3.4 Kritische personen
afhankelijkheden
Een vierde stap in het opstellen van uw bcp is het identificeren van kritische personen. Ook mensen zijn uiteraard van groot belang voor uw bv. Sommige bedrijfscontinuïteitsmethoden nemen kritische personen niet mee als apart onderdeel van het bcp. Tijdens de coronacrisis zijn ondernemingen echter meerdere malen geconfronteerd met de gevolgen van het uitvallen van werknemers en de afhankelijkheden tussen kritische processen en personen. Personen kunnen dus erg belangrijk zijn voor de bedrijfscontinuiteit.
Voorbeeld van onmisbare werknemers
technische kennis
computer-problemen
Bij een onderneming die zich bezighoudt met elektrische installaties moeten de klanten kunnen vertrouwen op de technische kennis van de werknemers. Deze werknemers zijn onmisbaar voor die onderneming en zijn dus kritische personen. Een andere valkuil in deze context is IT. Binnen veel ondernemingen gaan alle werknemers met hun ‘computerproblemen’ naar ‘de IT’er’. Vaak is dit één persoon die alle benodigde kennis in huis heeft en voor alles een oplossing weet te vinden. Als deze persoon wegvalt, heeft de onderneming een probleem.
3.4.1 Kritische functies bepalen
Vanuit uw kritische processen kunt u de vertaalslag maken naar kritische functies. De werkzaamheden die binnen deze functies vallen, mogen dus niet worden onderbroken, of moeten binnen een bepaalde tijd kunnen worden hervat.
Gradaties
essentiële functies
Naast kritische personen, kunt u meer gradaties definiëren zoals personen met essentiële functies en personen met noodzakelijke functies. Als er bijvoorbeeld een brand is geweest en er zijn maar enkele laptops beschikbaar in uw onderneming, geeft u deze eerst aan de werknemers met een kritische functie, zodat de onderneming de werkzaamheden kan voortzetten. Denk hierbij aan een werknemer die beslissingen moet nemen. Personen met essentiële functies ondersteunen de personen met kritische functies en zullen daarna aan de beurt zijn bij een tekort aan laptops. De rest van de werknemers heeft natuurlijk ook een noodzakelijke functie, maar mogelijk iets minder voor het directe overleven van uw onderneming. Zij kunnen dus wachten.
Gepaste samenstelling van de kritische functies
samenstelling
beheersbaar
Denk na over wat de gepaste samenstelling is van de kritische functies. Die samenstelling moet het hele proces omvatten dat nodig is om een dienst te leveren:
- Denk na over de afhankelijkheden binnen een afdeling.
- Identificeer eerst de kritische functies, daarna neemt u de essentiële functies mee. De overgebleven functies kunt u beschouwen als noodzakelijk.
- Als een functie enkel kritisch is tijdens specifieke dagen of periodes, moet u deze opnemen bij de globale lijst van kritische functies. Houd deze lijst beperkt tot een redelijk en beheersbaar aantal. Bij deze functies horen een gedetailleerde planning, kosten en beperkingen.
3.4.2 Identificeren van kritische werknemers
kennis en expertise
hetzelfde niveau
Nadat de kritische functies geïdentificeerd zijn, gaat u verder met het identificeren van kritische werknemers die toegewezen zijn aan de functies. Breng vervolgens in kaart of de kennis en expertise van deze werknemers ook elders binnen uw onderneming aanwezig zijn, of hoe deze kennisdeling gerealiseerd kan worden. De classificatie van functies zal het bepalen van prioriteiten vergemakkelijken tijdens een crisis, wanneer het onmogelijk is om het normale niveau van werkzaamheden te ondersteunen. Het einddoel is om zo snel mogelijk alle functies weer op hetzelfde niveau te krijgen als voor de crisis.