7.1 Groepsverband
gatekeeper
Bij echt grote of complexe opdrachten kunt u de beslissing niet alleen nemen, dan moet u met uw collega’s samenwerken om de offertes op waarde te schatten. Zo’n groep collega’s wordt ook wel een Decision Making Unit (DMU) genoemd. In die groep zitten niet alleen de beslissers, maar ook de gebruikers en een zogenoemde gatekeeper.
Ook al gebruiken organisaties niet de term DMU, veel offertes worden door meerdere mensen behandeld. Die samenwerkingen zijn vormen van DMU’s.
7.1.1 De Decision Making Unit
versnipperde offertecyclus
Voor de aanschaf van een aantal reclameposters zult u niet snel een DMU in het leven roepen. Eigenlijk bent u dan in uw eentje de DMU. U neemt namelijk de beslissing aan de hand van een offerte. Maar voor de aankoop van een heel wagenpark aan bedrijfsauto’s kunt u niet in uw eentje de knoop doorhakken. Aan u de taak om het contact met de leverancier te onderhouden, maar voor de beslissing heeft u hulp nodig. Want als u een nieuw wagenpark gaat kopen, wilt u ook weten wat de wensen van de gebruikers zijn. Waarschijnlijk wil de directie ook haar zegje doen over de aankoop en zo zullen er nog meer partijen zijn binnen uw organisatie die mee moeten praten. Om een versnipperde offertecyclus te voorkomen, roept u bij dergelijke grote opdrachten een DMU van meerdere personen in het leven.
Een DMU kan ook heel spontaan ontstaan. Denk aan de situatie waarbij u onderdelen van een offerte voor de zekerheid met een collega wilt bespreken. Of u zet de offerteopdrachten uit in opdracht van een leidinggevende: samen vormt u een DMU.
7.1.2 Situaties voor een DMU
niet voldoende expertise
Zoals gezegd, behoeft niet ieder offertetraject een DMU, omdat u in uw eentje ook een DMU bent. Maar u roept een DMU van meerdere personen in het leven als de situatie daarom vraagt. Denk daarbij aan onder meer de volgende situaties:
- als u zelf niet voldoende expertise heeft om de offerte op waarde te schatten;
- als u de offerte in opdracht van een collega of leidinggevende uitzet;
- als u zelf geen tekenbevoegdheid heeft;
- als het offertebedrag een bepaalde grens overschrijdt;
- als er meerdere gebruikers zijn die mee moeten denken over het eindresultaat;
- als het een aanbestedingstraject betreft.
goede offertevraag
U stelt een DMU al samen voordat u het offertetraject start. Op het moment dat er een vraag ontstaat, moet u direct nadenken over de DMU. Juist door met de DMU de offertevraag goed te formuleren, heeft deze al direct nut. Een goede offertevraag levert betere offertes op.
Uiteraard kan het voorkomen dat u in een later stadium wordt overvallen door de complexiteit van de offerte. In dat geval moet u alsnog snel een DMU in het leven roepen. Praat de deelnemers dan wel bij over de aanloop naar de offerte.
7.1.3 De rollen binnen een DMU
Een DMU bestaat altijd uit minstens één persoon; er moet toch een beslissing worden genomen. Hoe groter de offerte, des te meer mensen erover mee moeten praten. In dat geval zijn er verschillende rollen binnen de DMU.
De gatekeeper
schakel
Waarschijnlijk bent u de gatekeeper, oftewel de poortwachter. U bent namelijk de schakel tussen de verkoper en de rest van de DMU. De taak van het doorsluizen van informatie maakt u belangrijk binnen de DMU en voor de verkoper.
Ook de secretaresse, receptioniste of telefoniste kan de gatekeeper zijn. Kijk er niet vreemd van op als de verkoper een goede relatie met hen opbouwt. Het is voor hem een belangrijke persoon binnen de organisatie.
De initiator
behoefte
Wie heeft het initiatief genomen om het hele offertetraject op te starten? Deze initiator is een logische deelnemer aan de DMU. Hij is er vanaf het allereerste begin bij betrokken en weet als de beste waarom er een behoefte is. Bijvoorbeeld als er een machine kapot is gegaan, kan hij tips geven wat er direct anders kan om mogelijke schade in de toekomst te voorkomen.
De initiator hoeft niet het hele traject aanwezig te zijn. Wellicht heeft hij helemaal geen kennis van de markt, maar is hij alleen een specialist van het te gebruiken product. Hij is belangrijk voor het formuleren van de vraag.
De beïnvloeder
expertise
U kunt niet alle kennis zelf hebben, u heeft hulp nodig van anderen. Een collega kan net wel de expertise hebben om een offerteaanbod op waarde te schatten. Met zijn advies beïnvloedt hij het koopproces. Deze personen zijn heel belangrijk om een offerte te beoordelen, omdat zij alle onderdelen op de juiste waarde kunnen schatten.
U kunt ook met ongevraagd advies van een collega worden geconfronteerd. Gooi dan niet meteen de deur dicht, ook het ongevraagde advies kan heel nuttig zijn.
De adviseur
beïnvloeder
De adviseur heeft eveneens veel kennis van het vakgebied en is in staat om alternatieve opties mee te nemen in het beslissingstraject. Hij kan als beïnvloeder optreden, maar heeft dus ook voldoende kennis van de markt om u op alternatieven te wijzen.
De adviseur is belangrijk tijdens het onderhandelen. Hij weet wat de markt te bieden heeft en kan u dus helpen om een beter aanbod te vragen.
De koper
handtekening
De bevoegdheid om uiteindelijk de handtekening te zetten onder het offerteaanbod, maakt de koper een belangrijke speler binnen de DMU.
De koper is vaak ook de gatekeeper. Hij kan daardoor gevoelig zijn voor relaties. Probeer te voorkomen dat hij er een keuze op gevoel door drukt, omdat hij de leverancier al kent. Bent u de koper, stel uzelf dan de vraag in hoeverre u beïnvloed bent.
De beslisser
directeur
Hoewel de koper zijn handtekening onder de offerte zet, hoeft hij niet altijd de uiteindelijke beslisser te zijn. De koper is bijvoorbeeld iemand van de afdeling inkoop, terwijl de beslisser de directeur is.
De beslisser kan ervoor kiezen om de meeste bijeenkomsten van de DMU over te slaan. Pas als u een shortlist heeft gemaakt van bijvoorbeeld drie aanbiedingen, schuift hij aan om mee te praten over de definitieve beslissing.
De gebruiker
consulteren
Dit zijn de medewerkers die uiteindelijk met het product of de dienst gaan werken. Zij zijn dus heel belangrijk voor de beslissing. U kunt hen consulteren voorafgaand aan het offertetraject, zodat u bij het uitzetten van de offerte direct hun wensen mee kunt nemen. Als u de offertes heeft ontvangen, heeft u hen weer nodig om te beoordelen of zij het zien zitten om met de gekozen leverancier te werken.
U kunt niet alle medewerkers in de DMU plaats laten nemen. Kies daarom voor een vertegenwoordiger van de gebruikers. Hij is dan de stem van alle gebruikers. Laat hem de rest op de hoogte brengen of verstuur zelf de notulen van de DMU-bijeenkomsten.
Andere rollen
overeenstemmingsrecht
Grote organisaties kunnen nog meer partijen hebben die zitting willen in de DMU. Zo heeft de ondernemingsraad overeenstemmingsrecht over de keuze voor een arbodienstverlener. Dat betekent dat de OR akkoord moet gaan met de keuze, dat is wettelijk vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden. Het is dan natuurlijk slim om direct een OR-lid in de DMU uit te nodigen.
In één persoon
rollen
De DMU kan uit wel tien personen bestaan, maar u kunt ook in uw eentje het offertetraject begeleiden en afronden. In dat geval neemt u meerdere rollen aan. U bent dan bijvoorbeeld de gatekeeper, gebruiker, koper en beslisser in één.
Zelfs als u alles in uw eentje doet, is het beter om voor een klankbord te zorgen. Die personen zitten dan niet in de DMU, maar u kunt hen wel om advies vragen.