1.1 Wat is archiveren?

toekomst

mythes

Archiveren is het creëren, onderhouden en bewaren van informatie op zo’n manier dat deze nu en in de toekomst voor andere doeleinden (her)gebruikt kan worden. Hieronder volgen enkele hardnekkige archiveringsmythes die u zeker niet moet geloven. Anders kunt u zonder dat u het in de gaten heeft de wet overtreden (zie paragraaf 3.3).

1.1.1 Archiveren versus alles bewaren

relevant

Archiefwaardige documenten zijn documenten die direct relevant zijn (geweest) voor de algemene bedrijfsvoering. Het zijn stukken die nodig zijn om verantwoording af te leggen of waarvan toekomstig (her)gebruik wordt verwacht.

Voorbeelden van niet-archiefwaardige gegevens zijn:

• uitnodigingen,
• film- en fotomateriaal;
• kopieën;
• reclamedrukwerk;
• mededelingen;
• correspondentie van persoonlijke aard.

1.1.2 Archiveren versus alles opruimen

digitaal archief

Archiveren is niet hetzelfde als een opruimsessie. Hoewel een dergelijke actie een goed begin kan zijn. Als u nooit eerder heeft gearchiveerd, is archiveren veel meer dan het overhevelen van ‘oude’ documenten naar een (digitale) archiefkast. Hier gaat een cruciaal proces aan vooraf. U leest alles hierover in paragraaf 2.1.

Toekomstig gebruik

bruikbaar

Ook tijdens het creëren, gebruiken en selecteren van de te archiveren gegevens moet u erop toezien dat de stukken die in het archief belanden nu en in de toekomst bruikbaar zijn voor de doeleinden waarvoor u ze wilt (her)gebruiken.

1.1.3 Archief versus administratie

verzameling gegevens

archiefwaardig

Een goed bijgehouden administratie wordt vaak ten onrechte gezien als een archief. Een administratie is een verzameling gegevens of documenten die nodig is voor dagelijkse werkzaamheden, zoals stukken over betalingen binnen lopende projecten. Deze stukken zijn niet altijd nodig voor toekomstig (her)gebruik en dus niet per definitie archiefwaardig. Een administratie kan een archief worden, maar dat is niet altijd het geval.

1.1.4 Archief versus back-up

zorgvuldig

Zowel in juridisch als technisch opzicht is een archief niet hetzelfde als een back-up. Een archief is de opslag van een zorgvuldige selectie van gegevens met als doel het raadplegen of (her)gebruiken van (oude) gegevens. Dit raadplegen kan bedrijfsmatig zijn, bijvoorbeeld wanneer u gegevens uit een oud contract nodig heeft, maar ook vanuit een juridische verplichting, bijvoorbeeld in het kader van fraudedetectie.

Reservekopie

reservekopie

Een back-up is een reservekopie die als doel heeft uw gegevens te herstellen wanneer deze verloren gaan of beschadigd raken. Wanneer u een back-up herstelt, dan gaat het vaak om de gehele database op een bepaald tijdstip. Bijvoorbeeld alles wat vorige week vrijdag om 08:00 uur in uw personeelsadministratie- en salarissysteem stond.