6.4 De aanmaningsprocedure

van invloed

In het debiteurenbeleid van uw onderneming moet u ook aandacht besteden aan de aanmaningsprocedure. De hoogte van het openstaande bedrag is van invloed op uw aanmaningsprocedure. Bij een klein bedrag kan een telefoontje of een e-mail volstaan. Als u per e-mail of in een telefoongesprek een betaalafspraak maakt, kunt u dit schriftelijk of per e-mail bevestigen. Blijft de betaling dan nog uit, dan kunt u een schriftelijke betalingsherinnering versturen.

6.4.1 Telefonische aanmaning

vriendelijk informeren

Een telefoontje of e-mail is vaak voldoende om een factuur betaald te krijgen, zeker als uw onderneming de afnemer al langer kent. U informeert vriendelijk wanneer uw onderneming het geld kan verwachten, zonder meteen de duimschroeven aan te draaien (zie ook paragraaf 6.5).

6.4.2 Schriftelijke aanmaning

werkwijze

Als een telefoontje of e-mail niet het gewenste resultaat heeft of de relatie met de klant onvoldoende ruimte biedt voor telefonisch contact, is een schriftelijke aanmaningsprocedure aan te bevelen. Al bij het versturen van de eerste aanmaning kunt u de werkwijze van uw onderneming duidelijk maken. Maar wanneer start u met het versturen van de eerste aanmaning? Doet u dat na een week na het verstrijken van de betalingstermijn of weken later?

Stappenplan

leidraad

vriendelijke brief

betaling nihil

Elke aanpak begint met een vriendelijke herinnering aan het adres van de debiteur van uw onderneming. Afhankelijk van zijn reactie trekt u vervolgens uw plan om deze klant aan te manen. Onderstaand stappenplan kan daarbij een leidraad zijn en kan u op het juiste spoor zetten voor de aanmaningsprocedure van uw onderneming. De genoemde momenten voor het uitvoeren van de aangegeven stappen zijn willekeurig gekozen. Uw onderneming bepaalt natuurlijk zelf het tempo waarin de aanmaningen worden verstuurd.

• Stap 1
  • Moment: zeven dagen na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn.
  • Actie: u stuurt de klant een kopie van de factuur met de aanduiding ‘herinnering’.
• Stap 2
  • Moment: zeven dagen na stap 1.
  • Actie: u verstuurt een vriendelijke brief waarin u stelt dat de factuur van uw onderneming mogelijk aan de aandacht van de klant is ontsnapt. Ook verzoekt u de afnemer vriendelijk om de rekening alsnog te voldoen.
• Stap 3
  • Moment: zeven dagen na stap 2 (als er geen reactie volgt op de stappen 1 en 2).
  • Actie: u verstuurt een meer persoonlijke brief waarin u vraagt wanneer uw onderneming de betaling van de factuur kan verwachten. U kunt ook kiezen voor het telefonisch benaderen van de klant.
• Stap 4
  • Moment: zeven dagen na stap 3.
  • Actie: u verstuurt een ingebrekestelling of sommatie naar de klant (zie hoofdstuk 7). In deze brief geeft u duidelijk aan dat uw onderneming de vordering uit handen zal geven aan een incassobureau als de betaling van de factuur nog steeds uitblijft.
• Stap 5
  • Moment: zeven dagen na stap 4.
  • Actie: u schakelt een incassobureau in voor het verder incasseren van de openstaande schuld. Deze stap kunt u achterwege laten als u ervan uit kunt gaan dat de kans op betaling nihil is. In dat geval heeft het weinig zin om nog extra kosten te maken.