4.2 Uw fiscale plichten
Tegenover rechten staan doorgaans ook plichten. De Belastingdienst heeft deze plichten nodig om zijn taak te kunnen uitvoeren en u waar nodig aan uw jasje te kunnen trekken. Centraal in uw contact met de Belastingdienst staat de aangifte. Daar beginnen dan ook uw plichten.
4.2.1 Aangifteplicht
uitnodiging
Als de Belastingdienst vermoedt dat u of uw onderneming belastingplichtig of inhoudingsplichtig is voor een bepaalde belasting, ontvangt u een uitnodiging tot het doen van (elektronische) aangifte. Heeft u zo’n uitnodiging ontvangen, dan bent u verplicht deze aangifte in te dienen.
Krijgt u binnen zes maanden na het ontstaan van de belastingschuld geen uitnodiging maar bent u wel belastingplichtig, dan moet u binnen twee weken na het verstrijken van die zes maanden verzoeken om een uitnodiging.
Wettelijke termijn
verlengen
Hierbij is niet relevant of u of uw onderneming de belasting daadwerkelijk is verschuldigd. U (of uw vertegenwoordiger) moet deze aangifte binnen de wettelijke termijn indienen. U kunt deze aangiftetermijn verlengen door een verzoek tot uitstel voor het indienen van de aangifte te doen bij de Belastingdienst. Als u niet of niet binnen de gestelde termijn aan uw aangifteplicht voldoet, krijgt u een bestuurlijke boete opgelegd (zie hoofdstuk 6).
4.2.2 Informatieplicht
juiste vaststelling
beperkt
Om uw aangifte te kunnen beoordelen, moet de inspecteur over voldoende gegevens beschikken. U bent verplicht om de gegevens te verstrekken die voor de juiste vaststelling van uw belastingschuld van belang kunnen zijn. Deze gegevens moet u duidelijk, stellig en zonder voorbehoud aan de Belastingdienst verstrekken. Deze informatieplicht geldt ook als de inspecteur naar aanleiding van uw aangifte nog aanvullende vragen heeft. Deze bevoegdheid wordt slechts beperkt door de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het vertrouwensbeginsel en het evenredigheidsbeginsel.
Informatiebeschikking bij weigering
bezwaar en beroep
Geeft u onvoldoende informatie aan de Belastingdienst, dan kan de inspecteur u een informatiebeschikking sturen. Hij geeft in die beschikking aan welke informatie hij van u nodig heeft. U kunt in bezwaar en beroep gaan tegen deze informatiebeschikking. Reageert u niet en is de beschikking onherroepelijk, dan is er sprake van omkering van de bewijslast. Dit betekent dat u moet bewijzen dat het door de fiscus gestelde onjuist is.
Derden
verifiëren bij derden
Voor een goed beeld van de feiten kan de inspecteur niet altijd volstaan met het opvragen van alleen informatie bij u. Om de door u verstrekte informatie aan te vullen of te verifiëren mag de inspecteur gegevens bij derden opvragen. Zo kan hij het door u opgegeven saldo van leningen bijvoorbeeld vergelijken met gegevens van de bank. Als u zelf onvoldoende gegevens heeft bewaard, is informatie van derden soms zelfs de enige mogelijkheid voor de inspecteur om een goed beeld van de feiten te krijgen.
4.2.3 Administratie- en bewaarplicht
controles uitvoeren
Op grond van de wet moet elke administratieplichtige een administratie voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers bewaren. Deze verplichting is opgenomen om de Belastingdienst in staat te stellen om controles uit te voeren.
U moet uw administratie duidelijk en inzichtelijk vastleggen voor het geval de inspecteur de gegevens in uw administratie komt controleren.
Administratieplichtige
U bent administratieplichtig als u behoort tot één van de volgende groepen:
- lichamen zoals een bv, nv, stichting of vereniging;
- natuurlijke personen die een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefenen in de vorm van een eenmanszaak, een maatschap of een vennootschap onder firma;
- natuurlijke personen die inhoudingsplichtig zijn (dit geldt voor de loonheffingen);
- natuurlijke personen die vermogensbestanddelen aan hun bv ter beschikking stellen.
Met andere woorden: iedereen die in Nederland een onderneming uitoefent, is administratieplichtig.
Inhoud administratieplicht
wijze van administreren
In de wet vindt u ook wat die administratieplicht precies inhoudt. U moet alles rond uw onderneming op zodanige wijze administreren en bewaren dat uw rechten en plichten en de gegevens die van belang zijn voor de heffing van de belasting, hieruit duidelijk blijken. De wet vertelt niet hoe u de administratie moet inrichten.
U bent vrij in de wijze waarop u de administratie inricht, voert en bewaart. Wel moet u dat op zo’n manier doen, dat controle van de administratie door de Belastingdienst binnen een redelijke termijn mogelijk is.
Bewaarplicht
zeven jaar
U moet boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor uw aangiften van belang kunnen zijn gedurende zeven jaar bewaren. Dit betekent dat u de basisgegevens van uw onderneming in ieder geval zeven jaar moet bewaren. Onder deze basisgegevens vallen de volgende gegevens:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
Afwijkende termijn
ten minste vijf jaar
tien jaar
Voor bepaalde gegevens geldt een afwijkende termijn. Zo moet u loonbelastingverklaring, gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van de werknemer heeft gekregen tot ten minste vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een afwijkende termijn. Vanwege de herzieningstermijn in de BTW voor onroerende zaken moet u deze gegevens tien jaar bewaren.
Start van de bewaartermijn voor uw administratie
actuele waarde
De actuele waarde van documenten is van belang voor de aanvang van de bewaartermijn. Zolang een stuk nog actuele waarde heeft, maakt het deel uit van uw administratie en moet u het bewaren. Pas vanaf het einde van het (boek)jaar waarin het stuk geen actualiteitswaarde meer heeft, begint de bewaartermijn te lopen.
4.2.4 Documentatieplicht
gelieerde vennootschappen
Voor de vennootschapsbelasting geldt een documentatieplicht voor gelieerde vennootschappen. Hiermee wil de Belastingdienst zeker stellen dat de informatie die nodig is om de zakelijkheid van onderlinge transacties te beoordelen, ook daadwerkelijk aanwezig is.
Relatie
Van gelieerdheid is sprake als een lichaam of een natuurlijke persoon (on)middellijk deelneemt aan de leiding van of het toezicht heeft op het kapitaal van een ander lichaam. Denk hierbij aan de relatie tussen moeder- en dochtervennootschappen.
4.2.5 Geheimhoudingsplicht
vertrouwelijke gegevens
U heeft ook zelf een geheimhoudingsplicht als het gaat om vertrouwelijke gegevens van de Belastingdienst. Deze mag u niet aan derden verstrekken.
4.2.6 Identificatieplicht
werknemers identificeren
Als inhoudingsplichtige bent u verplicht om de bij uw onderneming werkzame werknemers te identificeren. Het draait bij de identificatieplicht om drie onderdelen:
- verificatieplicht;
- bewaarplicht;
- zorgplicht.
Verificatieplicht
nieuwe werknemer
U moet bij indiensttreding de identiteit van uw nieuwe werknemer verifiëren. De werknemer is verplicht om u een geldig, origineel identiteitsbewijs te tonen en hij moet tevens in het bezit zijn van een geldig burgerservicenummer (BSN). U bent verplicht het getoonde identiteitsbewijs te controleren op echtheid.
Bewaarplicht
kopie identiteitsbewijs
De controlerende instanties moeten de administratie op de werkplek kunnen raadplegen. U moet een kopie van het bij indiensttreding getoonde identiteitsbewijs in uw administratie bewaren.
Het nummer en de aard van het document (paspoort of ID-kaart) moet u in uw administratie registreren en tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Zorgplicht
legitimeren
Uw werknemers moeten tijdens hun werkzaamheden een origineel en geldig identiteitsbewijs bij zich dragen om zich te kunnen legitimeren. Dit mag ook een Nederlands rijbewijs zijn. In geval van controle moet u de werknemers in de gelegenheid stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. Dit kan inhouden dat zij tijdelijk hun werkplek moeten verlaten om het document te pakken.
4.2.7 Plicht toegang te verlenen tot gebouwen
betrekking op onderzoek
Als u een inspecteur op bezoek krijgt, bent u verplicht om hem toegang te verlenen tot alle gedeelten van uw onderneming. Deze toegang moet wel betrekking hebben op het (boeken)onderzoek dat hij of een andere deskundige verricht.
De Belastingdienst moet zich bij deze plicht houden aan de tijden waarop u en uw werknemers in het gebouw werken. Bij een bakker kan de Belastingdienst dus in principe ‘s ochtends in alle vroegte toegang vragen.