2.4 Ander bewijs
vrije bewijsleer
Niet alleen een Verklaring geen privégebruik auto of een sluitende rittenregistratie kan als bewijs dienen voor het achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik. Er geldt hierbij namelijk de zogenoemde vrije bewijsleer.
Verbod
vastleggen
toereikend
Als aanvaardbaar bewijs geldt bijvoorbeeld ook een verbod op privégebruik van de auto van de zaak. U moet zo’n verbod dan wel schriftelijk vastleggen en bij de loonadministratie bewaren. Bovendien moet u voldoende toezicht houden op naleving ervan – en uw bevindingen vastleggen – en bij overtreding passende sancties opleggen, zoals een geldboete of ontslag. Verder mag de werknemer niet verzekerd zijn voor het privégebruik en moet hij privé zelf ook een auto hebben. Deze registraties worden toereikend geacht voor toezicht op naleving of constatering van overtreding van zo’n verbod:
- controleren van kilometerstanden;
- toezicht op boetes wegens verkeersovertredingen;
- schademeldingen;
- opgaaf leasemaatschappij van aantal gereden kilometers;
- brandstofverbruik;
- tanken buiten werktijd.
voorbeeld
Uitsluitend een schriftelijk verbod op privégebruik, zonder (afspraken over) controle op naleving ervan, geldt niet als voldoende bewijs voor het niet bijtellen. Ook een gespecificeerde schatting van zakelijke kilometers met de auto van de zaak voldoet niet.
Via rendement.nl/salarisdossier kunt u een handig voorbeeld vinden van een verbod op privégebruik dat u met de werknemers rond de auto van de zaak kunt afspreken.
Collectief
afspraak
bewijs
Uw onderneming kan ook een collectieve afspraak met de Belastingdienst maken over het verbod op privégebruik van de auto van de zaak en het toezicht daarop. Deze afspraak voor (een groep) werknemers dat privégebruik niet is toegestaan en u daar aantoonbaar toezicht op houdt, moet u altijd schriftelijk vastleggen.
De schriftelijke afspraak met de fiscus geldt dan als bewijs voor het achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik. De werknemer hoeft in dat geval ook geen rittenadministratie bij te houden.
U kunt er ook gewoon standaard van uitgaan dat de werknemers de bijtellingsgrens op jaarbasis zullen overschrijden. U doet dan de bijbehorende bijtelling en berekent daarover loonheffingen. Op die manier kiest u de veilige weg en houdt u in elk geval niet te weinig in.