3.1 Kritische processen
Business Impact Analyse
In een bcp identificeert u eerst de kritieke processen en analyseert u wat de gevolgen van de crisis of verstoring zijn. Een eerste stap bij het in kaart brengen hiervan is het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA). In een BIA beoordeelt u de gevolgen van gebeurtenissen zoals rampen, incidenten en het uitvallen van diensten. Hiermee geeft een BIA inzicht in de belangrijkste elementen waar uw onderneming zich op moet focussen.
3.1.1 Identificeren en definiëren processen
onacceptabel
De eerste stap in de uitvoering van een BIA is het identificeren en definiëren van kritieke processen. Een proces kan als kritiek gezien worden als een onderbreking van de continuïteit van dit proces een onacceptabele impact op uw bv heeft. Wanneer de uitval onacceptabel is, bepaalt u zelf. Voor een onderneming die bijvoorbeeld veel communicatie per mail stuurt, zoals werkafspraken en facturen, is een uitval onacceptabel als dit tijdens kantooruren gebeurt.
Pas op dat u zich niet verliest in details. De valkuil is dat de identificatie van kritische processen resulteert in een waslijst van activiteiten die tezamen de complete bedrijfsvoering omvatten. Slechts voor een beperkt aantal processen geldt dat uitstel écht onacceptabel is.
Primair
Kijk in eerste instantie kritisch naar de primaire processen voordat u de ondersteunende processen van de primaire processen inventariseert. Een primair proces kan bijvoorbeeld inkoop, productie en verkoop zijn. De impact van het uitvallen van een primair proces is niet moeilijk in te schatten, omdat het primaire proces directe toegevoegde waarde levert aan de hoofdactiviteit die uw bv uitvoert. In een volgende beoordeling kunt u de scope uitbreiden naar meerdere primaire processen.
Secundair
ondersteunen
Eventueel kunt u ook kijken naar de secundaire processen van uw bv. Secundaire processen zijn processen die de primaire processen ondersteunen. Secundaire processen zijn bijvoorbeeld human resources, ICT en financiële administratie. Ook deze processen kunnen kritische processen zijn als er geen alternatief voorhanden is en het wegvallen betekent dat de primaire processen ook direct stoppen.
3.1.2 Identificeren en uitwerken afhankelijkheden
betrokkenen
Een volgende stap is het identificeren en uitwerken van de afhankelijkheden die bestaan binnen de kritische processen van uw bv. Werk hierbij samen met de betrokkenen bij de betreffende processen. Denk aan afdelingshoofden en team- en projectleiders, maar óók aan operationele werknemers die op dagelijkse basis betrokken zijn bij de uitvoering van de betreffende processen.
Gevolgschade
impact
Het niet meenemen van operationele ervaringsdeskundigen leidt al snel tot het vergeten van eenvoudige maar fundamentele afhankelijkheden, zoals een lijst met telefoonnummers of een werkende website. Laat hen de stappen van het proces beschrijven. Vervolgens kijkt u samen met de betrokken werknemers naar de waarschijnlijke impact van het uitvallen van een proces en wat de gevolgschade hiervan zou zijn. ‘Schade’ is hier een breed begrip. Schade betekent naast financiële schade, ook reputatieschade, schade aan werknemers, leveranciers en relaties, juridische gevolgen of een impact op de strategische doelen.