8.1 De afdelingen van een vereniging
groot aantal leden
Verenigingen met een groot aantal leden – zoals politieke partijen, sportbonden en andere landelijke organisaties – werken binnen hun organisatie vaak met afdelingen.
Regels
ledenraad
eigen bestuur en vergadering
In de wet staat geen definitie van een afdeling. Wel is bepaald dat ook voor afdelingen van een vereniging de wetsartikelen gelden die betrekking hebben op:
- benoeming, schorsing en ontslag van bestuurders;
- de algemene vergadering: deelname, stemrecht en leiding;
- de ledenraad: referendum;
- de positie van de algemene vergadering, besluiten buiten vergadering en het bijeenroepen van de algemene vergadering.
geen rechtspersoon
Deze regels gelden alleen als de afdelingen een eigen bestuur en een eigen algemene ledenvergadering hebben en als de afdelingen geen rechtspersoon zijn.
Een afdeling heeft vaak een andere naam
betrokkenheid vergroten
Vaak richten verenigingen afdelingen op als zij grote aantallen leden hebben. Overigens hoeven zij niet de term ‘afdeling’ te gebruiken, maar kunnen zij de afdelingen ook andere namen geven zoals ‘sectie’, ‘divisie’ of ‘regio’.
Doelen
Een vereniging kan de betrokkenheid van leden vergroten door bijvoorbeeld per landelijke regio een afdeling te introduceren. Leden zullen eerder geneigd zijn naar een vergadering in hun eigen regio te komen. Naast rangschikking naar regio kunnen er ook afdelingen ontstaan voor de verschillende doelen die een vereniging nastreeft. De Koninklijke Roei en Zeilvereniging kan bijvoorbeeld een afdeling voor roeiende leden en een afdeling voor zeilende leden hebben met elk hun eigen bestuur en ledenvergadering.
Reglementen
geen statuten
Waar in de betreffende wetsartikelen wordt gesproken over statuten, moet u voor de afdelingen ‘reglementen’ lezen. De afdelingen hebben namelijk geen statuten maar reglementen.
Rechtspersoonlijkheid
zelfstandig
Er zijn ook afdelingen mét rechtspersoonlijkheid. Een vereniging kan bijvoorbeeld in verband met een regionale spreiding afdelingen in het leven roepen die zelfstandige verenigingen zijn. Voor die verenigingen gelden dan de spelregels die voor alle andere verenigingen gelden (en die in de vorige hoofdstukken zijn beschreven). De afdelingen zijn dan de leden van de zogenoemde hoofdvereniging. In dit hoofdstuk komt deze vereniging met rechtspersoonlijkheid verder niet aan bod. Waar ‘afdeling’ staat gaat het dus om de afdeling zonder rechtspersoonlijkheid.
8.1.1 Instellen van een afdeling
statuten
De algemene vergadering kan besluiten tot het instellen van een afdeling. De statuten van de vereniging moeten daar dan wel de mogelijkheid voor bieden. Is dat niet het geval, dan is een statutenwijziging vereist. In de (nieuwe) statuten moet u uiteraard aandacht besteden aan de taken en bevoegdheden van de afdeling.
eigen taak
Het is overigens verstandig in de statuten van uw organisatie vast te leggen welk orgaan bevoegd is om de afdeling weer op te heffen.
8.1.2 Taken afdeling
apart orgaan
Een afdeling heeft allereerst een ‘eigen taak’; zij vervult bijvoorbeeld een rol in een bepaalde regio of voor een bepaald soort leden. Daarnaast kan een afdeling een rol hebben als orgaan van de vereniging. In die hoedanigheid moet de afdeling bijvoorbeeld het beleid meebepalen.
Statuten
Een afdeling is een apart orgaan van de vereniging als het afdelingsbestuur of de afdelingsvergadering eigen taken binnen de vereniging krijgt toebedeeld. Als u bepaalde taken aan een afdeling wilt opdragen, moet u dit in de statuten vastleggen. Mocht u toezicht willen houden op de opgedragen taken van de afdeling, dan kunt u daarvoor instructies opstellen. Deze instructies kunt u opnemen in de statuten.
Financiën
afhankelijk
Let op dat de afdelingen van een vereniging voor hun financiën afhankelijk zijn van het bestuur. Een afdeling kan geen eigen geldmiddelen hebben, er is namelijk geen sprake van een afgescheiden vermogen voor de afdelingen. Het bestuur van de vereniging zal voor de uitoefening van de taken van de afdeling indien nodig) geld ter beschikking moeten stellen. U moet daar dus toestemming voor geven.
8.1.3 Afgevaardigden
De afdelingen van een vereniging hebben een eigen bestuur en een eigen algemene vergadering. U zult zich misschien afvragen of de leden van een afdeling dan nog wel naar de algemene vergadering van de vereniging gaan. Dit ligt bij een vereniging met een grote regionale spreiding niet meteen voor de hand. Uw vereniging kan hier ook andere afspraken over maken.
Afdelingen tijdig op de hoogte brengen
veertien dagen
Bestaat uw vereniging uit afdelingen, dan moet u opletten bij het bijeenroepen van een algemene vergadering in verband met een statutenwijziging. U moet de afdelingen en afgevaardigden namelijk veertien dagen (in plaats van vijf dagen) vóór de vergadering op de hoogte brengen van het voorstel tot statutenwijziging.
Dit vereiste geldt niet als in de algemene vergadering alle leden of afgevaardigden aanwezig zijn en het besluit tot statutenwijziging met algemene stemmen wordt aangenomen. De inzage-eis geldt niet voor de afdelingen en afgevaardigden.
Ledenraad
rechten
De algemene vergadering van zo’n vereniging kan daarom bestaan uit afgevaardigden van de verschillende afdelingen. Dan is niet meer sprake van een algemene vergadering maar van een ledenraad. Om de rechten van de individuele leden te waarborgen, staat in de wet dat u de leden van de ledenraad uit de leden van de vereniging moet kiezen. Alle individuele leden moeten direct of indirect de leden van de ledenraad kunnen kiezen.
Kandidaat
evenredig
Personen die in de ledenraad willen, moeten zich kandidaat stellen. Het spreekt voor zich dat een evenredige vertegenwoordiging van de afdelingen in de ledenraad wenselijk is. Het is verder aan te bevelen om de leden van de ledenraad te benoemen voor een bepaalde tijd.
Het bestuur van een vereniging kan ook kandidaten voorstellen. De leden hebben dan wel de mogelijkheid om een tegenvoorstel te doen.
Bevoegdheid
volledig vrij
De bevoegdheid van de afgevaardigden is afhankelijk van de regeling die in de statuten is opgenomen. De bevoegdheid kan heel ver gaan. Zelfs zover dat de afgevaardigden volledig vrij zijn en tijdens de algemene vergadering min of meer kunnen handelen zoals ze willen.
Het is ook mogelijk om een regeling te treffen waarbij de leden in de afdelingen (in de eigen algemene vergadering) ‘voorvergaderen’ en de afgevaardigden precies het standpunt moeten verkondigen dat tijdens die voorvergadering is ingenomen.