7.3 Projectgegevens
Projectgegevens zijn speciale gegevens die vaak worden vergeten als het gaat om archiveren. De reden hiervoor is dat projecten meestal naast de bestaande bedrijfsvoering worden uitgevoerd. Projectgegevens hebben vaak ook geen plaats in de reguliere financiële en salarisadministratie, behalve dan in het kader van budgettering.
7.3.1 Mix van gegevens
Toch is het relevant om goed naar deze groep van gegevens te kijken, omdat daarin vaak een mix van gegevens is terug te vinden, zoals:
- persoonsgegevens;
- klantgegevens;
- productgegevens;
- financiële gegevens;
- gegevens over de resultaten van een (terugkerend) project en de voortgang.
7.3.2 Projectverslagen
Met name de resultaten van een project en projectverslagen moet u ergens een plek geven in de vastlegging. Het is zeker verstandig om dit te doen als er bijvoorbeeld werknemers van verschillende (buitenlandse) vestigingen bij het project betrokken zijn geweest. Op deze wijze kunt u een substantiële overschrijding van het budget sneller signaleren en kunt u misschien nog op tijd ingrijpen.
7.3.3 Overige gegevens
Voor de archivering van de overige gegevens is het van belang om te weten of het project eenmalig van aard is of een terugkerend fenomeen. Gaat het om een terugkerend fenomeen? U hoeft dan maar een minimum aan gegevens te bewaren om het project weer op te starten, naast uiteraard de resultaten van het project zelf.
De jaarrekening
De volgende vraag is of de kosten en baten van het project materieel zijn. Anders gezegd, leveren de kosten of baten een substantiële bijdrage aan de jaarrekening? Zo ja, dan moet u dat onderdeel van de jaarrekening maximaal zeven jaar bewaren (zie paragraaf 6.1).
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een overzicht van veelvoorkomende bewaartermijnen voor fiscale en bedrijfsgegevens.
Eigenaar
Tot slot is er nog de vraag: wie was de eigenaar van het project? Het projectdossier heeft voor de eigenaar misschien meer dan alleen een juridische waarde. Het kan zijn dat hij het dossier om redenen van kennismanagement langer wil bewaren, bijvoorbeeld om te leren van gemaakte fouten of juist om succesvolle innovaties door te voeren in de dagelijkse bedrijfsvoering.