8.2 Uitbesteden aan een derde

mogelijkheden

Als uw onderneming besluit om de vordering uit te besteden aan een derde, zijn er in principe drie mogelijkheden:

• een incassobureau (zie paragraaf 8.2.1);
• een advocaat (zie paragraaf 8.2.2);
• een gerechtsdeurwaarder (zie paragraaf 8.2.3).

Voordelen

één zaak

In de meeste gevallen is een incassobureau de meest voor de hand liggende optie. Aan het inschakelen van een van beide andere partijen zijn voor- en nadelen verbonden. Een advocaat richt zich in principe op één zaak, terwijl uw onderneming misschien meerdere incassozaken ineens uit handen wil geven. Bovendien zijn de kosten van een advocaat fors, tot enkele honderden euro’s per uur.

Dagvaarding

formele 
invordering

Ook een gerechtsdeurwaarder richt zich op één vordering tegelijk. Overigens heeft uw onderneming voor een formele invordering – de uitvoering van een rechterlijk vonnis – wel een gerechtsdeurwaarder nodig. Anders dan een incassobureau kan een gerechtsdeurwaarder ook een dagvaarding uitbrengen en zelfs een boedel- of loonbeslag leggen.

8.2.1 Inschakelen van een incassobureau

Los van het kostenaspect en het feit dat incassobureaus meerdere vorderingen tegelijk in behandeling kunnen nemen, is er nóg een goede reden om voor een incassobureau te kiezen.

Kennis

gespecialiseerd

In tegenstelling tot veel advocaten- en deurwaarderskantoren zijn de werknemers van een incassobureau gespecialiseerd in het incasseren van vorderingen. Bovendien zijn veel incassobureaus gelieerd aan een bedrijfsinformatiebureau, zodat veel informatie en kennis voorhanden zijn.

Een incassomedewerker beschikt over:

• juridische kennis;
• dossierkennis;
• kennis op het gebied van debiteurenbeheer;
• bedrijfsinformatie.

Vervolgens moet hij tactvol kunnen optreden en diplomatiek kunnen handelen om de klant tot betalen te bewegen én als klant te behouden (zie hiervoor uitgebreider hoofdstuk 6 en 7).

Resultaten

kosten

Incassobureaus boeken doorgaans goede resultaten. De kosten zijn zelfs relatief laag, onder meer door toepassing van het ‘no cure, no pay’-principe. Bovendien neemt het zelf innen van achterstallige vorderingen heel veel tijd in beslag. De praktijk leert dat een procedure via een advocaat of deurwaarder nogal eens leidt tot een langdurig en kostbaar proces dat bijna per definitie leidt tot een permanente verstoring van de relatie met de klant.

Bonafide bureau

incassobureau

Een incassobureau int schulden namens uw onderneming. Dat betekent dat de contacten met de debiteuren via het incassobureau lopen en niet meer direct via uw onderneming. Ga daarom, voordat uw onderneming met een incassobureau in zee gaat, altijd na of u met een bonafide speler te maken heeft.

Het staat eenieder vrij een incassobureau op te richten, ongeacht opleiding, ervaring of ondernemerskwalificaties. Onder de circa 600 bureaus in Nederland zitten dan ook de nodige beunhazen die zo hun eigen plannen hebben met het geld van uw onderneming.

Keurmerk

AVG

Kies voor een incassobureau met het keurmerk van de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI). In 2019 introduceerde de NVI een vernieuwde Gedragscode en een herzien Incasso Keurmerk. De gedragsregels rondom de WIK en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn in de code aangescherpt. Ook is vastgelegd dat met onheuse taal een openstaande vordering incasseren ontoelaatbaar is, evenals bedreigen en intimideren. Voor uw onderneming betekent het vernieuwde keurmerk de zekerheid van een betrouwbare partij.

Vuistregel

richtlijnen

formele ­aanmaning

Uw onderneming bepaalt zelf wanneer ze overgaat tot het nemen van incassomaatregelen. Wel kunt u enkele algemene richtlijnen aanhouden. De belangrijkste vuistregel is dat u nooit te lang moet wachten. Hoe ouder een vordering des te kleiner de kans dat u deze nog kunt (laten) incasseren. Vaak zit er al behoorlijk wat tijd tussen het plegen van een eerste telefoontje, het verzenden van een eerste herinnering en een daaropvolgende formele aanmaning. Zelfs als u dit alles in een redelijk snel tempo regelt, zit er tussen het moment van levering en het moment waarop de incassoactie start al snel minimaal twee maanden. Bovendien neemt het incassotraject zelf ook nog enige tijd in beslag.

Starten

Uw onderneming heeft het recht om een incassoprocedure te starten zodra een vordering achterstallig is. In dat geval bent u namelijk niet verplicht om eerst nog één of meer aanmaningen te sturen.

poging wagen

In de praktijk kiezen bijna alle ondernemingen ervoor om een vordering niet direct uit handen te geven, maar eerst zelf een poging te wagen. De noodzaak om een vordering over te dragen neemt wel toe naarmate de tijd verstrijkt en de debiteur niet of niet passend reageert op aanmaningen.

Verjaren

20 jaar

vordering ­opeisbaar

Vorderingen kunnen verjaren. Volgens het Burgerlijk Wetboek geldt een verjaringstermijn van 20 jaar, maar op deze hoofdregel zijn vele uitzonderingen. Zo verjaart een vordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst (dus ook tussen ondernemingen onderling!) al na vijf jaar. De verjaring gaat in vanaf het moment dat de vordering opeisbaar is geworden. Voor consumentenkopen is de verjaringstermijn nog korter, namelijk twee jaar.

Stuiten

geld opeisen

Het verjaren van een vordering kan uw onderneming voorkomen door deze te stuiten. Hierdoor gaat de verjaringstermijn opnieuw in. U kunt verjaring ‘stuiten’ door middel van een daad van rechtsvervolging: een schriftelijke aanmaning (aangetekend of via een gerechtsdeurwaarder) of een mededeling waarin uw onderneming zich het recht op nakoming ondubbelzinnig voorbehoudt. In gewone taal: uw onderneming eist haar geld op.

8.2.2 Uitbesteden aan een advocaat

juridische 
instrumenten

De inzet van een advocaat bij een incassoprobleem blijkt voor veel ondernemingen een goed alternatief om een achterstallige vordering te innen. In eerste instantie is een belangrijk verschil met een incassobureau dat een brief of telefoontje van een advocaat vaak net iets serieuzer wordt genomen dan een melding van een incassomedewerker. Maar bovenal beschikt een advocaat over ruimere juridische instrumenten om een debiteur tot betaling te dwingen dan een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder.

8.2.3 Inzetten van een gerechtsdeurwaarder

openbare ­ambtenaar

Uw onderneming kan ook in zee gaan met een gerechtsdeurwaarder om de vorderingen te innen. Een gerechtsdeurwaarder is een openbare ambtenaar die ambtshandelingen verricht om de rechtszekerheid te dienen. Daarnaast is hij bevoegd tot het verrichten van incassowerkzaamheden, zoals het versturen van incassobrieven. Als u er in de zogenoemde ‘minnelijke fase’ niet uitkomt, kunt u via een gerechtsdeurwaarder een gerechtelijk traject starten.

Dagvaarding

De gerechtsdeurwaarder kan een dagvaarding uitbrengen, loon- of boedelbeslag leggen of een executoriale verkoop uitvoeren. In de dagvaarding wordt de schuldenaar opgeroepen voor een rechtszitting van de kantonrechter. Vaak is dit voor de debiteur het moment om tot betaling over te gaan. Als de rechter uw onderneming in het gelijk stelt, komen immers ook de kosten van de rechtszitting voor zijn rekening.