6.5 Arbo- en bedrijfsartsen en weggooien
Een werknemer meldt zich ziek. Wat mag u als werkgever allemaal vragen over het ziekteverzuim en welke gegevens mag u over het ziekteverzuim van de werknemer verzamelen en verwerken?
Het verschil: bedrijfsarts en arboarts
specialisatie
Wat is een bedrijfsarts eigenlijk? Een bedrijfsarts heeft na zijn basisopleiding tot arts een vierjarige specialisatie tot bedrijfsarts gevolgd. In principe mag alleen de bedrijfsarts de beoordeling van een zieke werknemer en de verzuimbegeleiding op zich nemen.
Arboarts
delegeren
ondertekenen
Een arboarts is een basisarts. Hij heeft hierdoor minder bevoegdheden dan een bedrijfsarts. Een bedrijfsarts kan wel bepaalde taken delegeren aan een arboarts. De arboarts mag deze taken alleen uitvoeren onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts. In de correspondentie met de werkgever of werknemer moet wel duidelijk zijn dat de arboarts een basisarts is. Een arboarts mag een brief dus niet ondertekenen als bedrijfsarts.
6.5.1 Bijzondere gegevens
gezondheid
Gezondheidsgegevens vallen onder de AVG in de categorie bijzondere persoonsgegevens en die mag u alleen verwerken als er een uitzondering in de wet staat. Dat mag eigenlijk alleen in de volgende gevallen:
- De persoon geeft nadrukkelijk toestemming voor de verwerking. Toch is toestemming alleen niet voldoende. De werknemer is immers afhankelijk van u als werkgever voor zijn loon.
- De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de re-integratie of begeleiding van de werknemer tijdens het ziekteverzuim.
In principe mag alleen de arbodienst of de bedrijfsarts medische gegevens van een werknemer verwerken.
6.5.2 Noodzakelijke gegevens
doorbetalen
noodzakelijk
U moet natuurlijk wel weten of u (een deel van) het loon moet doorbetalen en of u een declaratie moet indienen bij een verzuimverzekeraar of UWV. De bedrijfsarts of de arbodienst mag u dus alleen gegevens doorgeven die hiervoor noodzakelijk zijn. Als werkgever mag u niet vragen naar de aard of de oorzaak van het ziekteverzuim.
Zieke werknemer. Ga toch adequaat in gesprek!
re-integratie
controleren
Er is veel te doen over de bescherming van de privacy van een zieke werknemer. Wat mag u als werkgever dan wel vragen bij ziekte van een werknemer?
- U mag om gegevens vragen die noodzakelijk zijn voor de voortgang van lopende activiteiten en afspraken.
- U mag beginnen met het aanleggen en bijhouden van een re-integratiedossier of verzuimdossier.
- U mag de arbodienst of de bedrijfsarts inschakelen bij de ziekmelding.
- U mag aan de werknemer vragen op welke termijn hij weer aan het werk zou kunnen gaan.
- U mag controleren of een werknemer daadwerkelijk ziek is. Zo kunt u bijvoorbeeld tijden opstellen waaraan een werknemer zich moet houden om thuis te zijn zodat de bedrijfsarts kan langskomen. Wees daarbij wel redelijk!
6.5.3 Bewaartermijn
inzage
Gegevens over ziekteverzuim moet u zeven jaar bewaren en die moeten beschikbaar zijn voor inzage mocht een (oud-)werknemer hiernaar vragen. Het re-integratiedossier, ook wel het verzuimdossier genoemd, moet u twee jaar na het eind van het dienstverband verwijderen. In dit dossier staan alle afspraken en formulieren met betrekking tot de integratie van de zieke werknemer.
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een overzicht van veelvoorkomende bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens én fiscale en bedrijfsgegevens.