3.7 Longlist opstellen
projectgroep
Met alle informatie die u heeft vergaard kunt u een lijst opstellen van potentieel geschikte leveranciers. Die lijst mag en kan lang zijn, want voor iedere opdracht zijn wel meerdere leveranciers denkbaar. Zelfs als u de opdracht gaat specificeren, blijven er voldoende partijen over om een keuze te maken. U gaat niet al die partijen benaderen, en daarom richt u een projectgroep op met collega’s om de longlist terug te brengen tot een shortlist.
Ook een longlist zal geen honderden kandidaten bevatten. U blijft namelijk niet oneindig doorgaan met zoeken. Een longlist bevat bijvoorbeeld twintig kandidaten. Houd wel rekening met de omvang van de opdracht bij het uitnodigen van het aantal partijen.
Shortlist
tijdrovend
frisse blik
Die lange lijst van potentiële leveranciers moet u terugbrengen tot een shortlist. Het is onnodig en tijdrovend om alle partijen op de longlist te benaderen. De shortlist van leveranciers is dan ook niet zomaar een lijstje: dit zijn de partijen waar u al vertrouwen in heeft. Niet alleen ú heeft daar vertrouwen in, maar ook uw collega’s. U betrekt namelijk uw collega’s en leidinggevenden bij het proces om van de longlist een shortlist te maken. Het kan zelfs een opdracht zijn van uw leidinggevende om een longlist te maken, zodat hij er een shortlist van kan maken. Ook als u zelf op zoek bent naar een geschikte leverancier, is het slim om uw collega’s erbij te betrekken. Zij kijken met een frisse blik naar de lijst met leveranciers. Daarnaast voorkomt u dat u partijen gaat voortrekken of dat er zelfs verdenking van vriendendiensten of belangenverstrengeling ontstaat. Wel kunt u uw voorkeur uitspreken of uw collega’s meegeven wat er belangrijk is.
geheimzinnig
Als u zelf een shortlist maakt, presenteer die dan aan uw collega’s. Op die manier kunt u direct duidelijk maken waarom u voor die partijen kiest. Zo voorkomt u dat het allemaal geheimzinnig wordt en u in een later stadium moet uitleggen waarom u voor die partij heeft gekozen.
Duidelijke briefing een must
Als u een aantal leveranciers heeft uitgezocht die u kunt benaderen voor een offerte, moet u natuurlijk wel weten waarmee u hen gaat benaderen.
Zorg voor een duidelijke briefing en benoem bijzonderheden en extra eisen of wensen nadrukkelijk. Wees er ook eerlijk over dat u meerdere partijen heeft benaderd. De verkoper weet dan meteen waar hij aan toe is.
Op rendement.nl/mtdossier vindt u een voorbeeldbrief voor de briefing.