8.4 Fiscale bewaarplicht
zeven jaar bewaren
U moet boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor de aangiften van uw onderneming van belang kunnen zijn gedurende zeven jaar bewaren.
Basisgegevens
Dit betekent dat u de basisgegevens van uw onderneming in ieder geval zeven jaar moet bewaren. Onder deze basisgegevens vallen de volgende gegevens:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
De verplichting om de gegevens een paar jaar te bewaren stopt niet bij het einde van de onderneming of als uw onderneming geen werknemers meer in dienst heeft.
Afwijkende termijn
vijf jaar
Voor bepaalde gegevens geldt een afwijkende termijn. Zo moet u loonbelastingverklaringen of formulieren met gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van de werknemer heeft gekregen tot ten minste vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking bewaren.
Auto van de zaak
bewaren
In dit dossier bent u verschillende zaken tegengekomen die u moet bewaren. Hieronder vind u een overzicht:
- tankbonnen van werknemer (paragraaf 1.4): zeven jaar bewaren;
- kopie Verklaring geen privégebruik auto (paragraaf 2.2): vijf jaar bewaren nadat de auto niet meer ter beschikking staat;
- (ondersteunend bewijs) rittenregistratie (paragraaf 2.3): zeven jaar bewaren;
- verbod privégebruik auto van de zaak (paragraaf 2.4): vijf jaar bewaren nadat de auto niet meer ter beschikking staat;
- ondertekende Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto (paragraaf 3.6): vijf jaar bewaren nadat de auto niet meer ter beschikking staat.
Start bewaartermijn
actuele waarde
De actuele waarde van documenten is van belang voor de aanvang van de bewaartermijn. Zolang een stuk nog actuele waarde heeft, maakt het deel uit van uw administratie en moet u het bewaren. Pas vanaf het einde van het (boek)jaar waarin het stuk geen actualiteitswaarde meer heeft, begint de bewaartermijn te lopen.