1.3 Eigen behoefte

tastbaar

Om een offerte te kunnen opvragen, moet u natuurlijk wel weten wat uw behoefte is. In bepaalde gevallen is dat heel tastbaar: u heeft bijvoorbeeld honderd reclameposters nodig. In andere gevallen is het juist lastig om uw vinger op de behoefte te leggen. Denk maar aan de offertevraag bij een reputatiemanagementbureau. In dat geval heeft u wellicht nog geen idee hoe groot uw behoefte is, totdat het bureau in beeld heeft gebracht hoe uw imago eraan toe is. Dit zal vaker voorkomen bij dienstenoffertes.

op waarde schatten

Vraagt u een offerte op, dan moet u eerst zelf duidelijk weten wat u nodig heeft en wat u van de leveranciers verwacht. Als u dat niet weet, is het onmogelijk om de offertes op waarde te schatten. De kans is dan groter dat u de offerte alleen op de prijs beoordeelt en daardoor met de verkeerde partij in zee gaat.

1.3.1 Onderzoek

De offerteaanvraag kunt u in bepaalde gevallen beter opsplitsen in twee delen. In het voorbeeld van het reputatiemanagementbureau is het slimmer om eerst een offerte aan te vragen om de huidige situatie te onderzoeken. Daarna volgt een offerte om daadwerkelijk aan de slag te gaan.

1.3.2 Ontstaan van uw behoefte

onverwacht

Voor het komende jaar kunt u aardig voorspellen hoeveel offertes u gaat opvragen. U weet zo ongeveer wat de behoefte is van uw organisatie. Toch kunt u nog verrast worden door situaties waarvoor u toch extra offertes moet opvragen. Denk maar aan een onverwachte order, een grote verbouwing die tot nieuwe werkplekken leidt of een onverwachte groei waardoor het wagenpark uitgebreid moet worden. Op die manier zijn er nog vele situaties te bedenken waardoor er binnen uw organisatie een offertebehoefte ontstaat.

Wetswijzigingen

Een wetswijziging leidt regelmatig tot een offertebehoefte. Een goed voorbeeld daarvan is de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Die wet is op 25 mei 2018 in werking getreden om persoonsgegevens, met name op het internet, beter te beschermen. Uw organisatie moet persoonsgegevens, zoals inloggegevens en e-mailadressen, beter beschermen. De kans is groot dat die gegevens op externe servers worden opgeslagen. Voor het gebruik van die servers heeft uw organisatie eerst een offertetraject afgelegd. Zij wilde immers over een server beschikken die aan de hoogste veiligheidseisen voldoet tegen acceptabele kosten. Die server heeft u nu, maar door de AVG zijn er nieuwe eisen voor het opslaan van persoonsgegevens. Het kan dus nodig zijn om opnieuw op zoek te gaan naar een server. U moet dan door de wetswijziging niet alleen kijken naar de prijs van een offerte, maar ook naar de geboden veiligheid.