig
twee voorwaarden
Slechts onder twee voorwaarden is de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens rechtsgeldig:
- De werknemer heeft de toestemming via een duidelijke en actieve handeling gegeven.
- Uit de toestemming blijkt dat de werknemer deze uit vrije wil, specifiek en geïnformeerd geeft.
bewijzen
Wordt niet aan deze twee voorwaarden voldaan, dan is de toestemming niet rechtsgeldig en is verwerking van de persoonsgegevens niet gerechtvaardigd. Uw organisatie moet bewijzen dat er een geldige toestemming van de werknemers is verkregen voor de verwerking van hun persoonsgegevens. Het is vooral ingewikkeld de vrije wil aan te tonen.
Vraag werknemers bij indiensttreding niet al om algemene toestemming voor verwerkingen van persoonsgegevens. Zo’n generieke bepaling in een contract heeft weinig waarde, omdat u juist specifiek moet aangeven voor welke verwerking u toestemming vraagt en met welk doel.
Intrekken
op elk moment
HR-beleid
Het moet voor werknemers mogelijk zijn om hun toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op elk moment weer in te trekken – oftewel een opt-out – en uw organisatie moet hen hierover ook informeren. Het intrekken van de toestemming moet verder net zo eenvoudig zijn als het geven van de toestemming, dus zorg ervoor dat het HR-beleid van uw organisatie hierop is aanpast.
Als een werknemer zijn toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens intrekt, doet dit geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen voordat die intrekking plaatsvindt.