3. Privégebruik (of niet) van auto van de zaak

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement

Publicatiedatum: augustus 2020

Als werknemers hun auto van de zaak ook privé gebruiken, hebben ze daar een privévoordeel van. Dit loon in natura moet u via een loonbijtelling bij de werknemer verwerken. De Belastingdienst gaat er standaard van uit dat een auto van de zaak privé wordt gebruikt en bijtellen dus nodig is. Als het privégebruik niet meer dan vijfhonderd kilometer op jaarbasis is én hiervoor bewijs is, kunt u de bijtelling echter achterwege laten.

bijtellingsgrens

Het is van belang om goed in beeld te hebben of een werknemer zijn auto van de zaak privé mag of kan gebruiken, en zo ja, of zijn privégebruik misschien onder de bijtellingsgrens blijft. Hierbij is het dus van belang om precies te weten welke kilometers als zakelijk en welke als privé kwalificeren.

Onderscheid zakelijke en privékilometers

carpoolen

Van een zakelijke reis is sprake bij woon-werkverkeer (ook extra woon-werkverkeer om thuis te gaan lunchen), reizen naar klanten en reizen voor bijvoorbeeld een studie die de werknemer voor zijn werk volgt. Als een werknemer omrijdt om bijvoorbeeld op weg naar het werk zijn kinderen bij school af te zetten, zijn de extra kilometers privé. Bij carpoolen is bepalend of het omrijden om een collega op te halen op verzoek van uw onderneming gebeurt of op initiatief van de werknemers zelf: in de eerste situatie zijn de omrijdkilometers zakelijk en in de tweede situatie niet.

Wachtdienst

alle kilometers zakelijk

Een wachtdienst is een roulatiesysteem waarbij werknemers voor een bepaalde periode oproepbaar moeten zijn. Als uw onderneming de werknemer een (bestel)auto ter beschikking stelt voor zo’n wachtdienst, kunt u onder voorwaarden alle kilometers die de werknemer daarmee tijdens die dienst maakt als zakelijk beschouwen. Die voorwaarden zijn:

De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de auto voor tijdens de wachtdienst.
De werknemer heeft een eigen auto die even goed of beter geschikt is voor privégebruik.
De werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen redelijke afstand van zijn woonplaats blijven.
U of de werknemer houdt bij hoeveel kilometer de werknemer tijdens de wachtdienst maakt en de locatie(s) waarvoor hij wordt opgeroepen.

Soms is privégebruik niet waarschijnlijk

niet of nauwelijks

Bij sommige vervoermiddelen gaat de Belastingdienst ervan uit dat ze niet of nauwelijks privé worden gebruikt, of in elk geval niet meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar. Het gaat om (bestel)auto’s die worden gebruikt door de brandweer of politie, voor geldtransport, voor vervoer van gevangenen, gewonden en zieken, gewonde en zieke dieren en stoffelijke overschotten.

voor bepaalde diensten

Het doen van een bijtelling is niet nodig voor zo’n vervoermiddel dat ingericht is voor bepaalde diensten en uiterlijk ook als zodanig herkenbaar is, tenzij uiteraard het tegendeel qua privégebruik blijkt.

2.1 Bepaling privégebruik

Om te weten of bijtellen wegens privégebruik van de auto van de zaak nodig is, moet u eerst het privégebruik door de werknemer bepalen. Als de werknemer de auto(’s) van de zaak in totaal op jaarbasis bekeken voor niet meer dan vijfhonderd privékilometers gebruikt, hoeft u niet bij te tellen wegens privégebruik. Het moet wel te bewijzen zijn dat de...

2.2 Verklaring geen privégebruik auto

De werknemer kan – als bestuurder van de auto – bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen als hij op jaarbasis privé niet meer dan vijfhonderd kilometer met de auto van de zaak rijdt en bijtellen dus niet nodig is. Als de werknemer de verklaring van de Belastingdienst ontvangt, overlegt hij die aan u. De Verklaring...

2.3 Sluitende rittenregistratie

Via een rittenregistratie kan worden bewezen dat de werknemer de auto van de zaak jaarlijks voor maximaal vijfhonderd privékilometers gebruikt. Die rittenregistratie moet dan wel sluitend en controleerbaar zijn. Als u de bijtelling wegens privégebruik voor de auto van de zaak achterwege laat op basis van een sluitende rittenregistratie, neemt uw...

2.4 Ander bewijs

Niet alleen een Verklaring geen privégebruik auto of een sluitende rittenregistratie kan als bewijs dienen voor het achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik. Er geldt hierbij namelijk de zogenoemde vrije bewijsleer. Verbod Als aanvaardbaar bewijs geldt bijvoorbeeld ook een verbod op privégebruik van de auto van de zaak. U moet zo’n...

2.5 Eigen bijdrage werknemer

Vaak laten ondernemingen hun werknemers een eigen bijdrage betalen voor het privégebruik van de auto van de zaak. Denk aan bijdragen voor parkeerkosten, schade, accessoires die geen eigendom van de werknemer zijn of worden, de meerprijs van een duurdere leaseauto (zie ook paragraaf 4.4) of een vast bedrag per gereden privékilometer. Nettoloon De...

U bent hier