4.1 Periode terbeschikkingstelling
bepalend
omrekenen naar vol jaar
Voor het doen van de bijtelling is de periode van terbeschikkingstelling van de (bestel)auto bepalend. De Belastingdienst beoordeelt het privégebruik van de auto per kalenderjaar, dus vanaf 1 januari tot en met 31 december. Krijgt een werknemer in de loop van het kalenderjaar een auto ter beschikking of levert hij deze bij uitdiensttreding gedurende het jaar weer in, dan moet u het aantal gereden privékilometers omrekenen naar een vol jaar om te bepalen of u moet bijtellen voor privégebruik (zie ook paragraaf 2.1).
Dus als een werknemer per 1 april zijn auto van de zaak inlevert en hiermee dat eerste kwartaal elke maand 45 kilometer privé heeft gereden, moet u bijtellen. Op jaarbasis gezien zou het privégebruik immers 45 × 12 = 540 kilometer zijn geweest. Is bijtelling nodig, dan doet u dat uiteraard wel alleen voor de periode dat uw werknemer daadwerkelijk over de auto beschikt, dus in dit voorbeeld voor januari, februari en maart.
Gaandeweg het tijdvak auto ter beschikking
aantal kalenderdagen
Het kan natuurlijk zijn dat u niet precies vanaf het begin maar gaandeweg een aangiftetijdvak – meestal een maand of periode van vier weken – een auto ter beschikking stelt of de terbeschikkingstelling stopt. Dan moet u voor dat tijdvak uitgaan van het aantal kalenderdagen dat de auto daadwerkelijk ter beschikking stond.
Stel dat een werknemer per 14 november een auto van de zaak krijgt waarvoor bijtelling nodig is en u per maand loonaangifte doet, dan moet u voor dat tijdvak dus 17/30 × de hoogte van het privégebruik per maand tot zijn loon rekenen.
Opeenvolgend
juiste auto
andere auto
Als bijtellen wegens privégebruik nodig is en de werknemer heeft in het kalenderjaar opeenvolgend meerdere auto’s tot zijn beschikking, moet u zorgen dat u voor de bijtelling van de juiste auto uitgaat. U baseert zich hierbij op de auto die de werknemer op dat moment ter beschikking staat.
Als uw werknemer in de loop van het jaar een andere auto van de zaak krijgt, moet u dus voor beide perioden op grond van een andere auto bijtellen. Stel dat de werknemer uit het vorige voorbeeld niet per 1 april zijn auto van de zaak inlevert, maar een andere auto ter beschikking krijgt (en het privégebruik in dezelfde lijn voortzet zodat bijtellen nodig is). Voor dit jaar geldt dan in totaal een bijtelling van 3/12 × jaarbedrag bijtelling auto 1 + 9/12 × jaarbedrag bijtelling auto 2.
Gaandeweg het tijdvak van auto wisselen
werkelijke kalenderdagen
Als de werknemer in de loop van het tijdvak wisselt van auto, moet u de respectievelijke hoogte van het privégebruik toerekenen aan het bijbehorende aantal werkelijke kalenderdagen dat elke auto hem ter beschikking staat.
Dus stel dat de werknemer uit het vorige kader niet per 14 november een auto ter beschikking krijgt, maar dan wisselt van auto van de zaak waarvoor bijtelling nodig is. Dan moet u voor dat tijdvak 13/30 × de hoogte van het privégebruik per maand van auto 1 en 17/30 × de hoogte van het privégebruik per maand van auto 2 bijtellen.
bijtellen voor álle auto’s
Zoals in paragraaf 2.1 al aangegeven, kan het gebeuren dat de werknemer maar met één van de opeenvolgend aan hem ter beschikking gestelde auto’s de vijfhonderd-privékilometergrens overschrijdt. Denk aan de situatie dat hij eerst een serviceauto ter beschikking had die ongeschikt was voor gezinsgebruik, maar dat zijn nieuwe auto van de zaak zich daar wel prima voor leent. Hierdoor moet u dat jaar bijtellen voor álle auto’s van de zaak, ook voor die waarmee de werknemer niet privé heeft gereden.
Vervangend
doorlopen
Als een werknemer wegens onderhoud of reparatie van zijn auto van de zaak tijdelijk een vervangende auto krijgt, kunt u de reguliere bijtelling gewoon laten doorlopen.
tijdsevenredig
twee auto’s tegelijk
Gaat het om een bewuste vervanging van de auto van de zaak voor een andere auto gedurende een bepaalde periode, dan moet u de bijtelling echter (deels) op die vervangende auto baseren. Dit moet u tijdsevenredig doen: bij een maand van 31 dagen waarbij de werknemer 21 dagen met de vervangende auto op pad is, berekent u de bijtelling voor 21/31 op basis van de vervangende auto en voor 10/31 op basis van de reguliere auto van de zaak.
Let hierbij op dat er geen situatie ontstaat waarin de werknemer twee auto’s tegelijk tot zijn beschikking heeft en u voor beide auto’s moet bijtellen. Leg daarom in dat geval met de werknemer in een overeenkomst vast op welke dagen zijn auto van de zaak is vervangen (inclusief de bijbehorende gegevens) en vraag hem om de sleutels en papieren van deze auto dan in te leveren (bij u of de leasemaatschappij). U kunt hierbij de ‘Verklaring tijdelijk vervangend voertuig’ gebruiken, die is te downloaden via rendement.nl/salarisdossier.
Sommige auto’s niet geschikt voor vakantie
niet voor lange ritten
Steeds vaker vragen werknemers om vervangend vervoer voor gebruik in de vakantie. Elektrische auto’s van de zaak lenen zich door de beperkte actieradius van de accu bijvoorbeeld (nog) niet voor lange ritten. Ook kleine auto’s zijn minder geschikt om bijvoorbeeld met het gezin op vakantie te gaan. Dit vraagt uw aandacht om te voorkomen dat er een dubbele of onjuiste bijtelling plaatsvindt!
nieuwe auto
Als het niet om een tijdelijke situatie gaat maar om complete vervanging van de auto van de zaak – bijvoorbeeld als de werknemer een nieuwe auto krijgt omdat zijn auto van de zaak is gestolen – baseert u de bijtelling gewoon op die nieuwe auto. Bij een leasecontract loopt in zo’n geval de leasetermijn meestal nog door en telt u bij volgens de overeenkomst. U gaat in dat geval pas na afloop van de nog resterende termijnen bijtellen op basis van de nieuwe auto.
Tegelijkertijd
per afzonderlijke auto
Het komt ook regelmatig voor dat werknemers tegelijkertijd beschikken over twee – bijvoorbeeld een personenauto en een bestelauto – of zelfs meer auto’s van de zaak. In dat geval moet u het privégebruik per afzonderlijke auto beoordelen. Voor elke auto waarmee de werknemer op jaarbasis bekeken meer dan vijfhonderd privékilometers rijdt, is bijtelling nodig, voor díe auto. Is dat het geval bij twee (of meer) auto’s, dan telt u dus twee keer (of meer) bij.
De werknemer kan in dit geval dus door slimme spreiding van zijn privégebruik in totaal meer dan vijfhonderd privékilometers maken en toch de bijtelling voorkomen.
Gezinssituatie werknemer kan rol spelen
bijtelling beperken
Stel dat u voor twee (of meer) auto’s zou moeten bijtellen, dan speelt de gezinssituatie van de werknemer een rol. Is hij alleenstaand of heeft slechts één persoon in zijn gezin een rijbewijs, of heeft het gezin een eigen auto die voor privégebruik net zo geschikt is als één van de auto’s van de zaak, dan kunt u de bijtelling beperken tot één auto. U moet dan bijtellen voor de ter beschikking gestelde auto met de hoogste cataloguswaarde. Hebben twee personen (of meer) in het gezin een rijbewijs, dan moet u voor twee auto’s (of meer) bijtellen, steeds voor de twee auto’s (of meer) met de hoogste cataloguswaarde.