6.4 Elektronisch factureren

Het is toegestaan facturen op papier of elektronisch uit te reiken. De verzending of terbeschikkingstelling aan de ontvanger van de factuur en de opslag ervan verlopen in dat geval via elektronische apparatuur.

Vormvrij

pdf-bestand

Het elektronisch factureren is vorm- en middelvrij. U kunt dus elektronische facturen uitreiken zonder gebruikmaking van de geavanceerde elektronische handtekening of EDI, bijvoorbeeld door aanlevering van een pdf-bestand. Wel moet u kunnen aantonen dat de elektronische factuur door u is verstuurd (authenticiteit) en dat de elektronische factuur onveranderd is (integriteit).

Authenticiteit en integriteit

handtekening

afstemmen

BTW-aftrek

Door een geavanceerde elektronische handtekening op de factuur te zetten zijn de authenticiteit en de integriteit beter te waarborgen. Het is raadzaam om vooraf met de Belastingdienst af te stemmen of hij de authenticiteit en integriteit van de voorgestelde wijze van elektronisch factureren voldoende gewaarborgd acht. Zo voorkomt u mogelijke problemen en discussies achteraf. Het niet voldoen aan de factuurvereisten kan er bij de opsteller van de factuur toe leiden dat de Belastingdienst een boete oplegt (maximaal € 5.514 per factuur). En bij de ontvanger van de factuur kan de Belastingdienst de BTW-aftrek weigeren.