1.2 Het salarisdossier

Een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie wordt gevormd door de gegevens over het salaris en de arbeidsvoorwaarden van de werknemers.

verplichtingen organisatie

De loonadministratie (het salarisdossier) stelt u in staat om op elk gewenst moment inzicht te krijgen in de verplichtingen van de organisatie richting de werknemers. In veel organisaties is de loonadministratie door middel van een personeelsinformatiesysteem gekoppeld aan het personeelsdossier.

Indeling

indeling

loonheffingen

loonstaat

niet tot belaste loon rekenen

administreren

werkgevers­bijdrage

Per werknemer moet u informatie bijhouden over salaris, arbeidsvoorwaarden en verzekeringen. Ook bij de indeling van het salarisdossier (de loonadministratie) is het handig om vaste rubrieken aan te houden:

• Basiskaart: de Belastingdienst schrijft voor dat u voor elke werknemer een basiskaart bijhoudt. Hierop vermeldt u dezelfde gegevens als op de loonstrookjes.
• Salaris en loon in natura: in deze rubriek kunt u gegevens kwijt over alles waarover uw organisatie loonheffingen moet afdragen, zoals de hoogte van het salaris, periodieken, gratificaties en loon in natura. Ook informatie over belastingafdrachten, loonheffingen en premies kunt u onder deze categorie plaatsen. En uiteraard niet te vergeten: het bankrekeningnummer van de werknemer.
• Periodieke loonstaten: voor iedere werknemer moet uw organisatie een loonstaat aanleggen met daarin vastgelegd de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen. De loonstaat legt u ieder kalenderjaar aan vóór de eerste loonbetaling.
• Onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen: sommige hiervan hoeft uw organisatie onder voorwaarden niet tot het belaste loon van de werknemers te rekenen. U moet de bijbehorende (verplichte) gegevens in de loonadministratie vastleggen (zie ook hoofdstuk 3).
• Beschikkingen en verklaringen: heeft u van uw werknemer een afschrift van een beschikking of een verklaring van de Belastingdienst gekregen, dan bewaart u die bij de loonadministratie.
• Eindheffing: voor bepaalde vormen van het loon wordt de loonbelasting/premie volksverzekeringen geheven in de vorm van een eindheffing. Bij de loonadministratie moet u de gegevens administreren van de loonbestanddelen waarop eindheffing wordt toegepast.
• Levensloopregeling: voor werknemers die onder de overgangsregeling vallen – deze loopt tot 2022 – moet uit uw administratie of die van een in de spaarregeling aangewezen instelling blijken welke bedragen zijn gespaard – bijvoorbeeld in contanten, in effecten of in verzekeringspremies – en welke bedragen worden besteed.
• Verzekeringen: in dit onderdeel hoort informatie thuis over eventuele (collectieve) verzekeringen waaraan werknemers deelnemen – misschien wel via afspraken die in de cao zijn gemaakt – en bijvoorbeeld ook gegevens over de eventuele werkgeversbijdrage aan de (aanvullende) zorgverzekering van de werknemer.