4.6 Communicatie en training
Goede communicatie en training zijn essentieel om het bcp in uw onderneming goed te laten werken.
4.6.1 Communicatie en training voor de crisis
interactief
Uw bv moet de opgestelde plannen, scenario’s en draaiboeken formaliseren en communiceren naar de werknemers. Zorg er ook voor dat u regelmatig trainingen geeft en verschillende scenario’s belicht. Maak trainingen bij voorkeur interactief, zodat werknemers meemaken en wennen aan wat er tijdens een crisis kan gebeuren.
4.6.2 Communicatie tijdens de crisis
kanalen
Daarnaast is het belangrijk om tijdens de crisis, verschillende kanalen tot uw beschikking te hebben voor communicatie. Er moet ook beschreven zijn op welke manieren uw bv zowel intern naar werknemers, als ook extern naar leveranciers, partners en media kan communiceren.
Belang van goede en snelle communicatie
tegenstrijdige berichten
imagoschade
De volgende voorbeelden laten het grote belang van communicatie zien:
- Verkeerde communicatie door een chemiebedrijf, de omliggende gemeenten en de overheid. De crisiscommunicatie tijdens een brand bij een chemiebedrijf was een chaos door tegenstrijdige berichten, aldus de media. Onvolledige informatie en trage communicatie zorgden voor verwarring en frustratie bij omwonenden.
- Door een storing waren klanten van een telecomonderneming een aantal dagen telefonisch onbereikbaar. De onderneming loste dit op door hier snel op te anticiperen. Door excuses en de mogelijkheid eventuele opgelopen schade te kunnen declareren, beperkte zij de imagoschade.
4.6.3 Crisiscommunicatieplan
belang- hebbende
Het handigst is als u een lijst heeft met zowel interne als externe belanghebbenden, zodat u hen eenvoudig, snel en efficiënt kunt informeren bij een crisis. Daarnaast moet u processen implementeren voor de formele besluitvorming tijdens een crisis.
Communicatiestrategie
Met een communicatieplan wordt inzichtelijk wat uw bv wil bereiken op het gebied van communicatie tijdens een crisis. Het beschrijft uw communicatiestrategie waarin u bepaalt wie uw doelgroep is, welke boodschap u wilt overbrengen en met welke middelen. Het kan ook handig zijn om na te denken over of u tijdens een crisis nog op dezelfde manier besluiten wilt nemen. Misschien kiest u ervoor dat bepaalde werknemers tijdens een crisis zelf besluiten mogen nemen. Al deze aspecten moet u opnemen in een crisiscommunicatieplan, zodat er tijdens de crisis geen onduidelijkheden meer bestaan over de communicatie.