6.1 Fysiek versus digitaal bewaren
bedrijfsproces
De opslag en het beheer van gegevens zijn twee belangrijke bedrijfsprocessen. Waar gaan alle gegevens die binnenkomen eigenlijk naartoe? En waar worden ze opgeslagen?
6.1.1 Wat zegt de wet?
jaarrekening
Het klinkt vanzelfsprekend dat niet alle documenten worden uitgeprint en opgeslagen in een fysiek archief en dat andersom niet alle fysieke documenten digitaal worden opgeslagen. Het dubbel opslaan van gegevens is nutteloos en veroorzaakt verwarring. Toch zijn er geen wettelijke verplichtingen voor het hebben van een fysiek of digitaal archief. Zo moet u bij een controle kunnen aantonen dat u bepaalde documenten heeft opgeslagen. De jaarrekening van een organisatie moet u bijvoorbeeld in fysieke vorm voor zeven jaar bewaren.
Spelen externe partijen een belangrijke rol in de verwerking van persoonsgegevens onder uw verantwoordelijkheid? Gebruik de tool Controleer uw leveranciers bij de beveiliging van gegevens op Rendement Online om te controleren of zij zich aan de afspraken houden.
6.1.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
opslagplaats
Veel organisaties gebruiken zowel een digitaal als fysiek archief. Beide archieven moet u bijhouden en opschonen. Hoe worden de documenten vernietigd als de bewaartermijn verlopen is en wie doet het? Een digitale opslagplaats is inzichtelijk en vaak makkelijk doorzoekbaar.
Beveiliging
toegang
Toch moet u er rekening houden met wie er allemaal toegang tot bepaalde bestanden heeft. Bij een fysiek archief zijn er vergelijkbare vragen over beveiliging. Waar staat het archief en wie heeft er toegang tot deze ruimte? Denk hier van tevoren goed over na!