7.2 Realiseer kostenbesparingen door te outsourcen
bijsturen
Door regelmatig tussentijdse rapportages te maken, houdt u een vinger aan de pols en is het mogelijk om tijdig bij te sturen. Op basis van die rapportages kunt u achterhalen welke kostenposten te hoog zijn, maar ook op welke manieren er geld bespaard kan worden. Outsourcen is dan een optie.
7.2.1 Ondersteunende diensten uitbesteden
dienst- verlener
Vooral ondersteunende diensten komen voor uitbesteding in aanmerking. Denk hierbij bijvoorbeeld aan schoonmaak, IT, telemarketing, loonadministratie en boekhouding. Ga altijd selectief te werk bij het kiezen van de leveranciers en dienstverleners, want het is de bedoeling dat uw onderneming zo weinig mogelijk risico loopt.
Schoonmaak
schade
Vaak is de schoonmaak één van de eerste taken die wordt uitbesteed, omdat het meestal moeilijk is om er vast personeel voor te vinden. Bij de selectie van een schoonmaakbedrijf is het belangrijk dat de werknemers van dat schoonmaakbedrijf verzekerd zijn voor ongevalrisico’s. U moet niet degene zijn die verantwoordelijk is voor de schade.
Stel een service level agreement op, waarin de relatie met het schoonmaakbedrijf punt voor punt is geregeld en waarin duidelijk staat aangegeven welke kwaliteit het moet leveren en hoe deze wordt gemeten.
IT-diensten
software
Ook de hard- en de software waarvan alle afdelingen gebruikmaken is belangrijk voor de voortgang van de onderneming. Als uw onderneming niet beschikt over mensen met voldoende kennis hiervan en u niet afhankelijk wilt zijn van één persoon, is het verstandig om (een deel van) de IT-diensten uit te besteden aan een externe partij. U kunt kiezen voor volledige of gedeeltelijke uitbesteding.
Let er bij gedeeltelijke uitbesteding op dat wat uw onderneming zelf doet een makkelijk af te bakenen takenpakket is. Het komt maar al te vaak voor dat er bij onduidelijkheden naar de andere partij wordt gewezen, terwijl het probleem in de tussentijd niet wordt opgelost.
Telecommunicatie
online
Door de integratie van computer en telefoon én alle mogelijkheden van online ontmoetingen die dankzij de coronacrisis in sneltreinvaart zijn opgetuigd, is de telecommunicatie inmiddels een vak apart geworden. Ook deze activiteit leent zich prima voor uitbesteding. Bijna alle ondernemingen zijn min of meer afhankelijk van communicatie via de digitale snelweg. Een paar uur zonder deze techniek kan dan behoorlijk veel schade opleveren.
fout
e-mailverkeer
Maar let op: als er maar één fout gemaakt wordt, kan de hele boel in het honderd lopen en is er geen telefoonverkeer meer mogelijk. Vaak kan in dat geval ook geen gebruik gemaakt worden van internet en is er ook geen e-mailverkeer mogelijk, met alle gevolgen van dien.
Loonadministratie
salaris- verwerking
pensioen
Van alle administratieve taken die ondernemers moeten uitvoeren, is de loonadministratie vaak het gedeelte dat wordt uitbesteed. U kunt hiervoor terecht bij een groot aantal aanbieders van salarisverwerking. U kunt er- voor kiezen alleen het maken van de loonstroken uit te besteden, maar er is meer mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan de in- en uitdienstmelding van werknemers, fiscale regelingen die geadministreerd moeten worden of de pensioenvoorziening voor het personeel.
De gehele boekhouding ‘buiten de deur’ houden is voor de voortgang van de onderneming niet altijd een optie. Ook efficiency en betrouwbaarheid van de gegevens spelen een belangrijke rol bij de beslissing rondom het uitbesteden of zelf doen van de boekhoudkundige taken.
7.2.2 Voor- en nadelen verschillen per onderneming
Uiteindelijk verschilt het per onderneming of er voordeel te behalen is door werkzaamheden uit te besteden.
Voordelen
kosten- verlaging
loonkosten
Wat voor de ene branche een voordeel is, kan voor de andere een nadeel zijn. Een aantal mogelijke voordelen zijn:
- minder zorgen;
- meer flexibiliteit;
- financieel voordeel door kostenverlaging;
- personeelsvoordeel, omdat er minder tijd besteed hoeft te worden aan werving en selectie;
- bij inkrimping voordeel door minder loonkosten en opleidingskosten.
Nadelen
kennis
afhankelijkheid
Natuurlijk zijn er ook een aantal nadelen te noemen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken:
- minder invloed op de kwaliteit.
- kostenverhoging, omdat u voor sommige processen bij uitbesteding misschien meer moet betalen;
- verlies van kennis en vaardigheden, omdat uw onderneming – wanneer u specifieke taken uitbesteedt aan een externe partij – op langere termijn geen mensen met dezelfde kennis en vaardigheden meer in huis heeft;
- afhankelijkheid van de leverancier;
7.2.3 Overwegingen bij outsourcing
begeleiden
meetbaar
Als u het gevoel heeft dat uitbesteding de nodige voordelen biedt, is het verstandig om ook de volgende aanvullende vragen stellen:
- Is er de juiste kennis in huis om succesvol uit te besteden? Iemand binnen uw onderneming zal degene aan wie een taak wordt uitbesteed, moeten begeleiden.
- Heeft de dienstverlener aan wie u een bepaalde taak wilt uitbesteden de benodigde technische hulpmiddelen in huis om de taak te kunnen uitvoeren?
- Kunt u meetbare doelen vaststellen waarmee u kunt beoordelen of de uitbesteding naar wens verloopt?
Het belangrijkste voor de voortgang van de onderneming is dat u de corebusiness niet uitbesteedt. Dit is waarmee uw onderneming zich onderscheidt van de markt. Kiest u er tóch voor om een aantal kernactiviteiten uit te besteden, dan kleven daaraan – grote – risico’s.