7.4 Communicatie en voorlichting naar de achterban
Uw ondernemingsraad weet waar u zich op wilt richten in het milieubeleid en heeft hierover ook goede afspraken gemaakt met de bestuurder. Maar hoe zorgt u ervoor dat u de achterban echt in het traject betrekt? Hieronder vindt u een aantal aandachtspunten voor uw communicatie met de achterban.
7.4.1 Uitzetten achterbanraadpleging
invloed
Als de besluiten van uw bestuurder grote gevolgen (kunnen) hebben voor de werknemers, zet dan een achterbanraadpleging uit. Dit is niet verplicht op basis van de WOR, maar het geeft uw OR wel veel nuttige informatie tijdens een instemmings- of adviestraject. Welke invloed heeft het voorgenomen besluit op de betrokken werknemers?
Is er grote weerstand onder de werknemers tegen het voorgenomen besluit, dan kan dat voor uw OR een reden zijn (nog) niet met een voorgenomen besluit van de bestuurder in te stemmen. Ga dan met uw bestuurder om tafel om mee te denken over een andere aanpak.
7.4.2 Misvattingen achterbancommunicatie
hardnekkig
Waarschijnlijk doet uw OR veel moeite om goed te communiceren met de achterban. Vrijwel alle ondernemingsraden zullen aangeven dat achterbancommunicatie erg belangrijk is. Toch zijn er twee hardnekkige misvattingen over de communicatie met de achterban.
Weinig betrokkenheid
actief
Allereerst denken OR-leden ten onrechte vaak dat werknemers niet geïnteresseerd zijn, omdat ze weinig betrokkenheid laten zien. Dat is echter te kort door de bocht. De meeste werknemers gaan namelijk pas echt over tot actie als veranderingen direct van invloed zijn op hun eigen werk. Is dat niet het geval, dan is gewoonlijk zo’n 5% tot 10% van de werknemers (structureel) actief betrokken bij de medezeggenschap. Betrokken werknemers lezen de nieuwsbrieven van de OR en nemen bijvoorbeeld deel aan bijeenkomsten of polls van uw OR.
In de praktijk blijkt dat het overgrote deel van de werknemers er wel degelijk waarde aan hecht dat de organisatie een ondernemingsraad heeft. Helaas is dat niet altijd even zichtbaar voor de OR.
Communicatie
notulen
De tweede misvatting is dat de communicatie al op orde is. Veel ondernemingsraden overschatten hun inzet op het gebied van communicatie. De OR plaatst bijvoorbeeld structureel de notulen, de agenda en het jaarverslag op intranet, maar daar blijft het dan bij. Bij een achterbanraadpleging bevraagt uw OR slechts enkele werknemers uitgebreid, in plaats van een enquête te sturen naar de gehele organisatie.
Communicatie is een belangrijk middel om draagvlak te creëren en te behouden. Het is dan ook van essentieel belang dat uw OR dit op een professionele manier aanpakt. Op rendement.nl/ordossier vindt u een tool die u helpt bij de communicatie met de achterban.
Prioriteiten
prioriteit
taalgebruik
Het is raadzaam om met uw OR eens stil te staan bij de vraag: op welke manier kunnen we goed communiceren met onze achterban? Wees u ervan bewust dat werknemers andere prioriteiten kunnen hebben dan uw OR. Bespreek dus welke belangen en prioriteiten er spelen voor de werknemers. Hoe kunt u daarop inspelen en wat is daarvoor een goed moment? Door te werken met bijvoorbeeld een maandelijkse nieuwsbrief krijgt uw OR ruimte voor gerichte communicatie. In de nieuwsbrief gaat u in op wat de werknemers aanspreekt en denkt u goed na over het taalgebruik en de toon die werknemers hierbij aanspreken. De voorbeeldnieuwsbrief voor de OR op rendement.nl/ordossier geeft u een goed sjabloon om uw nieuwsbrief mee op te starten.
7.4.3 Meer draagvlak
arbeidsvoorwaarde
Veel mensen zijn zich bewust van de noodzaak om de CO2-uitstoot te blijven verlagen. Maar niet iedereen is overtuigd van het belang van een klimaatbeleid, zeker niet als de eigen arbeidsvoorwaarden in het gedrang zijn, of wanneer er in het kader van duurzaamheid- en energietransitie flinke investeringen noodzakelijk zijn.
Overtuigen
kritisch
serieus
Als de bestuurder de OR erbij heeft betrokken en de OR spreekt zich positief uit over zijn plannen, is de kans groter dat het draagvlak onder de werknemers groeit. Uw OR heeft dan immers al kritisch gekeken naar het (voorgenomen) besluit en misschien heeft u werknemers bevraagd. Ook laat de bestuurder zien dat hij geen overhaaste besluiten neemt en de medezeggenschap serieus neemt. Gebruik deze redenen, als het nodig is, om uw bestuurder te overtuigen van het nut van een goede achterbancommunicatie.
Doorpakken
Als uw organisatie al flinke stappen heeft gemaakt met het milieubeleid, is het zaak door te pakken. Uw OR kan er samen met uw bestuurder voor zorgen dat het geen losse flodders blijven, maar dat zaken worden geborgd. In het volgende hoofdstuk leest u hoe uw OR dat aanpakt!