8.5 Uitvoeringscondities
eisen stellen
juridische geschillen
Net als de leveringsvoorwaarden hebben de uitvoeringscondities grote invloed op onder meer de prijs van het aanbod. Want wat als de gewenste beursstand alleen ‘s nachts opgebouwd kan worden? Dan zijn de uitvoeringscondities anders dan voor een beursstand die overdag wordt opgebouwd. Maar er zijn nog veel meer uitvoeringscondities die invloed hebben op het uiteindelijke aanbod. De leverancier kan zelfs eisen aan u stellen. Want als u een grote lichtreclame op uw voorgevel wilt laten installeren, heeft het installatiebureau u waarschijnlijk ook gevraagd om krachtstroom te leveren. De leverancier moet dus zo concreet mogelijk omschrijven wat hij van u verwacht om de deal door te laten gaan. Die afspraken worden ook op papier gezet, om latere (juridische) geschillen te voorkomen.
8.5.1 Intern afstemmen
DMU
Het zal ongetwijfeld voorkomen dat u een offerte opvraagt en vervolgens het offertraject begeleidt, terwijl u niet de uitgesproken deskundige bent op het vakgebied. In dat soort gevallen moet u de uitvoeringscondities met deskundige collega’s bespreken voordat u akkoord geeft. Denk maar aan de situatie waarin u met uw collega’s een Decision Making Unit (DMU, zie ook hoofdstuk 7) vormt.
Ook al heeft een collega meer expertise in het vakgebied, het is toch beter om alle communicatie via u te laten verlopen. Op het moment dat de leverancier met meerdere mensen contact heeft, kan er al snel verwarring optreden over de beslissing.
8.5.2 Zelf meewerken
rare nasmaak
Als u zelf zaken niet op orde heeft die wel als leveringsconditie zijn opgenomen, kan de leverancier terugkomen op de offerte. Ook kan hij alleen zijn deel nakomen, waarop u zelf nog uw kant van de werkzaamheden moet vervullen. Dit geeft altijd een rare nasmaak aan een opdracht, omdat het voor beide partijen een onbevredigend eindresultaat oplevert. Vraagt de verkoper medewerking van uw kant, calculeer dat dan mee in de totale kostenpost.
Aan de andere kant is het juist in uw eigen belang om mee te werken aan het vervullen van de opdracht. Stel dat uw organisatie een nieuw computersysteem aanschaft, dan zal de leverancier waarschijnlijk ook een kennismakingscursus aanbieden. U moet ervoor zorgen dat de medewerkers van uw organisatie die training volgen.
U kunt zelf, zonder verzoek van de leverancier, aanbieden om mee te werken aan de vervulling van de opdracht. Wellicht heeft u al medewerkers met voldoende expertise in huis; om de prijs te drukken laat u hen meewerken.