5.4 E-mails weggooien
vergaarbak
Een voorbeeld van onoverzichtelijke ongestructureerde gegevens is uw e-mail. Vaak wordt de map ‘postvak in’ gebruikt als een vergaarbak van mails waarbij de mailbox als een soort zoekmachine wordt gebruikt. Door de enorme hoeveelheid aan mails in uw postvak is het moeilijk om iets terug te vinden. Overbodige e-mails moet u weggooien!
5.4.1 Mailbox opschonen
overzichtelijk
opstapelen
onderverdelen
Naast uw administratie is het goed om ook uw e-mailaccount regelmatig op te schonen. Door uw inbox overzichtelijk te houden wordt het gemakkelijker om informatie terug te vinden. Enkele praktische tips voor het effectief bijhouden en opschonen van uw mailbox:
- Zorg ervoor dat uw ongelezen berichten zich niet opstapelen. Lees de nieuwe berichten die binnenkomen en verwijder de berichten die niet relevant zijn of die u niet wilt hebben.
- Gebruik verschillende mappen om uw e-mail onder te verdelen en structuur aan te brengen in uw inbox.
- Markeer ongewenste berichten gelijk als spam om te voorkomen dat u deze berichten opnieuw ontvangt.
- Schrijf u uit voor nieuwsbrieven die u niet leest. Dit beperkt het aantal berichten dat u binnenkrijgt in uw inbox.
E-mailaccount van ex-werknemer aanhouden
e-mailadres
Het aanhouden van een zakelijk e-mailaccount na uitdiensttreding van een werknemer kan handig zijn. Want relaties of klanten die het oude e-mailadres nog gebruiken, kunnen dan alsnog geholpen worden door uw organisatie. U moet hiervoor de werknemer om toestemming vragen voordat hij uit dienst treedt.
Belang
zakelijk
personeels- reglement
Het is verstandig om het e-mailadres aan te houden gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van uw organisatie. Voor het bedrijfsbelang is het te rechtvaardigen dat u het zakelijke e-mailaccount voor bijvoorbeeld zes maanden na het dienstverband mag aanhouden voor mogelijk belangrijke mail. Neem de afspraken over het aanhouden van een e-mailaccount na uitdiensttreding in ieder geval op in het personeelsreglement. Op die manier weten de werknemers dit van tevoren.
5.4.2 E-mailmanagement
duurzaam
E-mailprogramma’s als Outlook, Groupwise en Lotus Notes zijn handig om de correspondentie over lopende zaken af te handelen. Toch zijn zulke programma’s niet echt geschikt om e-mail op een duurzame manier op te slaan, te beheren en toegankelijk te houden.
registreren
Er zijn gelukkig systemen op de markt die integraal e-mailmanagement mogelijk maken. Met een documentmanagementsysteem kunt u zowel inkomende als uitgaande e-mailberichten direct centraal registreren (zie hoofdstuk 8). Het bericht wordt door het systeem – samen met de eventuele bijlage(n) – opgeslagen. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail en de bijlagen apart van elkaar op te slaan. Dit proces zal bijna helemaal automatisch verlopen als u er maar voor zorgt dat de software de juiste instellingen heeft.