3.1 De selectie
behoefte
offertes opvragen
Het maken van de definitieve keuze voor één leverancier start niet als u de offertes heeft ontvangen. Dit proces begint al veel eerder. U heeft namelijk uw behoefte in kaart gebracht en toen ontdekt dat u externe hulp nodig heeft om die behoefte te vervullen. Dat klinkt ingewikkeld, maar als u een feest organiseert voor een productlancering, kunt u niet zelf het podium opklimmen om een deuntje te zingen. Ook zult u de bezoekers willen trakteren op een hapje en drankje; daar heeft u een cateraar voor nodig. Daarnaast moet de ruimte nog mooi worden aangekleed; ook daar zoekt u een leverancier voor. Dat betekent dat u al drie verschillende offertes moet opvragen. Om offertes goed met elkaar te kunnen vergelijken, vraagt u per opdracht minimaal drie tot vijf partijen een offerte uit te brengen.
Marktonderzoek
natuurlijke selectie
U vraagt niet lukraak vijf bedrijven om een offerte uit te brengen. U maakt al een soort voorselectie. Dat kunt u doen aan de hand van een marktonderzoek. Welke partijen zijn er actief op de markt en welke sluiten aan op uw wensen en gevoel? Het aanbod van pakweg cateraars is natuurlijk groter dan het aanbod van eventbureaus. Daardoor ontstaat al een natuurlijke selectie. U kijkt voor een cateraar naar het aanbod in de buurt of een naar specifieke smaak. Reputatiemanagementbureaus hoeft u niet op locatie te selecteren, want zij kunnen hun diensten vanaf een afstand aanbieden. Het marktonderzoek is een soort voorselectie. Het levert een lijst met aanbieders op waar u een goed gevoel bij heeft: een longlist.
Die longlist gaat u terugbrengen tot een shortlist. Het is namelijk onmogelijk om honderd bedrijven te vragen een offerte uit te brengen. In paragraaf 3.7 leest u hoe u van een longlist een shortlist maakt.
Uit gewoonte
vriendendienst
Wellicht heeft u stiekem al een voorkeur voor een leverancier waar u al langer mee samenwerkt, maar u wilt voorkomen dat anderen denken dat het een vriendendienst is. Überhaupt is het goed om in zo’n situatie ook andere partijen te vragen een offerte uit te brengen. Het is niet goed om uit gewoonte uw bestellingen te plaatsen. Daardoor betaalt u misschien te veel of mist u belangrijke ontwikkelingen die andere partijen wel bieden. Vraag niet alleen uw vaste leverancier, maar ook anderen om een offerte uit te brengen.
Belangenverstrengeling voorkomen
bezwaarlijk
Uit gewoonte ergens bestellingen plaatsen, wordt pas echt bezwaarlijk als er sprake is van belangenverstrengeling. Dat is het geval als uw broer een cateringbedrijf runt en u al uw cateringopdrachten bij uw broer neerlegt zonder andere leveranciers te raadplegen.
Scheve gezichten
Binnen uw eigen organisatie kan het tot scheve gezichten leiden als opdrachten automatisch aan een partij worden gegund. Ook als u zelf van mening bent dat die partij het beste aanbod doet, is het toch nog goed om meerdere partijen een offerte uit te laten brengen. Die offerte beoordeelt u niet alleen, maar samen met collega’s. Dan kunnen ook zij zien dat u voor het beste aanbod kiest.
Overheid
aanbestedingen
De overheid wil belangenverstrengeling voorkomen, en daarom moeten grote opdrachten worden aanbesteed. Die aanbestedingen moeten ervoor zorgen dat overheidsopdrachten transparant, non-discriminatoir en objectief zijn. Leveranciers kunnen op de aanbestedingen inschrijven, want het proces is (vaak) openbaar. In hoofdstuk 7 leest u uitgebreider hoe aanbestedingen werken.