7.5 Fileshares
Een andere gegevensdrager die veel kopzorgen geeft, zijn de fileshares, beter bekend als gemeenschappelijke schijven. Iedere organisatie lijkt er nog steeds één te hebben, ondanks de opkomst van applicaties die een groot deel van dezelfde functionaliteit én zelfs meer bieden.
Versiebeheer
Wat is het grote probleem van fileshares? Hier speelt vooral het gebrek aan beleid, regels en richtlijnen over de inrichting een rol. Maar de echte reden waarom pogingen tot archiveren hier stranden, is vaak versiebeheer. Omdat iedereen toegang heeft tot de schijven en iedereen dezelfde rechten, heeft het wegzetten van documenten in mapjes weinig toegevoegde waarde. Het is bijna onmogelijk om bij alle schijven alle versies na te lopen om te kijken wat de juiste versie is. Stelregel is hier: zet elke laatste versie die als volledig wordt gezien onmiddellijk om naar een onveranderbaar format (zoals pdf).
Een omschrijving van het document op basis van de richtlijn GHOPT (gezichtspunt, handeling, omschrijving, plaats, tijd) bevordert de consistentie van aanduiding en heeft dus de voorkeur boven individuele keuzes.