1.2 Bedrijfscontinuïteit na een crisis
inzichten
Op de vraag of ondernemingen tijdens de coronacrisis aandacht, tijd en geld besteden aan het definiëren en borgen van hun bedrijfscontinuïteit, is het antwoord waarschijnlijk ‘nee’. U kunt echter niet eeuwig brandjes blijven blussen. Gedurende de crisis zult u ongetwijfeld inzichten hebben opgedaan voor uw bedrijfsvoering. Welke kwetsbaarheden zijn toen naar boven gekomen? Hoe heeft u deze aangepakt? Wat kan en moet beter?
1.2.1 Stel een bedrijfscontinuïteitsplan op
evalueren
risico’s
core business
draaiboek
Om stabiel door te kunnen koersen in tijden van crisis, is het belangrijk om te blijven inventariseren, evalueren en verbeteren. Alleen op die manier weet u welke risico’s uw bv loopt en wat u kunt doen om u hiertegen te wapenen. Een goed bedrijfscontinuïteitsplan geeft u inzicht in de grootste risico’s en geeft aan wat u nodig heeft om uw bv in de toekomst te kunnen voortzetten. De volgende stappen zijn hierbij cruciaal en komen uitgebreid aan bod in hoofdstuk 2 en 3:
- Wat is uw ‘corebusiness’? Wat moet er dus overeind blijven staan tijdens een crisis?
- Breng op basis van de identiteit van uw onderneming mogelijke kwetsbaarheden in kaart. Denk aan specifieke machines en systemen, onmisbare werknemers en leveranciersrelaties.
- Analyseer uw doemscenario’s. Wat zou ervoor kunnen zorgen dat uw kwetsbaarheden resulteren in echte blokkades? Uitval van een leverancier, uitval van elektriciteit en waterschade zijn voor de meeste ondernemingen al een doemscenario.
- Zet in een draaiboek duidelijk op een rij wat er allemaal nodig is om opgeworpen blokkades te omzeilen.
Neem iedere afdeling mee in uw analyse, zodat u een duidelijk beeld krijgt van uw gehele onderneming. Leg de resultaten vast in het bedrijfscontinuïteitsplan en bespreek ze met uw werknemers. Goede communicatie en training zijn cruciaal om het plan goed te laten werken.
1.2.2 Zet risicomanagement op uw prioriteitenlijstje
preventief
Voor alle ondernemingen geldt dat ze snel en adequaat moeten kunnen reageren op risicovolle gebeurtenissen. Met preventief risicomanagement voorkomt u dat risico’s werkelijkheid worden. Bij conventioneel risicomanagement ligt de focus met name op het uitblijven en vermijden van negatieve factoren.
Kansen
doelstellingen
Maar elk risico is ook een kans. Als u risicomanagement op deze manier benadert, worden werknemers vaak ook enthousiaster over risicomanagement. Verbind de risico’s voor uw bv daarom zo veel mogelijk met de kansen, en koppel deze aan één of meer doelstellingen van uw bedrijfsvoering. De leidinggevenden spelen daarbij een grote rol. Zij zijn immers degenen die sturing moeten geven aan het risicomanagementproces (zie hoofdstuk 4). Zorg ervoor dat ze hierbij ondersteund worden door deskundige adviseurs. Stel minstens één persoon als crisismanager aan met voldoende eigen verantwoordelijkheden.
Zorg ervoor dat de crisismanager voldoende draagvlak heeft bij het management en de overige collega’s, zodat hij of zij zonder drempels aan de slag kan gaan in uw onderneming.
1.2.3 Anticipeer op tijdelijk minder omzet en winst
Tijdens en na een crisis is de kans groot dat u tijdelijk minder omzet en winst behaalt. Voor het derde jaar op rij is er bij veel micro-ondernemingen een daling in de winst waar te nemen. Dit blijkt uit een nieuw rapport van de Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-Administratieconsulenten. (SRA), waarvoor ruim 9.000 jaarrekeningen zijn geanalyseerd. U kunt allerlei ratio’s gebruiken om te kijken hoe uw bv ervoor staat. Zo geven de REV, RVV en RTV een indicatie voor de winstgevendheid (rentabiliteit) van uw vermogen (eigen, vreemd en totaalvermogen).
Daarnaast maakt een omzetprognose het niet alleen mogelijk om op de feiten vooruit te lopen, hiermee kunt u ook de budgetten bijstellen op basis van de toekomstverwachting (zie hoofdstuk 6). Dit kan ook betekenen dat u onnodige kosten moet gaan schrappen.
1.2.4 Schrap overbodige kosten
leveranciers
Misschien heeft de levering van nieuwe producten ook laten zien dat andere producten niet meer rendabel waren, maar kunt u er nu moeilijk afscheid van kunt nemen. Ditzelfde geldt voor zakelijke partners en leveranciers. Het is dus tijd om onnodige kosten te schrappen. Door kostenbesparing een vast onderdeel te maken van uw strategie, kunt u betere keuzes maken. U leest meer hierover in hoofdstuk 7. Ook uitbesteding (outsourcing) kan een manier zijn om geld te besparen. Vooral ondersteunende diensten komen voor uitbesteding in aanmerking. Denk aan schoonmaak, IT, loonadministratie en boekhouding. Ga selectief te werk bij het kiezen van de leveranciers en dienstverleners.
1.2.5 Investeer in uw werknemers
personeelsbeleid
scholing
In uw continu veranderende onderneming blijven uiteraard mensen centraal staan. Als werkgever heeft u een zorgplicht voor uw werknemers, ook tijdens een crisis. Zij maken immers uw bv toekomstbestendig en waarborgen de continuïteit. Met een goed personeelsbeleid kunnen uw werknemers aan het werk blijven (zie hoofdstuk 8). Uw werknemers moeten wel in staat zijn om zelfstandig en op afstand te werken. Dit kan betekenen dat u moet gaan investeren in onder meer scholing op het gebied van veilig zakendoen ter voorkoming van cybercriminaliteit, en betere IT-systemen.
1.2.6 De afhankelijkheid van technologie
datalek
U kunt ook niet meer zonder slimme technologie. Ook voor uw bv zijn cybercriminaliteit en een datalek twee van de grootste risico’s om te beheersen (zie hoofdstuk 9). Het is uw taak uw bv hiertegen te wapenen, zowel op organisatorisch als individueel niveau. Weten wat de cruciale data zijn en hoe u hier op een effectieve en veilige wijze mee om moet gaan, is een wezenlijk onderdeel van de bedrijfscontinuïteit.