5.6 Hoe behoudt u de controle?
nostalgie
Door dagelijks bezig te zijn met weggooien behoudt u de controle over de gegevens in uw organisatie. Na de inventarisatie van gegevens is het van belang om allereerst de gegevens te vernietigen die uw organisatie al had moeten vernietigen. Hierna kiest u wat u gaat bewaren. Ga ervan uit dat u alles weggooit, tenzij u gegevens bewaart vanwege bewaartermijnen, praktisch oogpunt of nostalgische waarde (zoals foto’s van bedrijfsuitjes).
5.6.1 Archief duurzaam inrichten
verwijderen
De volgende stap is het duurzaam inrichten van het archief. Hierbij plaatst u niet alleen gegevens in het archief, maar u denkt ook na over welke gegevens u wanneer weer uit het archief moet verwijderen. Door archiveren als een duurzaam proces te benaderen houdt u meer controle over uw archief. Uit een archief moet u ook gegevens verwijderen. In het proces van archivering moet verwijdering een doorlopend en duurzaam proces zijn!
5.6.2 Verwijderen uit alle systemen
back-up
Belangrijk bij de laatste stap van archiveren is dat de gegevens die u archiveert niet meer in andere systemen of back-ups in uw organisatie staan. Zodra gegevens naar het fysieke of digitale archief gaan, moet u alle kopieën en oudere versies van het document uit het operationele systeem verwijderen.
Zowel bij een fysiek als digitaal archief − niet alleen op de harde schijf maar ook op de netwerkserver of in de cloud − is het van belang om duplicaten van gegevens te verwijderen om het overzicht in het archief te houden.